ＩＳＯ9001「4.2文書化に関する要求事項について」の解説！

質問

会社のISO担当者となってしまいました。
今度、社内研修にて「4.2文書化に関する要求事項について」の解説をすることとなりました。
自分成りに本を読んだりして勉強をしてますが、まだ掴めていません。
もし、あなたが説明する場合、どのようにしますか？
是非知恵をお貸し下さい！！

回答No.2

noname#13376

つまり、講師をする、ということですね？
なら、次の手順をお勧めします。

１．「４．２．１」に書いてあることを図示し、意味を説明する

品質マネジメントシステムの文書に以下のものを含める、と書いてるわけで、「以下のもの」っていうのが何か、ａ）からｅ）にどんなものがあるのか、を説明すればいいでしょう。
参考１、２、３の文章が何を意味するか、というのもポイントです。ここはぜひ解説してください。

２．品質マニュアルとは何かを説明する

品質マニュアルの目的と構造をそれぞれ図示し、解説します。
ａ）に関しては「うちの会社は・・・だから、○○は除外になっている」等の説明を
ｂ）に関しては、＃３の方がリストアップされている、いわゆるshall項目の文書についての説明、と会社（組織）が必要とする文書についての説明をします
ｃ）に関しては、会社の「プロセス」の関係をそこで教育してしまいます。

３．文書管理

１と２は、品質システムの中にある文書とはどのようなものか、何を作って何を作っていないのか、という解説ですが、ここでは、文書の管理方法そのものを説明することになります。
管理方法といいますが、規格（ISO自体）が求めているのは、管理された結果としての状態であり、管理の手段を規定しているのではない、ということに着目してください。
よって、教育も「規格は○○しろ、と求めている」ではなく「手段は自由だが、こういう状態にすることを求めている」とするのがいいでしょう。

４．記録の管理

どのような記録があって、どのように管理するか、ということを説明します。
ここは完全にあなたの会社の実情を入れるのがいいでしょう。具体的でないと理解しにくいと思います。
ここでも、管理された状態を求めているのであって、手段として○○しろ、と書いていないことに注目です。

まとめると、
・ISO9001の文章そのものを理解する
・理解した内容を図示、分類、などでより理解する
・その内容を、作成した図、分類表などで説明する
といいでしょう。
解説本は世の中にたくさんありますが、自分で規格そのものを理解するのがベストです。解説本はあくまでも参考書としましょう。

なお、文書管理の解説ができれば、品質システムの大部分を理解することになりますから、時間をかけられるだけ頑張ってみてください。

お礼

回答、ありがとうございます。
はい・・・最初はISOグループの中で説明（リハみたいなものかな？）をして、その後は社員に向けて、教育していかなければならないのですが、まったくのド素人なので困ってます。この章を理解できたら大部分を理解できることになるということなので、がんばろう！って思えてきました。まとめることは出来ても、それを人に説明するには理解をしていなければ説明にならないので、がんばりたいと思います。ありがとうございました。

回答No.1

apple-man

指摘されることを恐れて何でも文書化すれば
いいというものではありあません。

【手順の文書化を義務付けている要求事項】
4.2.3項 「文書管理」
4.2.4項 「記録の管理」
8.2.2項 「内部監査」
8.3項 「不適合製品の管理」
8.5.2項 「是正処置」
8.5.3項 「予防処置」

以上のもの以外は、必要と判断すれ文書化
すればいい。無駄な文書化は作業効率を
下げます。

こんな説明で如何でしょう。

詳しくは参考URLの文書化の項目を
ご参照下さい。

参考URL：

http://www.jqa.jp/06manage/01_iso9000/iso90_2.html

お礼

回答、ありがとうございます。
だらだらと説明するのではなく、こうしてポイントを掴んで説明できるようにしてみます。
ありがとうございます！！