定時株主総会議事録

質問

お世話になります。

先日、定時株主総会を開催し、役員の重任、就任を行ったのですが、

重任1名、就任1名が本総会を欠席していたため、後日就任承諾書を提出してもらうことにしました。

本総会の議事録に上記のことをどのように明記すれば良いのでしょうか。

よろしくお願いします。

回答No.1

yosifuji20 · ベストアンサー

株主総会議事録には、就任承諾の有無などは記載しません。
すでに議題が取締役会で決定したときに本人の了解はあったものとして その議案を総会に提出するのですから、後で本人の辞退でもない限りはそのようなことは不要です。就任承諾書というのも聞いたことはありません。ただし社外取締役の責任限定契約などがある場合はこうするのかもしれません。

それよりも、総会終了後すぐに取締役会を開催して、そこで代表取締役の選任や役員の担当業務などを決める必要があります。専務、常務の就任などもそこで決めます。この取締役会の議事録には、その取締役の人たちにも出席してもらい、署名捺印をします。ここで異議がなければ当然就任の承諾はあったものとみなしてよいでしょう（というよりは辞退はなかったといったほうが近いかな)

回答No.2

dayone

株主総会議事録に就任承諾事項の明記が必要か否かと問われれば、
明記する必要ないのは確かですが、しかし実務の世界では…
株主総会議事録の役員選任事項について、選任可決承認の文言に続いて
例えば
「なお、被選任者全員は即時その就任を承諾した。」旨の文言を付加することで、
役員変更登記手続などにおいては、法定添付書面である就任承諾書を
省略することが認められています。…このあたりは手続法を熟知した
弁護士・公認会計士・司法書士などであれば当然の知識ですが、
質問者様におかれましても上記のような基本的な事は
既に御存知の上での御質問かと受け止めました^^
だとすれば、あまり難しく考える必要はありません。

株主総会議事録に代表取締役が印鑑届済の会社実印を押捺しているなどの条件はありますが、

欠席した「重任１名、就任１名」２名以外にも
今回出席して役員に選任された方々がいらっしゃる場合には、
「なお、被選任者全員は即時その就任を承諾した。」の「全員」の部分を
「(今回出席して選任された役員の「取締役何某、…」などと全員を列挙)」にするか、
或いは「なお、被選任者のうち(欠席者「取締役何某、取締役何某」と氏名を列挙)を
除く全員は即時その就任を承諾した。」とすれば済みます。

また、仮に「重任１名、就任１名」２名以外には今回選任された役員が
いない場合には、選任可決承認の文言だけにとどめ、他には何も明記することなく、
後はお二人の就任承諾書でカバーされれば宜しいわけです。

なお、上記はあくまでも省略可能というノウハウのお話に過ぎませんから、
後日のトラブル回避の為にも、出席・欠席を問わず就任承諾書を徴求して
キッチリ会社で保管すべきものと考えます。
ですから、欠席者２名の方々の就任承諾書に関しましても、
登記手続などでは原本還付の方法もあるとはいえ、
各１通ではなく手続に応じた通数を徴求するのが望ましいと思います。

以上、少しでもヒントになれば幸いです^^