秘書の先輩方、スケジュール管理とはどのようにするものなのでしょうか？

質問

秘書の先輩方、スケジュール管理とはどのようにするものなのでしょうか？
はじめて質問させていただきます。
私は今まで派遣社員として、秘書をしてきました。
秘書と言いましても、エグゼクティブクラスではありませんので、上司もそんなに忙しくなかったため、スケジュール管理といえるほどの管理はしていませんでした。エクセルで作った簡単な表に、入力していくくらいです。実は今までの会社が最長3年までしか勤務することができず、今月で契約期間満了で退社になり、来月より新しい派遣先で秘書としての就業が決まりました。今度は社長になるのですが、社長は初めてですし、会社によってスケジュールもビッシリ、分刻みのところもあると聞き、不安でいっぱいです。そのようなスケジュール管理はどのように組んでいったらいいのでしょうか？また、予定を入れるときは、その都度上司に聞いて確認してから入れていけばいいのでしょうか？朝、出社時に、上司に一日のスケジュールの流れを報告するものらしいですが、どのような報告の仕方をすればよろしいですか？
初歩的な質問で申し訳ありません。
前任の方がいらっしゃらないようなので、不安ばかりです。
よろしくお願いいたします。

回答No.2

hiraginowakare

大福帳とはもののたとえです。すみません、わかりにくい表現でした。
昔の商店の帳簿で、今の経理で言うと総勘定元帳みたいなもののことです。

ようするに、すべての情報が書いてある帳面のことで、
古い秘書さんの隠語で（当社のグループだけかも）
スケジュールを管理する、管理台帳のようなものの意味で使っています。

わかりにくかったですね。失礼しました。

回答No.1

hiraginowakare

大変ですね。寝れないことも多いと思いますが頑張ってください。
さて、スケジュールの管理方法は、まさに十人十色、社長、秘書それぞれのやり方があります。
会社によってのルールもやり方があるので、なにが一般的なのは様々です。
従って、一般的な話しかできませんが、ご参考までに。

社長ともなると、色々な取引先やつきあいもあります。当面は、上司の指示どおりにしか
スケジュールは入れられないと思いますし、判断ができないので一つづつ聞くしかありません。
（さすがに、最初から期待通りできる方は少ないですし、何を求められているかは不明）

・最初の３ヶ月で、極力、上司や社長がどうしたいのかを、具体的にリサーチする必要が・ります。　
　困った時に誰に確認（どこに連絡、問合せするか）など、単純なことですが、最初に憶えましょう。

・頼まれたものは、どこで調達しているのかをすぐに憶えましょう。
　個人的な経験から言うと、今は、ＰＣで色々なスケジュール管理ソフトがありますが、実は、
　大福帳のような台帳管理が一番やりやすいし、管理しやすいです。メモも簡単につけやすいですし、
　見るのも早い。上司も管理しやすすく、入れ替えもはまりやすいのです。ＰＣは固まったスケジュール
　を見やすくするのには良いのですが、秘書には不便です。
　（しかし、会社で決められていると思います）

・始めての社長秘書で慣れないとはいえ、ガキの使いでは無いので、誰、どこの団体がその会社や社長に　とって重要な相手かを把握したり、自分でイメージしましょう。重要な取引先の名前や窓口、担当者な　どもお聞きしましょう。

・何でもよいので、言われたことは、決まった物に書き留める癖をつけましょう。

・住所録でも、なんでも良いので、重要な人情報（リスト）を集めましょう。
・また、その会社の重要なルール、行事を把握しましょう。
・毎日、毎月、毎年ある定期行事は何か、必ず社長が出席する行事、出られたら出るけど
　重なると副社長がでる行事、社長が行きたい行事など、定例ルール行事は早めに把握しましょう。
　一番、簡単なのは、過去３カ年くらいのスケジュール表を拾い読みしましょう。

とりあえず、思いつくまま書きました。頑張ってね！

お礼

ご回答ありがとうございました！とても心強い回答で助かります。とにかく初めてのことですが、おっしゃる通り、子供の使いではないので、悩んでました。やはり最初の3ケ月間がキーですね。とにかく必死に頑張ってみようと思います。ところで、すみませんが大福帳とは何でしょうか？（すみません、あとで自分で調べてみますが初めて聞いたような；）