Excelで撮影テープを段ボール箱管理したい

質問

hdcameraman　と申します。
名前の通りビデオカメラマンです。
技術職ですので、Excelなどの関数などが苦手です。
エクセルでのデータの扱いを教えてもらえませんでしょうか

○やりたいこと
撮影したテープを段ボール箱に入れて倉庫に保管してゆきます。
撮影年月日日順に撮影テープ2種類（LとS）別々のダンボールに入れて管理しています。
Excelは同一シートにずっとエンドレスで数年分リアルタイムで増え続けてゆきます
ダンボールに入れて管理するのに撮影年度、テープ種別などのデータを自動入力で入れてゆく方法があれば教えていただけないでしょうか？

Excelへのデータの入力項目は下記のようになります

撮影日；イベント名；テープの種類；カメラナンバー；ロールナンバー（このテープが何本目のテープか）

実際の入力内容
2013/12/25；ディナーショー；BCT-40HD；1C；R1
2013/12/25；ディナーショー；BCT-40HD；2C；R1
2013/12/25；ディナーショー；BCT-40HD；3C；R1
2014/01/01；東京神社年越し撮影；BCT-64HD；1C；R1
2014/01/01；東京神社年越し撮影；BCT-64HD；2C；R1
2014/01/01；東京神社年越し撮影；BCT-64HD；3C；R1
2014/01/01；東京神社年越し撮影；BCT-40HD；4C；R1
2014/01/01；東京神社年越し撮影；BCT-40HD；4C；R2
2014/01/01；東京神社年越し撮影；BCT-40HD；5C；R1
2014/01/01；東京神社年越し撮影；神社境内；BCT-40HD；5C；R2
2014/01/24；イベントA；BCT-64HD；1C；R1
2014/01/24；イベントA；BCT-94HD；2C；R1
2014/01/24；イベントA；BCT-124HD；3C；R1
2014/01/24；イベントA；BCT-40HD；4C；R1
2014/01/24；イベントA；BCT-40HD；4C；R2

テープは下記のように種類があります。
BCT-12HD,BCT-22HD,BCT-32HD,BCT-40HD,BCT-64HD,BCT-94HD,BCT-124HD

これをLとSに分けて箱に詰めてゆきます。
BCT-12HD,BCT-22HD,BCT-32HD,BCT-40HDを”S”
BCT-64HD,BCT-94HD,BCT-124HDを”L”
これを撮影年度の撮影日順に箱に詰めてゆきたいのです。
データとしてはテープの種類、”LとS”年度、何箱目（10本単位）
L2013-0055　という箱に10本入り年度が変わる
L2014-0001　という箱に10本入ると続いて
L2014-0002　という箱ができ続く
S2014-0001　という箱に10本入ると続いて
S2014-0002　という箱に10本入る

このように自動で箱ナンバーを冒頭のデータの最初につけたいのです

条件
1.テープは大きさで二種類、大きい方を”L”小さい方を”S”となります。
2.撮影年月日順に箱詰めして管理する
3.大きい箱も小さい箱もテープが10本で一箱
S2013-0055；○○；○○；BCT-40HD；1C；R1
（10本データが入る）
S2013-0056；○○；○○；BCT-40HD；2C；R1
S2013-0056；○○；○○；BCT-40HD；3C；R1

L2014-0001；○○；○○；BCT-64HD；1C；R1
（10本データが入る）
L2014-0002；○○；○○；BCT-64HD；2C；R1
（10本データが入る）
L2014-0003；○○；○○；BCT-64HD；3C；R1t

回答No.3

bunjii · ベストアンサー

やりたいことが説明できていないように思います。
サンプルデータで確認すべきこと1つあります。

>2014/01/01；東京神社年越し撮影；神社境内；BCT-40HD；5C；R2
他の行に無い項目が1つありますが「神社境内」は「撮影場所」と考えて良いでしょうか？
また、他の行にも「撮影場所」と言う項目があり、空欄になっていると考えて良いでしょうか？

希望の処理とは箱Noを自動的に割り付けるだけと考えると次のような手順良いと思います。
１．テープのサイズのSとLの区分けはテープの種類（E列）から数字を切り出して数値化すれば判定できます。
　=IF(E2="","",IF(VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(E2,"BCT-",""),"HD",""))>63,"L","S"))
２．日付の年数は撮影日（B列）からシリアル値であれば次の数式で取り出せます。
　=IF(B2="","",YEAR(B2))
３．年度毎で然もテープのサイズ毎の連番は少々面倒な論理を使いますが次の数式で算出できます。
　Sサイズ=IF($I2=K$1,SUM(MAX(($I$1:$I1=K$1)*($J$1:$J1=$J2)*IFERROR(VALUE(K$1:K1),0)),IF(COUNTIFS($I$1:$I2,$K$1,$J$1:$J2,$J2)>1,1,0)),"")
　Lサイズ=IF($I2=L$1,SUM(MAX(($I$1:$I1=L$1)*($J$1:$J1=$J2)*IFERROR(VALUE(L$1:L1),0)),IF(COUNTIFS($I1:$I2,$L$1,$J$1:$J2,$J2)>1,1,0)),"")
４．１～３の手順でI、J、K、Lへ各要素を算出して、A列へ次の数式をセットすれば目的通りになると思います。
　=IF(B2="","",I2&J2&"-"&IF(K2="","",TEXT(INT((K2)/10)+1,"0000"))&IF(L2="","",TEXT(INT((L2)/10)+1,"0000")))

貼付画像はExcel 2013で処理したものですがExcel 2007以降のバージョンで再現できるはずです。

補足

bunjii さん

ありがとうございます。
ご指摘ありがとうございます。

何度も下書きをし読みなおしてみましたが、
こういう考え方、データの扱いやアプリケーション含め、とても不得手で
わかりにくい質問になってしまっていたようで申し訳ありません。

ご指摘の通り、撮影場所の項目を抜いたつもりでしたが、抜けてない箇所があり
こういう手作業のミスをなくせないものかと質問させていただいたのですが
同じミスを質問でもしてしまっていました。
お恥ずかしい限りです。

回答いただいている内容は、これからじっくり
内容を理解するべく熟読させていただきます。

おそらくパーフェクトに回答いただいていると思います。
ほんとうにありがとうございました。
これからExcel開いてみます。
本当に有難うございます。

回答No.4

QoooL

これだけしっかりした質問文を書ける方であれば、
エクセルの関数にもすぐ慣れると思いますよ。
　　エクセルは無理だ　という先入観を持たない
ことです。

■
私が仕事をする場合を想像すると、箱には１０本詰めずに７本くらいで閉じてしまう箱もあると思うのですが、今回は、
　「各年度の最後以外は、１０本以外の中途半端になることはない」
ということでよろしいですか？
つまり、
　　２０１３年度は、Ｌは箱が55個で、
　　L2013-0055　だけが中途半端な数になる可能性があったが、
　　L2013-0001～L2013-0054　は必ず10本ずつ入っている、
という前提でよろしいですね？
＞　L2013-0055　という箱に10本入り年度が変わる
と書いてあったので、偶然10の倍数で終わったのか、年度の最後や最初は年度が入り混じった箱があるのか、がよくわからなかったです。

私も、＃３の方と同様、
　　年度の変わり目には１から数え直す、
　　年度の終わりには中途半端な箱ができる可能性がある
という前提で進めます。

■
基本的に、関数がわかるなら＃３の方のご回答で充分だと思います。
私も、一部は重複します。ただ、もう少し、「何をやっているか」　をわかりやすい形で作っていきましょう。

私の説明は、画像を多用します。１回１枚なので、複数連続投稿しますが、悪しからずご了承ください。

まずはエクセルの基本的なルールから説明します。エクセルで新規ブックを用意してください。
セルＡ1　に　10
セルＡ3　に　50
と入力してください。

セルＣ5　に
=A1
と入力（必ずリターンを押して確定する）してください。
いちいち手で入力しなくても、私が書いた
=A1
をそのままＣ5にコピーペーストしていただければけっこうです。

Ｃ5の表示は、10　に変わりましたね。これを参照と呼びます。

次に、
セルＣ6　に
=A1+A3
と入力してください。
Ｃ6の表示は、60　に変わりましたね。数値の足し算です。

では、
セルＣ7　に
=A1&A3
と入力してください。&は＆ではなく、半角ですよ。
Ｃ7の表示は、1050　に変わりましたね。これは文字列の足し算です。
10に50を付け加えたのです。
エクセルでは、数値データ　と　文字列データ（テキストデータ）の区別に注意しなければならないことが時々あるので、&　の使い方　から徐々に覚えていってください。

■
セルＢ1　に
=A1*A1
と入力してください。100　と表示されますね。
*　は、コンピューター上での掛け算の記号です。x　という掛け算記号は使いません。

方法1
セル選択カーソルの太枠長方形をよく見ると、右下に■というマークが付いていますよね。そこをドラッグ＆ドロップしてＡ3まで引っ張ってください。

ドラッグ＆ドロップの意味がわからなかったり、目がよく見えなくて■がわからなかったりしたら、エクセル以前のパソコンの使い方の問題なので、そういう「便利なはずの」説明はやめます。

方法2
念の為、ドラッグ＆ドロップを使わない方法。
セルＡ1を　コピー　します。セル枠が点滅します。
コピー先のＡ2～Ａ3をいっぺんに選択します。
ペーストします。
これによって方法1と同じことができました。

エクセルのセル選択は、マウスの使い方が下手クソな人だと、慣れるまでとまどうでしょう。勝手にセルに数字が入ったりして、暴走しているように見えることもあるかも知れません。まあ、
　　基本的に「元に戻す」ボタンをいつでも使えるのだから、ビビらずにいろいろ練習した方が良い
と思います。積極的な人には、コントロールＺ　というショートカットを早く覚えるように先に教えますけどね。

エクセルのセル選択は、セルの中央か、ヘリか、隅か、どこを選択しているかで挙動が変わるのです。ほんのちょっとの違いで多彩なアクションを起こせるので優れているのです。
また、ボタンの押し方、押す長さ、離すタイミングで挙動が変わることもあります。
しばらく、キーボードの↑↓←→　とシフトを併用すると良いでしょう。
シフトを押しながらだと何が起きるかを、新規ブックでいろいろ試してください。

■
今　セルＢ1、Ｂ2、Ｂ3　に　数式　が入っていますね。では、
セルＢ1　に
=A1+2
と上書き入力してください。12　になります。
セル選択カーソルの右下の■マークをダブルクリックしてください。カチカチです。
セルＢ3　まで一気に何かが起きましたよね。
エクセルが、
　　連続したセルを自動で認識して、
　　セルＢ1　（先頭）に入っている数式を、下の全てのセルに自動コピーしてくれた
のです。
これをオートフィルと呼びます。

■
セルＢ1　に
=IF(A1="","",A1+2)
と上書き入力してください。12　のままで変わりません。
セルＢ3　までオートフィルしてください。
オートフィルが理解できないなら、手作業で　Ｂ1　を　Ｂ2やＢ3に地道にコピーしてください。

ただ、オートフィルを理解しようという気概がもしもないなら、エクセルをお仕事に使うのは不向きだと思います。例えば　30x500　の表の式を、全て手作業で直すのは非現実的です。オートフィルを早期にマスターしないといけません。
今は下へのオートフィルばかり説明していますが、横へのオートフィルが必要になる場面も出てきます。

さて、オートフィルしたら　セルＢ2　が消えましたね。
エクセルではこれを、消えたとは言いません。空白になった、と言います。Ｂ2には何も入っていないわけでなく、きちんと数式が入っているからです。
=IF(A2="","",A2+2)

の　""　は、空白　を意味しています。
セルＢ2　について、セルＡ2　が　空白　なら　セルＢ2　も　空白、
セルＡ2　が　空白でない　なら　Ａ2の値の２乗　を表示、
という意味です。

私の式でも、＃３の方の式でも、この　=IF(A1="","",　という方法を多用しています。
空白は計算に使えずにエラーになったり見た目に都合悪かったりすることが多いですから。

■
セルＢ1　に
=$A$1
と上書き入力してください。
セルＢ3　までオートフィルしてください。
すると　３つとも　10　になります。
これは、$　を付ける付けないで、A1　が　A2、A3　に自動的に変わる変わらないを制御できるからです。

数式をコピーしても　A1　が　A1　のまま変わらない　ように　$A$1　と書く

方法を、絶対参照　と呼びます。

■
さて、ここまで説明した上で、目的のファイルを作っていきます。
添付した図を　図４　と呼びます。（回答番号に合わせる）

黄色に塗ったセルは、説明用に塗っているだけです。黄色セルの右側に、式を書いておきました。以下の２つ。

Ｃ27
=IF(E27="","",K27&J27&"-"&R27)

Ｊ27
=IF(D27="","",VALUE(TEXT(D27,"yyyy")))

これらは後で説明します。=IF(D27="","",　が何をやっているかはもう理解していただけましたね。

とりあえず図４の通り、
セルＤ12：Ｉ26　にお手持ちのデータをダミーとして入れてください。
場所が大事です。
枠線はまだ付けなくて良いし、完成させるまでまだ他のセルのことは気にしなくて良いです。

■
Ｄ列が
2014/1/1
のようになってしまった場合は、セルの書式設定（右クリックでメニューで出るはず）で、
　　セルの書式設定　ウィンドウ
　　＞　表示形式　タブ
　　＞　分類で　ユーザー定義　を選ぶ
　　　　種類欄に
　　　　　yyyy/mm/dd
　　　　と入力する
　　＞　ＯＫ
これで
2014/01/01
に変わるはずです。

■
＞　補足という形で良いのかわかりませんので失礼であれば申し訳ありません。

補足でお礼というのは違和感ありますよ。お礼は私側から要求することではありませんが。
「お礼をする」　ボタンの方から先に使った方が良いでしょう。
私は、人に回答するしないを決めるときに、お礼をどのくらい付けている人なのか、を一つの指標としています。

＞　質問者本人ですが、

それは言わなくてもわかるから不要ですよ。質問者以外は補足は付けることができません。

続きます。

お礼

QoooL 様

「各年度の最後以外は、１０本以外の中途半端になることはない」ということでよろしいですか？
私も、＃３の方と同様、
　　年度の変わり目には１から数え直す、
　　年度の終わりには中途半端な箱ができる可能性がある
という前提で進めます。

→
ご推察の通りです。年度末まではテープは10本づつ隙間なく入れています。
年度末は空きがあればそのままにして次年度に移行してゆきます。
自分たちは通常の作業方法であったので、ここが必要になることがよくわかっておりませんでした。
データを扱うということはこういう繋がりを含めて視野に入れておられるのですね。
勉強になりました。

学校の先生でもしておられるのでしょうか？
本当にわかりやすく、文章も読みやすく感動します。

関数がわからないという表現への質問は、自分のpcスキルがどの程度か質問されていたのですね
AdobeのソフトはIllustratorやPhotoshop、After Effectsなど、使用しています。
PCの基本操作スキルは一般人並みです。
ハードの方も一般人並みに理解しています。
ドラッグやダブルクリックまでご説明いただき、自分の配慮の無さが悔やまれます。
本当に申し訳ありませんでした。

知らない人に教えを乞うときにも、自分の聞きたいことだけではなく、
相手の側に立って質問することが必要なんですね。
頭を抱えて考えてばかりだったので聞きたいことの羅列でした。

今回のことで、自分の見えていない部分が見えてきました。
猪突猛進的なところがあるのですが、こういう構造になっていたのですね。
本当にありがとうございました。
Excelのことが少しわかってきました。
それだけにとどまらず、仕事の仕方を見つめなおすことが出来ました。
本当にありがとうございました。

回答No.2

noname#204879

》 技術職ですので、Excelなどの関数などが苦手です
その論理、理解できないです。「関数」の他には何が？

補足

8670028 さん

質問者です。
Excelそのものをあまり入力以外に触ったことがなく
Excel全般が苦手ということかもしれません。
ほとんど触ったことがないのですが、職場でこういうことができないかと言われ
いろいろ調べてはみたのですがうまく行かなくて質問させていただきました。
質問内容がトンチンカンであれば申し訳ありませんでした。

回答No.1

satoron666

Excelにどういうデータを入れたら、こう表示されたい。
という内容があれば、作れると思います。
理想でいいので、
F1にイベント、F2にサイズ、F3に本数を入れたらこっちに転記されて…
日付、イベント、…などを入力。

箱の名前の定義はこうで…と。

L2013-0055　という箱に10本入り年度が変わる
L2014-0001　という箱に10本入ると続いて
L2014-0002　という箱ができ続く
S2014-0001　という箱に10本入ると続いて
S2014-0002　という箱に10本入る

これは良く分からなかったですが、
たぶん、
サイズ　＋　日付（ｙｙｙｙ-個数）という並びなのかと思います。

また、カメラナンバー、ロールナンバーの定義もよくわからないので
そこらへんも詳しく書いてもらえたら作れるかと。

補足

satoron666様

補足という形で良いのかわかりませんので失礼であれば申し訳ありません。
質問者本人ですが、カメラナンバーというのは
複数台で撮影した時の個々のカメラの名称となります。
ロールナンバーはそのカメラの何本目の撮影テープかということです。

今回は他の項目と変わらないので名詞だと思っていただけるとよいのですが、
行いたいのは過去のテープのデータも含めて
テープの大きさごとにLかSが自動で入り
ご指摘のように年度が入り、箱ごとの10本単位のカウントを行い、10本になれば自動で次の箱番号を作るということがデータから判別して行えるようになると理想的だと考えています。
データはLとSが混在して入力してゆくので、人の目ではなくコンピュータの力を借りたいのですが具体的にはどのようにすればよいのか素人にもわかりやすくご説明いただけると助かります。