他社のWebEDIシステム利用時の電子保存について

質問

個人事業主で食品の卸をしています。
弊社商品を小売店のA社に販売しており、
A社のWebEDIシステムを利用しています。
(「小売向けWebEDIシステム ChainFlow : 富士通」というもの)

<処理の流れ>
1)A社へ納品する商品について、弊社にて1日分の商品登録用のCSVファイル作成。
　ブラウザからA社WebEDIシステムにログインし、納品商品を登録します。
　(3日分なら3つのCSVファイルをアップロード)

2)この時点でWebEDIシステム上で数量の変更も可能で、
　まれに変更する場合もあります。

3)商品登録後、WEｂEDIシステムにて納品書を発行できるようになり、
　その納品書にて商品を納品します。
　(同じフォーマットなら良い為、弊社では同フォーマットの納品書を自社で作成して納品しています。)
　納品書の控え(pdf)は保存しています。

4)登録したデータについて、A社にて検収が行われます。

5)翌月初に、先月の1か月分の支払い明細書が作成され、
　A社WebEDIシステムからダウンロードできます。
　支払い明細書(pdf)は保存しています。

【質問１】
弊社の場合、「納品書の控え」、「支払い明細書」以外に
弊社の商品登録用のアップロードCSVファイルも電子保存の対象になるのでしょうか？

【質問２】
商品登録用のCSVファイルが電子保存の対象だった場合ですが、
どのように保存するのが良いのでしょうか？
　[考えつく保存例]
　・1日分毎に作成したCSVファイルはそのまま保存
　・1年分をエクセルでリストにまとめて保存(データ項目も追加して分かり易く)
　・データを1件ごとのＣＳＶで保存後、索引簿を作成しておく等。

【質問3】
WebEDIにて「受領データダウンロード」というのがあり、
受領伝票データと受領伝票明細データのCSVがダウンロードできます。
(弊社がアップロードして、A社が受領した伝票一覧)
アップロードしたCSVとはデータ項目数は異なりますが、
これが電子保存対象のファイルになるのでしょうか？
(これは過去3か月分しかダウンロードできません)

以上となります。ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.1

HohoPapa · ベストアンサー

当局が仕訳帳（や元帳）の仕訳を確認し、
その真実性を確認できる必要があるわけですから、
>この時点でWebEDIシステム上で数量の変更も可能で、
>まれに変更する場合もあります。
ということであれば、
もはや、会計処理上の書類には該当しないと思います。

>同じフォーマットなら良い為、
>弊社では同フォーマットの納品書を自社で作成して
>納品しています。
この資料が相手に届いているのであれば、
これが会計処理上の書類に該当すると思いますし、
ならば、
>納品書の控え(pdf)は保存
これが書類であり、電子帳簿と判断します。

一方、
相手に届いている納品書がWebEDIシステム上で作成されるもの
あるいは、WebEDIシステムを参照して納品を確認しているのであれば、
WebEDIシステム上のデータが電子帳簿と思います。

電子帳簿ファイルは、直感的には
自事業所のＰＣ上、あるいは、
自事業所に保管されるUSBドライブやDVDをイメージしますが
当局は、それは求めておらず、
第三者のサービス上（つまりｗｅｂ上）にあるものであっても
電子帳簿とすることを許容していると思います。

電子帳簿がｗｅｂ上のデータのどの部分なのか、あるいは、
どのように保管しているのかなどについては、
サービスを提供している会社が定義している、あるいは、
オプションサービスとして用意しているかもしれません。
サービス会社に確認しておく必要がありましょう。

お礼

ご回答ありがとうございました。
申し訳ありません。もう3点よろしいでしょうか？
(理解が悪く申し訳ありません。)

【質問１】
WEｂEDIシステムにて納品書を出力した場合も、
出力した納品書(pdf)が電子保存対象で間違いないでしょうか？
(CSVの保存は不要)

【質問2】
＞(同じフォーマットなら良い為、弊社では同フォーマットの納品書を自社で作成して納品しています。)
再度確認したところ、私の勘違いかもしれません。
A社のWebEDIシステムから納品書を出力してそれで納品する事を想定しているようです。
(原本がEDIの為、納品した紙の納品書はおそらく破棄するのだと思います。)
すでに自社で作成した同フォーマットの納品書で送付した商品があるのですが、
A社にはどういった影響があるでしょうか？

【質問３】
アップロードしたCSVファイルは、会計処理上の書類に該当しないとの事ですが、
アップロードするという行為は、電子取引にはならいないのでしょうか？

以上となります。
度々申し訳ありません。相談だけいる者が周りにおらず・・・
ご回答の程、宜しくお願い致します。