総会欠席者への資料の送付について

質問

小さな任意団体を運営する者です。小さい組織ながら、毎年、この季節には定時総会を開催しています。過去、総会欠席者（議長に委任）には、後日、総会で配布した資料を郵送でお送りして参りましたが、できれば、当該送付をやめたいと思います。定款には、その点についての規定はありませんが、一般的な話として、やはり問題ありますでしょうか？

回答No.1

yosifuji20 · ベストアンサー

法的には、召集通知に擬似に必要な書類を同封しており、委任状も確保しているのならば送らなくても問題なないと思います。

でも任意団体ということでその会員同士の利害関係はどうだろうかということがあります。
法的に問題はなくても一部の欠席者から出席しないと見られないような資料について苦情を言ってくる恐れはないでしょうか。

大きな組織であれば法律で片付けられると思うのですが小さな組織は感情が絡むと運営が面倒になることはあります。

ひとつの案としては、召集する通知にあらかじめその資料を同封されたらいかがでしょうか。資料の作成作業の問題もあるかもしれませんが、作成を少しはやめてそうすれば一度ですむと思いますが。

お礼

アドバイスありがとうございます。年度の事業報告や新年度の事業案を細かく資料にしているのですが、正直、ほとんどの会員が（実利面での目的で会員になっており）団体の運営そのものについては、ほとんど関心がなく、資料を送っても目を通しても頂けてないのが実体です。（会員の5分の4が欠席＝委任状になっていることからも窺いしれますが。。）　なので、そのための労力とコストをかける意味はないかと思った次第です。

回答No.2

wret615

法人でないいうことね？ほいだら、定款次第。定めなければ送らなくても別に構へん。

ただ、送らないとますます関心薄れるいうきらいはあるやろね。

お礼

送るの止めると、確かにますます関心は薄れるでしょうね。もう一度、よく考えてみます。お返事ありがとうございました。