売掛金の違算明細を作って欲しいと言われました

質問

経理の仕事を初めて2ヶ月になる者です。（簿記の知識はあまりありません。）

先日、上司に「××株式会社（取引先）と、うちの会社の売掛金の違算明細を作って欲しい」と言われました。

そして××会社の仕入明細（うちから見れば売上明細）とうちの会社の売掛金帳簿を預かりました。

とりあえず未計上の商品がいくつかあったので、それを含めて計算してみたのですが、一致しませんでした。

上司に報告をしてみたところ、「相殺の金額は出した？」 「前月分の相殺はちゃんと相殺されてる？」と言われましたがあまりよく意味が分かりません。
（上司は外出が多く、机にいるときも忙しい人で、とにかくなんでもいいからやっといて！みたいなタイプの人なのです）

どなたか↑を踏まえて、違算明細の作成の仕方を教えて下さいm(__)m

よろしくお願いします。

回答No.2

srafp

> とりあえず未計上の商品がいくつかあったので、それを含めて計算してみたのですが、
> 一致しませんでした。
１番様が書かれているのが正攻法（基本論、ベーシック）です。
ａ　ご質問者様が見ている「会社の売掛金帳簿」がどのような物なのかが見えないので、変な事を書くかもしれませんが、その売掛金帳簿の残高を構成する明細はつかんでおりますか？
　⇒例えば５月末時点での御社が××会社に対して９５万円の売掛債務を持っており、それに対する違算明細を作成するとして、９５万円となる売上（税込み）の明細です。
ｂ　ｘｘ会社の仕入明細ですが
　１　基準日は一致していますか？
　　⇒例えばご質問者様が預かった会社の売掛金帳簿が５月末日時点の物であるならば、入手した仕入明細も５月末時点である事が必要です。
　　⇒明細の基準日が異なっているのであれば、同じ基準日になるように調整が必要
　２　ａで書いたことと同じことになりますが、仕入明細はｘｘ社の御社に対する買掛金と一致しているのですか？［「税込み」と「税抜き」との間の差額は発生します］
　　　そして、ｘｘ会社に於ける御社に対する買掛金残高を構成する全明細となっていますか？
　３　仕入明細の金額は税込みですか？
　　⇒御社の売掛金帳簿に記載されている数値は消費税込みです（普通はね）。一方、仕入高は税込みで計上しているとは限りません。
　　⇒『仕入明細』が税抜きであるならば、買掛金明細書を入手した方がよいです。

以上の点をハッキリとさせた上で、必要なならば適切に修正した後であれば、先方から入手した仕入明細とチェックする事が可能です。
ですが、このときに単に「先方が未計上（←「未検収」と言う事ですね）」をピックアップするのではなく、１明細毎に『商品名』『容量』『個数』『単価』『税抜き金額』『消費税額』が全て一致しているのかをチェックして、一致しない物をピックアップしなければなりません。

お礼

回答ありがとうございます。

会社社の売掛金帳簿は、経理ソフトで入力→印刷したもので、
一月の日付/商品/単価/個数/金額（返品分も）

相殺額・手形入金額・違算額が書かれています。

取引先の仕入明細にも
一月の日付/商品/単価/個数/金額（返品分も）

が書かれています。

基準日はどちらも月末で売掛金帳簿も仕入明細も一月ごとに区切っているので、毎月違算明細を作成しています。（前任者は別の部署へ異動してしまいました…）

税抜・税込については確認済みで、数量や単価間違いも無いんです。

何かありましたらよろしくお願いしますf^_^;

回答No.1

-9L9-

＞とりあえず未計上の商品がいくつかあったので、それを含めて計算してみた
とりあえずじゃしょうがないでしょう。そんな簡単なことで違算が解決するなら取引先から取引明細をもらうまでもないでしょう。
とにかく、違算のスタートを見つけるのが先です。まずは御社と取引先との残高が一致しているところまでさかのぼり、それ以後の計上をすべて照合してどこが違っているのかを見つけ出し、その違っている部分の取引伝票や決済状況を確認して、どちらがどういう風に間違っているのかを確認するのがあなたの仕事です。これは経理としてはよくある作業であり、決して特殊なものではありません。
御社が毎年決算の際に同じようなチェックをしているなら、違算は今年度分の明細をチェックするだけで解決するはずですが、仮に、取引先から受け取った明細の一番古いところから既にずれが生じているなら、違算の原因はもっと古い時期ということになるので、さらに古い取引明細をもらって検討しなければ解明できないことになります。その場合は過年度損益の修正になる場合があるので、実際にそこまでするかどうかということについては上司に確認すべきでしょう。

お礼

回答ありがとうございます。

＞違算のスタートを見つけるのが先です。
＞違算の原因はもっと古い時期ということになる

確かにそうですね。ただ違算明細は毎月作成していて、今月から作成することになったので遡って間違いを見つけることは難しそうです(T-T)
エクセルで前任者が作成したデータは残っているのですが、それを見ると、未計上、または二重計上の商品を載せているだけで、うちの会社と取引先の金額は一致しているのです。

ただたまに、データに「相殺　－1,230,000円」とか載っていて、何これ？と思っています…。