買掛金の振込をする時・・・。

質問

経理の初歩的な質問ですみません。
今の勤務先では上司が振込操作をしています。支払一覧表（エクセルで作成しています。）だけを
見て振込をしています。私は以前勤めていたところで振込操作を上司や先輩がする時請求書と
支払明細書を確認して振込操作をしているのを見ていました。

実際振込操作をする際、請求書と突合せをして振込をしていますか？

回答No.2

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

＞実際振込操作をする際、請求書と突合せをして振込をしていますか？

基本的な大原則は請求書原本と突き合わせて
振込処理をする。
あなた様のおっしゃる通りです。

＞たまたま支払予定表をExcelで作る場合もあるというだけです。

振込件数と処理人数の問題で
担当１　請求書→支払予定表
担当２　支払予定表→振込処理

が分かれているだけでしょうね、

★経理担当者が一人だと
口座名義に自分の口座を入力して
振込手続き→そのまま海外へ高飛び
とか
長年かけて少しずつ横領なんて事件が
たまに起こっています。

当社では毎月振込が数万件、数千社ありますので
担当１　請求書入力担当者が多数→入力をプリントアウト
担当２　上司が入力をプリントアウトしたものを確認

担当３　振込担当者が入力データをエクセル（のような変換不可なデータ）を
出力し、銀行へデータ送信しています。

お礼

基本的な大原則は一緒なのですね。

回答No.1

hue2011

経理というか、簿記の構造はどうなっているかお考えください。

原始伝票というか、もらった領収証だとかこちらからの納品書があります。
納品書を受領していただいて、請求書を発行します。
納品書が何枚あっても請求書は一枚ということをやります。

その月の支払いをまとめるのは、帳簿とは関係ありません。
支払予定一覧表は財務諸表ではありませんから。
ただし、支払を実行したら、その支払は帳簿に反映する伝票になります。

この流れは途中途中で局面を持っています。
どういうことかというと中途で止まるようなことが起きたとき「その前まで大丈夫」「これ以降未処理」をわけるためです。
それと、担当者が別人であってもバトン渡しで問題なくするためです。

請求書を発行した担当者と支払の担当者が別であるのが原則です。
もちろん会社によってはひとりでやっているところもあるかもしれませんけど。

ですから、支払担当者は通常原始伝票の請求書などを見ないで行えるはずなんです。
見ることは禁止されていませんが、見なければいけないということはありません。
金額は完全に一致しているのですから。

その意味で、質問者様の前職で請求書といちいちチェックして支払ったというほうが異例です。
おそらく過去に何らかの問題が発生して、そのための対策を続けていたのだと思います。

もし万が一請求書と支払予定表が合っていなければどうなりますか。
何日も経理業務は続いていますから、「やり直し」なんかできません。
もし請求書の額を帳簿にいれるときの間違いであれば、調整用に振替伝票を発行する必要があり、末端担当者の権限を超えます。

あるいは、支払予定一覧を作るときの転記ミスかもしれない。こちらのほうがあり得ます。
その段階でのチェックが甘かったということですけど、それを支払担当者が発見するようでは困りますね。
支払予定表作成担当者が、ヨコにチェック係をつけて確保しなければいけないことです。

請求書にある情報で元帳に記載されないため移行できない情報があります。
振込先指定です。これは、支払予定表に転記しておく必要があります。

たまたま支払予定表をExcelで作る場合もあるというだけです。

お礼

有難うございます。