担当業務外の仕事をしています・・

質問

何度も「教えて！」を利用させていただいている、
24歳事務系ＯＬです。

早速ですが、相談の内容は・・・
ここのところ自分の担当業務以外の仕事（役員秘書業）をやらされて、なおかつそれが他部署で問題視されていることなのです。

もともと役員には専門の役員秘書がいたのですが、役員がフロアを移動したために同じ階にいる私が秘書業を代行する事になってしまったのです。

「やります」とも「やりなさい」とでもなく、ごく自然に私がやらなければならない雰囲気になっていました。

しかし自分の担当業務もこなしながら秘書業（出張関係の手配やスケジュール管理等）も完璧にこなすことは難しく、（キャパが小さいからですが）ミスも目立ちます。

「そもそもあなたがやる必要ないのよ！！」と、とあ
る部署の課長にも苦言を呈されました。

確かにフロアは違えど専門の役員秘書はいるし・・でも一番近くにいるのは私だし・・かといって片手間にこなしてミスが出て怒られるのも嫌だし・・でもこのままやめるのも悔しいような・・・

と、いろいろな考えが渦巻いてどうしたらいいのかわからなくなってきてしまいました。役員のことを一番に考えるべきなのか、会社全体のことを考えるべきなのか、わが身を守るべきなのか・・・

私はこのまま秘書的な業務を続けるべきでしょうか？

回答No.3

MeridianP107

秘書をしています。

「できる範囲で」なんて言われても、困っちゃいますよね。
これはできないわと思っても、その場で役員の方に「それは『できる範囲』を超えているのでできません」って言うわけにもいかないのだろうし、結局本業に支障が出てしまう気がします。

その役員の方の秘書さんはあくまでほかのフロアにいらっしゃる秘書さんということなので、その本当の秘書さんはどんな気持ちなのかなあともちょっと思ってしまいます。役員の方がスムーズに仕事ができるのが大事なので、こういう業務は質問者さんがやる、こういう業務だったらほかのフロアにいらっしゃる秘書さんに、質問者さん経由ででも依頼する、とか、何か決めないと、ずるずると質問者さんの仕事が増えてしまうかも。。。

実際に今、役員の方のサポート業務をしていて、こういうことが本業に支障をもたらしている、とか、そういう具体例をリストして、上の方ともう一度話してみてはいかがでしょうか。

お礼

お礼が遅くなってしまい、すみませんでした。

この問題に関して、上司の方から正式？に「やってくれ」
との指示が出まして、結局は私が担当する事になりました。

最初は嫌で仕方なかったのですが、こうなったらとことん！と
思い、今は頑張ってやっております。
元々の秘書さんたちとも綿密なコミュニケーションをとるようにし、
業務にも慣れてきたのでミスも減りました。

この経験は無駄にはならないと信じて、頑張っています。

回答No.2

meihua

こんばんは。

No.１の方の回答にあるように直属の上司に相談するのが一番良いと思います。

その際、Ａ４一枚くらいの現状の仕事内容を書き出しておくと伝えやすいと思います。

まず、メインの仕事は何か。担当業務外の仕事は何か。どのような支障が出ているのか。mierda13さんはどうしたいのか（どのようにしたら良いと思うのか）。

「全面的にやらなくてよい」と言われた場合は、「私自身ではうまく言えないので、●●さん（上司）からうまく伝えてもらえませんか」と言ってみると良いと思います。

「やって」と言われた場合は、現状をよく考えて、「●●と▲▲はできるが、■■についてはメインの仕事に支障がでいるから無理です。」や「■■の業務については専門の役員秘書との仕事の連携が必要になり、自分自身が行うとミスに繋がるのでできません」と伝えれば良いでしょう。

お礼

ありがとうございます。
実は今日部長から話を聞きまして・・・

「これまで通りやってほしい、それが最善。秘書と言うよりはサポートであって、あくまで本業は違うんだから、できる範囲で・・云々」

とのことでした。なんだか「やらされている感」がぬぐえません。考え方一つかもしれませんが、腑に落ちない自分がいます。できる範囲で、と言えど役員相手の仕事ともなればそちらを優先しなければならない場面も多いです。

どうしたらいいのかわかりませんが、今はやれるだけのことをやるつもりです。

回答No.1

llalpple

現在の課長に相談して下さい。

あなたの直属の上司以外に解決できる人はいません。

お礼

ありがとうございます。
やはり自分で悩んだところで解決しませんよね。
上司に相談してみようかと思います。