事務のシステム化に伴う作業

質問

お世話になります。

職場で事務処理のシステム化を推進するための組織が編成されました。
その一員に任命されたのですが、今一歩踏み込みたいところです。

目標として以下のようなものがあります。
１．離れた事務間での専用線を構築する
２．LANの整備を行う
３．今まで各事務が独立して行っていた事務処理を統一する
４．電子決裁・メーリングリスト等で処理の電子化を図る
５．内部のHP作成、グループウェアの導入

費用の面でも見当がつきません。
特にセキュリティ関係、事務処理の統一時の手順、メーリングリスト作成の手順が知りたいです。
各番号のどれか一つでも構いませんので具体的なアドバイス・注意点などありましたらご教授ください。

よろしくお願いします。

回答No.4

neumann · ベストアンサー

人数が数人規模なのか数百人規模なのかもわからいので、二千万円でできるかどうかわかりません。

・離れた事務所は何ヶ所？
・事務所の場所はすべて市内？県内？全国？
・具体的にどのような事務処理を統一したいのか？
・etc...

とまぁヒアリングしたい項目は山ほどあります(^^;

ただ一ついえるのは「一度業者と相談したほうが良いです」ということです。できれば一社ではなく複数社と相談しましょう。
あなたの職場に出入りしてる業者はないですか？
業者とはコンピュータ関連業者だけでなく、NTT、KDDI等の通信事業者でもOKです。通信事業者の法人営業部門はこのようなシステム構築の仕事も請け負ってますからね。

ちなみにグループウェアとしてLotus Notesが紹介されていましたが、小規模な職場ではオーバースペックです(^^;数十人規模の職場でしたらサイボウズオフィスなどを採用する会社が多いですよ。ただしカスタマイズはほとんどできないので、業務をグループウェアに合わせる必要が出るかもしれません。
基本的に
・高いソフト＝今の業務をそのまま電子化できる
・安いソフト＝業務をソフトにあわせる必要がある
どちらが良いのかはあなたの判断に任されます。ただ、今の仕事に完全にフィットしたソフトを作るとなると莫大な金額がかかりますので覚悟してください(^^;

とりあえず数十人規模でしたら上手にやれば数百間円規模で構築できるかもしれません。
数百人規模でも億を超えることは滅多にありませんよ。
※ただし電子決済やグループウェアなどのソフトを一から作る（プログラミングする）ようなことをしたら億の単位になるかもしれませんが・・・

補足

回答ありがとうございます。
>・離れた事務所は何ヶ所？
２ヶ所です。
>・事務所の場所はすべて市内？県内？全国？
全て県内です。
>・具体的にどのような事務処理を統一したいのか？
まず、紙面で回覧などを行っているものをメールでできるものはメールで行いたいです。
主に経理処理を軸にした事務処理にしたいです。
学生管理、予算管理等、学校会計基準に準拠したシステムの構築です。
規模は事務職員は５０名程度、在学生教員は３校合わせて１５００人程度です。

回答No.5

K-1

>専門家の方からみるとそうなるかもしれませんが、
　費用の面でわかりませんとおっしゃっていましたが、何をしたいかがわからないとシステムの概要も考えられず、
　そうなると見積もりすら出来ません。
　もちろん作るとなったらヒアリングを行い、使う人のレベル、規模などから見積もりと提案は出します。
　しかし、それは開発担当との間の話であって、ここで相談する内容ではないかと。

>アドバイス・注意点などありましたらご教授ください。
　とあったので「システムの目的をはっきり」とアドバイスしたわけですが？

ヒアリングに応えられる内容をということでしたら、規模、目的、予算、使う人のレベルは最低必要でしょう。

回答No.3

K-1

上げられている項目はすべて「手段」であって、「目的」がわかりません。
「システム化をすることによって何をしたいのか」
コスト削減？人員削減？事務処理の簡略化？命令系統などの簡略化？事務処理の高速化？
これら「目的」がはっきりしないと、どんなシステムを作ればいいのかわかりませんよ。

さらに「全員新システムに対応できる？（ＰＣ使える？）」「責任者は誰？」も検討要です。
ＰＣ使えもしないのに「効率化だ！」と買い込んで埃まみれなのはよくある話です。
「目的」もはっきりしないのにソフト作らされ、変更ばかりさせられると結局質の悪いソフトしかできませんよ。

お礼

ご意見ありがとうございます。
大きな目的としては、ペーパーレス化と迅速化です。
また、独立していた各事務部の処理を統一することでデータの共有化・効率化を図ることもあります。

ここからは私の意見です。
>コスト削減？人員削減？事務処理の簡略化？
>命令系統などの簡略化？事務処理の高速化？
どんなものを作ればいいか分からないとおっしゃっていますが、分かっていらっしゃるじゃないですか。。。
専門家の方からみるとそうなるかもしれませんが、ユーザ側からするとこの程度からスタートなのです。それをどう引き出して実現するかはコンサルタント能力を発揮する専門家なのではないでしょうか？
もちろん「お任せ」「いいなり」になるつもりはありません。お互いに歩み寄って問題解決をしていこうと思っています。

失礼なことを言ってしまったかもしれませんが、K-1さんの意見によって、新たに内部で問題提起ができます。
そのためにまずは情報集めを行いたいのです。

回答No.2

kero-pon

規模と予算がわからないのでなんとも言えませんが、全て自前立上げだったらスゴク大変ですね。

１、２、５については、各通信会社やベンダーがいろいろビジネス向けのサービスを用意しているので費用と効果で相談となるでしょうね。
３、４はまず事務所間で連携して業務分析してみる必要があります。

セキュリティは費用の掛け具合でぐっと変わって来ます。コンピュータ任せのセキュリティだけでなく、社内ルール事務ルールを上手く使えばお安く済むかも。

事務処理統一ってのは第３者では、何が大事で何を削るとか、判らないものですね。まず当時者同士が相談して分析してなんらかの方向を出していかないと。

メーリングリストですけど、メールに限らず、セキュリティとかも含めて構築後の運用をどうするのかを考えておかないといけません。管理者や運営組織をどうするのか・・・
用意するのかしないのか、するなら自前か外部委託かとか・・・

補足

回答ありがとうございます。
予算は２千万程度と上の方たちは思っているようです。
私は億近いのでは？と思っていますが。。。

基本的にセキュリティーに関係するものは外部で行っていただくつもりです。ただ、メーリングリストの管理など、できるものは自分でするつもりです。

回答No.1

rintanhanahana

まずは、どんな事務なんでしょうか？？
内容がわからないので、想像で回答いたします。
４．５の部分ですが、うちの職場では、LOTUS　NOTESを使用しています。
このソフトを採用したのは、企画系の部署なのですが、使い勝手ははっきりいって？？って感じですね。
でも、メール・HP・会議・データベース等を一元管理できますから、複数のソフトを立ち上げる手間ははぶけます。

２のLANの整備ですが、はじめから配管していないと、往々にして露出配線でモールで隠すというパターンになりがちですが、断線等の事故を考えれば、無線のほうが無難かもしれませんね。

あと、うちの職場もそうなんですが、４００人近く人数がいるので、OSの統一が図られていません。
いい機会ですから、OSも統一したほうが何かと便利です。

補足

回答ありがとうございます。
業種は学校事務です。
LOTUS NOTESは？？ですか・・・
OSの統一ですね。問題になっていますので話題に上げたいと思います。