口座引落の伝票起票時の添付資料の必要性について。（今回の場合はリース料）

質問

お世話様です。
いつもありがとうございます。
今回の質問の内容ですが、自動引落時の伝票起票時につける添付資料についてです。今回の例はパソコンのリース料です。
今の仕事の引継ぎをしていただいた時、定型口座引落分については、それぞれの資料となるものが上司経由か何らかの形で私のところに毎月来るのですが、今回、新たに契約が始まって自動引落しされてるものが発生してました。入出金明細にはただ相手先名が載ってるだけで何の分かも分からず、調べたらパソコンのリース料でした。
ざっと見たところトータルでは確か、百万単位だったと思います。分割払いなのだと思いますが、今月１５万円程度引落しがありました。詳細は経理に保存されていた見積書があって内容が分かったのですが、こういった場合、見積書？を添付するべきでしょうか。見積書ってあくまで見積もり書ですよね・・・
契約書はどこかの課？もしくは法務などで取り扱ってるのだと思いますが、契約書のコピーなどを添付する必要はありますか？それとも入出金明細のコピーを添付する程度で良いでしょうか。
又は毎月発生するような場合はどうしたらいいでしょうか。
口座引落しの分で他の会社のリース契約料については毎月いくら引き落とされるかの予定表などがあり、それを添付してます。
このように毎月の引落金額が記載された資料をいただける会社もあるのですが、リース会社によって違うのでしょうか？
口座引落し添付資料についての必要性
必要ならば何が必要かを教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.3

hinode11 · ベストアンサー

＞リース以外に他にも「口座引落し」については、このように毎月/半年/１年/1回だけというような場合もありますが、自動引落しをする時は契約書などが発行されるのでしょうか。

リース契約にせよ、どのような契約にせよ、必ず、契約書のどこかに「○○銀行○○支店、当座預金、No.123456」にて「毎月27日」に引落される、という風に書いてあります。毎月の支払い予定表は、契約書のどこかに書いてある場合もあれば、別途、発行される場合もあります。半年あるいは１年に1回だけ引き落とされる場合は、契約書の本文の中に書いてある場合が多いので、契約書を読むほかありません。

＞その契約書をファイルに保存しておけば伝票にはいちいち添付しないで良いという解釈でよいでしょうか。。リース契約・またはその他の自動引落しについての解釈はこれでよろしいでしょうか。

そういう解釈で結構です。経理関係の書類は、最低でも５年間は保管しなければなりませんから、リース料の引き落としが発生するごとに証票（契約書や毎月の支払い予定表のコピー）を添付したりすると、保管場所に苦労することにもなりかねません。経理事務の効率化という観点も重要なのです。

「契約書」および「毎月の支払い予定表」のコピーは、必ず契約日順にファイルして下さい。そうすれば、会計監査や税務調査で証票を見せろと言われた時、早く探し出すことができますから。（伝票の摘要欄に「ｘｘ年ｘｘ月契約」と書けば、より便利です）

お礼

お世話になります。
わかりました。
そういう決め事があるんですね。
現金の扱いに対する伝票の起票添付資料、そして自動引落しに対する添付資料と起票方法など色々ありますね。
すごくためになりました。
感謝しております。
ありがとうございました。

回答No.2

hinode11

（会計監査人の監査、あるいは税務当局の調査に備えて、これで大丈夫だろうかという視点で書きます。）

ご質問を整理します。

会計取引を勘定科目を用いて仕訳計上するには、その取引が発生したことを証明する証拠書類（証票）を添付するのが会計実務の基本です。従ってご質問の要旨を次のように表現し直します。

＞毎月、預金口座から引落されるリース料の仕訳起票に証票は必要か

リース契約書、あるいはリース会社が発行する毎月の支払予定表のコピーを証票として経理部（課）で保存して下さい。こうすることによって、毎月の仕訳起票時に証票を添付する必要がなくなります。念のために毎月の仕訳伝票の摘要欄に「平成ｘｘ年度契約」と記入しておけばベストです。

なお、見積書には証票としての効力はありません。また、相手先名が載ってるだけ入出金明細書は、詳細な内容が分からないわけですから証票の資格は不充分です。

補足

hinode11様
お世話になります。おっしゃるとおり、会計監査、税務監査がはいるためそれに備えてどこまで必要なのかが、迷うんです。
基本的に取り引きの詳細の分かる証拠になるもの（領収書や請求書）が必要になりますよね。それが常に頭にあるのでいちいち細かいところで気になってしまい、、でも今回とても参考になりました。
普通は領収書や請求書を添付してますが、時々例外ケースなどあり、同僚によってその時の添付資料にばらつきがあり、最終的な確認が取れませんでした。
なのでこの監査、調査に備えてという観点でアドバイスをきちんといただけて助かりました。
なるほど、リース契約などの場合契約書又は毎月の支払い予定表のコピーをファイルして経理内で保存しておけば良いのですね。
そういえば経理のキャビネットに「口座自動引落証書」みたいなタイトルで振り替え申込書とか、お見積書とか契約書とか何かその類のものが保存されてるのをみたことがありますが、それはご回答者様のおっしゃってる事を実行してるのでしょうか。
今回このリース料についてはよく分かりました。
そして、起票時は伝票の摘要欄に「いつ契約したもの」かを書いておけばベストなんですね
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リース以外に他にも「口座引落し」については、このように毎月/半年/１年/1回だけというような場合もありますが、自動引落しをする時は契約書などが発行されるのでしょうか。その契約書をファイルに保存しておけば伝票にはいちいち添付しないで良いという解釈でよいでしょうか。
。
リース契約・またはその他の自動引落しについての解釈はこれでよろしいでしょうか。
細かくてすみません。
よろしくお願いします。

回答No.1

dec02

リース契約に関しては
見積書・申込書（控）・契約書・支払明細書が書類として保存されています。
月々の引き落しについては銀行の当座勘定照合表に載るだけで、
リース会社から領収済みハガキがきたりする訳ではありません。
起票の裏づけを必ず添付する必要のある会社でしたら、
その都度、支払明細書をコピーして、
日付と引き落し金額をマーキングしておくという処理のところが多いです。

補足

ありがとうございます。
伝票起票の裏付けがどこまで必要なのかはっきり分からなくて。。
でも、もし必要であればリース料については
入出金明細表のコピーをしてマーキングするというやり方にします。
それから、、同じように、領袖済みの葉書が来ないタイプで同じ対応をしておいても良いものは他にありますか？