スケジュール管理に適した機器って？

質問

就職が決まり、いきなり秘書の仕事をすることになったのですが、その会社では
秘書を置くのも初めてというので、全くすべてがゼロの状態でとても不安です。
更に、スケジュール管理が重要な仕事だと言われ、携帯なども含めて必要なものを準備するように言われたのですが、何が良いのかわかりません。
スケジュール管理のできる機器って一体どんなものがあるのでしょうか？

回答No.2

Spur · ベストアンサー

追加質問について。

そうですね、私もZAURUSを持っていて、会議の議事録を作ったりしていますが、スケジュール管理には使っていません。
スケジュールを入れておけば、時間になって知らせてくれたりしますが、会議の予定時間通知には良いのですが、あまり使い勝手は良くないですね。
あの種の電子端末は、結局のところメモ帳代わりなんですよね。
ならば、いっそのことメモ帳や日記帳に手書きしたほうがペンで入力するより早いんです。
文房具屋さんや本屋さんに売っている、ビジネス用日記帳やシステム手帳が一番便利だと思います。

ポイントを整理して、仕様として列記してみましょう。
(1)約束の時間をアラームなどで知らせて欲しい。
(2)やらなければならない仕事を期限や担当などで管理したい。
(3)会議の議事録や、会話メモがしたい。
そういった書き方で、一度要求仕様をまとめてみてください。
そうすると、何が最適かが見つけやすくなります。

言われている「スケジュール管理」とは、上記のようなことだと思います。
(1)はアラーム機能を持ったスケジューラーが良いですね。ZAURUSやPalmでもできます。
(2)は「ToDoリスト」という機能です。ZAURUSやPalmにもあります。
(3)は単純なメモ帳や録音でよいですね。清書は別とすればICレコーダーが良いと思います。
でも、ZAURUSやPalmなどの電子機器は入力がしにくいことや、見たいときにすぐに目的のものを見つけにくいのが欠点です。
その点、紙に書いた、つまり、日記帳やシステム手帳は、ペラペラとめくれば直ぐに見つかります。

私の結論としてはシステム手帳ですね。
中の紙は色々なフォーマットがありますので、「スケジュール」「住所録」「メモ帳」「ToDoリスト」などを揃えると良いでしょう。

↓たとえば、こんなのです。リファイルを色々見てください。

参考URL：

http://www.c-company-ltd.co.jp/

お礼

なるほど。システム手帳の方が使い勝手が良いということですね。
早速システム手帳を見に行ってきます。
いろいろと教えていただいてありがとうございました。

回答No.3

dadakemono

研究所で秘書を15年続けている者です。

私の部署では、スケジュール管理には機器は使っていません。ビジネスダイアリーというA5サイズのダイアリーを使っています。予定を入れたり変更したりする場合に迅速に対応出来るし、秘書が休んだり、離席中にスケジュールの問い合わせがあった場合に、他の秘書が替わりにスケジュールをチェックすることが可能というメリットもあります。

機器を使う場合は、PDAを使うという方法もあります。パソコンとリンクできるPDAもあるので、上長にPDAを持ってもらい、時々自分のパソコンにリンクさせて情報を共有します。

お礼

やはりスケジュール管理には手書きの方が適しているという事なんですね。
ビジネスダイアリーというものもあるんですか。
探してみます。ありがとうございました。

回答No.1

Spur

個人的なスケジュール管理をするものは色々あります。
しかし、秘書となると、自分のスケジュール管理ではなく、秘書をする相手（社長とか院長とか）のスケジュール管理がメインですよね？
どんな秘書なんでしょう？
それによっても違います。
エグゼクティブセキュリタリーですか？
それならば、移動中でも、出張先でもスケジュールを管理する必要があり、一般的には大きな日記帳を使っていますね。
パソコンのスケジュールソフトというのもありますが、聞かれるたびに、「パソコンを見ないとわかりません」とか、「席に戻ればわかります：では仕事になりません。
ハンドバックに入る日記帳が一番便利ですよ。
それをいつももっていることだと思います。通勤時も、出張も、会議も、夜の飲み会も・・・
携帯電話も日記帳も業務で使用するのですから、会社の総務に言って、会社の費用でそろえてもらってくださいね。、
電卓、印鑑、ボールペン、名刺などもハンドバックの必需品です。
もし、相手がタバコを吸う人なら、ライター、携帯灰皿もあれば「気が効くな」と感心すると思います。
また、細かいものですが、携帯裁縫セット、はさみ、のり、バンドエイドなども持っていると良いと思います。
秘書とは、そういった細かいところに気を使い、相手が仕事に専念できるようにしてあげるのが仕事だと思います。

それから、もう一つのポイントですが、色々なところに同行すると思いますが、その時、その秘書をする相手（社長としておきましょう）が逢った相手の特徴やその時の話のメインテーマを覚えておいたり、会議では議事録を取ったりすることも重要です。
後日、社長から、「キミ、あの時逢ったあの人は、え～っとなんだっけ？」と言われた時に、「メガネをかけた、背が高めで、低い声でお話をされる方ですか？　○○商店の高橋専務ですね？」などと答えてごらんなさい、そりゃあもう、感心しますよ。
ICレコーダを持っていると良いですよ。10時間くらい録音できるもの。
3万円くらいで買えます。初めて会った人の特徴などを、自分でこっそり録音します。「○○商店高橋部長。メガネ、てっぺんハゲ、高い、声が低い、グレーの背広に青の縞ネクタイ」などと記録します。

お礼

回答ありがとうございます。
それにしても、秘書ってかなり細かいことまでしなければいけないものなんですね。ますます不安になってきました・・・。
ちなみに社長ではなくて福祉施設の園長なんです。
まだ仕事も始まっていないし、面接をして話を聞いただけなので、まだまだ私には仕事内容がピンときていないんです。
ただ、スケジュールは現在携帯電話を利用しているそうで、わかりにくい（見づらい）ため、何か良いのはないだろうかと聞かれました。
ザウルス（例えばですが）のような機器って使い勝手としてはどうなのでしょう？
もしご存知でしたら教えてください。