目上の方に対する書類作成締め切りの催促について

質問

他部署の方に原稿の作成を依頼したのですが、締め切りになっても提出してもらえません。
締切日に一応声をかけたのですが、「今これから人が来るので」と
あまり聞いてもらえませんでした。
間に合わないなら間に合わないでそのことを伝えてもらえれば
こちらも締め切りを延ばすとかそれなりの対処が出来るのに！！

その部署は花形的な仕事をしているところなので、
私の部署でやっているような地味な仕事に対する優先度は低いのでしょうが、
私も遊びではなく仕事でやっているので、本当に困ります！

その方は部署内で一番役職が上のため、上司から注意してもらうという事もできないので
私から催促するしかないのですが、正直、気が重いです。
相手の気分を害さずに上手く催促する方法はないでしょうか?

回答No.1

meipenguin · ベストアンサー

依頼は、緊急姓と重要性、その理由と影響力についてポイントがあります。

緊急性とは、日程を意味します。
締め切りがあるのであれば、その日程でなければならない理由を
説明しなければなりません。

また重要性は、その原稿による影響の度合いを説明しなければなりません。
なぜ役員が書くのか、そのことによる影響は何か、です。

それぞれは自分の都合で書くのではなく、企業（事業）全体にとってのメリットを
書かなければなりません。

もし、あなたが十分に説明したと考えていたとしても、相手が動いてくれない
のだとしたら、相手に原稿を提出する必要性を証明出来てはいないのです。

以上を踏まえて、文書（Ａ４・１枚）に簡単にまとめましょう。また、過去、その役員に
お願いできて、うまくいった人を見つけ、あなたの文書をチェックしてもらい、
ましょう。説明が十分でなかったり、偏った表現になっていないか、
フィードバックをもらいます。

そしてあなたがまたお願いに行くか、秘書を通して文書を提出するのが良いでしょう。

大きな企業の役員であれば、本当に忙しいので、私たちは想定問答集さえも
作成します。

上司を上手にマネジメントする方法を学ぶチャンスですね。
頑張ってください。

お礼

今回の内容はそこまで重要性のあるようなものではなかったので、
アドバイスいただいた通りにはできなかったのですが、
次回以降に生かしてみたいと思います。
ありがとうございました。