科目の訂正時の内部処理について

質問

仕訳をきっている勘定科目について、上司より「間違っている」振替えるように、と指示をちょくちょく受けます。
税務上問題はないけれど、管理上この科目で‥‥というレベルなのですが、
前年その上司から指示を受けて、科目振替の仕訳をきっているのに、
今年は状況が変わったりすると、変更指示を受けるのです。
その際、前年指示があったから仕訳をしたのに、
「そんな話はきいていない、勝手にやった。」とか「どこにも、変更について記録を残していない」
といわれるのです。

会社では、入金や出金については、証憑を作成して、担当部署と経理部（私の上司）の承認印をもらうので、
確実に、誰が承認したとか記録が残るのですが、
上記のような、科目振替やその他訂正の場合は、証憑を作成せず、
伝票入力（私が担当）しています。
伝票のチェックは、その上司はしません（日常の伝票レベルは、下の者で済ますことになっているので）

記録を残し、経理担当者が変わってもわかるように、証拠になるようにする、
よい方法はないでしょうか？

回答No.2

noname#77757

あなたの会社は仕訳伝票をインプットだけでアウトプットはしないのですか？であれば話は別です。

　それにしても証憑の添付してある仕訳伝票だけ上司が検証・検印して振替え伝票は検証・検印しない会社は改善した方がよいと思います。

　会計伝票は年間を通して相当な件数になると思います。それをメモで管理するような事より証憑があるなしに関わらず、検票・検証・検印を徹底するよう提案して下さい

※　余談・・・・もしかして手書き経理処理ですか？どちらにしても、仕訳伝票は経理ＮＯがあって必ず摘要欄があるはずです。ここへ記録できるのです。

回答No.1

dec02

ソフトに付箋マークのついたものでしたら、注釈を入れられますが、
振替伝票の裏にいきさつをメモしたりすれば良いでしょう。
本人の指示メモなどがある時はそれも破棄しないようにします。

あと、そう言う要注意の方がいらっしゃるのでしたら、
ノートでも作って、
○月○日　Ｎｏ.××の仕訳、△△さんより指示
って書いて、変更内容（「原価に含めず」とか「什器備品→消耗品」など）
をメモッておくのはどうですか。
さすがに、判を貰うわけにはいかないでしょうけれど、
何度か、「そのようにメモが残ってますけどぉ」ってことになれば、
慎重になられるでょう。