仕訳済の買掛金を部門別に振り替えたい

質問

仕訳についての質問です。初心者です。よろしくお願い申し上げます。仕入伝票の入力をシステムで行っており、システムから一括して月次の仕入を仕訳の形で会計ソフトに貰えることになりました。
この仕訳は、補助科目などはついておらず買掛金として１行のサマリです。このあとで、部門別にどの部門でいくらの買掛金があったのかを補足したいという要求があり、困っています。本来は、発注や入庫の際に所轄部門が決まっていれば、その部門ごとにシステムで入力し、補助科目をつけて、仕訳に落したいのですが、部門間で共通使用を行うものが多く、二重在庫をしたくないという理由から、部門別の発注、仕入管理はしておりません。
従って、のこるは、出来上がり製品から使用量を算出するくらいなものなのですが、方法論は別として、一旦買掛金で計上したものを、部門別に振り替える仕訳はどうすればよいのでしょうか？赤伝を入れて、という方法は取りたくありません。
経理処理にお詳しい方、よろしくお願い申し上げます。

回答No.1

minosennin · ベストアンサー

システムから提供される自動仕訳はおそらく次のようになっていると思います。
(借方)材料仕入－部門なし 99,999 / (貸方) 買掛金　99,999

これを部門別に分けるのは部門別損益計算のためですから、買掛金についてはこれを分ける必要はありません。材料仕入だけ次の仕訳の要領で分ければよいのです。

(借方)材料仕入－A部門 9,999 / (貸方) 材料仕入－部門なし　99,999
(借方)材料仕入－B部門 9,999
(借方)材料仕入－C部門 9,999
　　　・
(借方)材料仕入－Z部門 9,999

これは内部の振替ですから、会計基準等の制約もなく企業の事情に応じた処理方法を採用すればよいのです。

お礼

あ、そうです。
買掛金で部門を入れてしまうと、貸方の買掛金と打ち消し合って
しまい、買掛金がなくなってしまいますね。

・・・・・まずい。

材料仕入のトータルを部門別に分ければよいのですね。
理解できました。

助かります。
有り難うございます。

回答No.4

sadami10

私も同じようなケースで困った経緯にあります。データーがエラー・エラー・エラーで困った事から，責任者を集結させ検討したのです。

何処の会社も同じような問題があるように思います。システム化されたのはいいけれど，仕事の流れを把握（理解）していないのが現状です。よってこのような問題が多発しています。
システム化に振り回されないでシステムアプローチを有効にするべきだと思います。システムからサマリー（一覧表）になったものを仕訳するのは，時間ばかりを費やする事になると思います。

例えばＡ製品Ｂ製品Ｃ製品Ｄ製品と部門別にしたものを，それぞれの部門で買掛金へ計上すれば何の問題もないと思います。

赤伝を入れる方法をした場合，その確認と最悪の場合訂正の訂正の訂正のような作業をしなければなりません。私はこれだけは止めた方がよいと云いたいです。　参考まで。

お礼

有り難うございます。
赤伝処理は、頂けませんね。
早速のご回答助かります。

参考に致します。

回答No.3

afdmar

買掛金を会計ソフト上で部門別管理するに際して、どのような仕訳にすればいいのかってことな。

会計ソフトで買掛金を部門別管理できる設定になっているのであれば、1行サマリの買掛金を借方にもっていき、貸方に部門別の買掛金を羅列すればいい。全社合計の買掛金から部門別買掛金への振替仕訳ということだ。

部門別管理できない設定であれば、部門別の買掛金を勘定科目として新規設定し、これを貸方に羅列して部門別に振り替えればいい。

それと、これは余談だが、もしも仕入伝票の入力時に何らかの方法で部門を把握できる状態になっているのなら、あるいは何らかの方法で部門別仕入データを取得できるのなら、月別部門別の仕入データから部門別買掛金を計算できるんじゃないかな。「部門別の発注、仕入管理はしておりません」というのが仕入の原始データの話であれば、難しいけどな。

回答No.2

yosifuji20

＞部門別にどの部門でいくらの買掛金があったのかを補足したいという要求があり、困っています。

この要求の真意を良く確認する必要があります。
単に資金繰り上の観点から部門別の購入額を知りたいのでしょうか。
それとも損益管理の観点から発生主義的な損益の基礎データということでしょうか。
この趣旨がわからないと対応も決められません。
またシステム内部の部門コードの体系も問題です。
例えば貸方の費用科目（仕入れや外注費など）には部門コードは付いているのでしょうか。
これがなければ手作業で集計をしないと部門ごとの金額は出せないですね。
したがってご質問の問題は単に振替仕訳の問題ではなく、貴社のシステムの概念や、経営管理目的の問題などにあるのではないかと思われます。

私はある会社でこれと同様の問題に直面し、結局システムの修正とその使用方法（部門コードの決め方）の社内の教育までやらないと解決しなかったと言う経験があります。元の部門データが不正確では目的のデータも不正確だからです。

そこまで大層に考えないのであれば当面その仕入れ伝票の決済印を元に手で集計すると言う方法で、部門別購入金額の管理資料を作ることもできるかもかもしれません。

と言う理由で、恐らく仕訳の問題だけでないと思います。その要求をされる人や関係者にもう少し事情をお聞きになった方がよさそうですね。

お礼

慧眼に感服致しました。
そうですね。要求元の要素が抜けておりました。

部門別の損益管理を行いたいという理由です。
部門は、補助科目で設定しており、勘定科目につけて仕訳
することができます。

鋭い指定を頂きありがとうございました。