社長秘書業務を上手くするために・・・

質問

こんにちは。某上場企業の社長秘書を派遣社員として始めました。こちらの会社に秘書を置くようになって１年目。私で２人目です。（仕事中に眠ったり、私用電話ばかりしていたり・・・と前任者の評判はすごぶる悪いものです）
私を雇った責任者は契約上総務部の部長です。この方も変な方で、会社のほとんどの方から嫌われています。
前置きが長くなりましたが、秘書業務を私が責任を持って進めていきたいのですが、「こんな電話のことは聞いていない」とか「社長のスケジュールを配れ」とか、総務部長のちゃちがよく入ります。「○○をしてほしい」と用事も良く頼まれるのですが、社長が出張から帰ったばかりでバタバタしているので「社長業務があるので・・・今日中でいいですか？」と伺うと「早くやって欲しいにきまっているだろう！あたりまえのことを聞くな！」と「社長業務よりも自分のことを優先させたい雰囲気です。」
また、日報まではいかないのですが、「日々の電話のやりとり等のノートをつけて見せろ」といってきます。でも、全てを書いていると時間通りに終わらないし、残業はさせたくないようです。
顧客名簿もないし、前任の方の退職の仕方もうまくいかなかったようで、いろいろと書類の整理等もしていきたいのですが、今の状態だとそれもいつになることやら。また、総務部長と上手くやれるかどうかも自信がありません。社長とは上手くいっているのですが・・・
ポイントレスの質問ですが、秘書業務が上手く行くように、また人間関係が上手く行くようにアドバイスをいただけたら幸いです。

回答No.3

indiaa · ベストアンサー

こんにちは。

部長と社長の間、というのはなかなか難しいですよね。
私も、組織上の上司である部長と、仕事の支持を受ける社長との間で悩んだことがあります。

ご質問のケースだと、派遣社員ということですから、まずは契約書を見てみてください。
契約書上の業務は何と書いてありますか？
そこに「社長秘書業務」とあったり、書面には「事務」としかなくても、口頭で派遣会社の担当者から「社長秘書の仕事」と言われていれば、それを派遣会社の担当者に相談してみてください。

そうでない場合も、仕事が遂行しにくいのであれば、まずは担当者に相談されるのがいいと思います。担当者が×の場合は、その会社の相談窓口へ。
いきなり社長に直訴して総務部長がへそを曲げると、次の更新を渋られる可能性もありますから、まずは筋を通す意味で、派遣会社に聞いてみてください。

立場が難しいと思いますが、やりがいのある仕事だし、がんばってくださいね。

お礼

アドバイスありがとうございます。派遣会社の担当がやっとわかった状態です。でも、あまりあてになりそうにはありません。でも、相談しないとどうしようもないので、一度お話をしようと思っています。もうすぐ、初めての契約更新なので、そちらの件も含めて、もう少し状況を見守ろうかと思っています。

回答No.6

kkk-1

お礼読みました。
まぁ、簡単に言ってしまえば、筋とか社会とか世間を知らない
アフォな会社だと思いました。
そういう（何でも、なぁなぁで通してしまう）
スタンスで仕事をしてけるひと達が集まったなという感じです。
「レベル低っ！」っというのが私の正直な感想。
もし私が派遣のコーディネーターなら
「うちの派遣スタッフをこんなレベルの低いトコにはおいてはおけません。
たいっへん申し訳ございませんが、こちらから引き上げさせていただきますっ。
今後のお取引も考えさせていただきたい。」
って言ってしてしまうところなのですが...
どうしてもその会社にこだわりますか？
残るだけのメリットってなんでしょう？
それらがその会社にあるのであれば、
そこの中にいる人間がどうであれ、
我慢するしてやりきっていくしかないと思います。
（だって、先に先にクギさしてきますものね。
...と、いう事は以前から今あなたが抱えているような事
あったって事ですよね。総務部長様（こーいーうひとにはあえて「様」つけてあげるわっ）はなんでもハイハイいう事聞いてくれるひと（自分の手下）が欲しいわけでしょう）
もう一つの手はもう少しだけこの会社にいて
自分の話をわかってくれるひとをさがす努力をしてみてください。
社内にそんな人が見つかればその方のお力を借りることも
できるかもしれませんものね。

に、しても今回は散々でしたね。
派遣のコーディネーターが全て悪いんですけどね。（能力がないのか仕事する気ないのか、なんだかわかりませんが、マジ頭来るぜっ。あら、あたしったら..言葉わるいわ～。）
適当にストレス抜いてくださいね。
そして、自分ができないから悪いとかって
自分のこと責めたりしないように。
ここに書かれてる方のアドバイスを参考に
ご自分のペースで..
それで、だめになったらとしたら
それまでの会社ですよ！
良い道が見つかること祈ってます。
明日は明るいぜっ

回答No.5

keroyon8888

元フライトアテンダントで、その後 社長秘書をしていました。（秘書検定２級所持）
「社長とのコミニュケーション」に問題が無いのなら 現在の御自身のお仕事に支障はないと思われます。
しかし、問題は「総務部長が、社長秘書を 自分の秘書代わりにしている」という
大きな、甚だしい勘違いをしていることにあるようですね。
残業をさせたくないのも、「人件費」などの、管理を問われるからでしょうし、「日々のやり取りが知りたい」のは、「社長の動向を知る、良き部下を演じたい」
という 野心（あさはかですが）です。
あなたの場合「社長秘書」なのですから、当然、「社長の情報に関する守秘義務」もあるのです。
迂闊に電話のやり取りを提出すると「漏洩」とも言われかねません。
（もし その部長が 他社に情報を売っていたら？？？）
伺った限りでは その 総務部長は「私は社長の秘書で、あなたの秘書じゃない」
といえば 逆ギレするタイプのように思えますので
社長に それとなく「社長に対する守秘義務を一番に尊重したいのですが
このような総務部長への報告に ご了承頂けますか？」と、社長に
遠まわしに 「総務部長にパシリ扱いされている事実」を知らせるのも一手段です。
現総務部長の「信頼度」や、社長が「部長を一括する」人格か、など疑問はありますが、
前任者の引継ぎは 本来「直接の引き継ぎ」があるべきもので
社長秘書となると、尚更デリケートなものです。
一番は「あなたは 誰の秘書か？」を見失わないこと、
また 総務部長には、何か言われたら「社長から最優先する課題を 受け取ったばかりなので、後で時間があれば伺います」などとかわしてみてください。
おそらく そんな部長には 社長に直接「あれは事実か」と確認する度量はないでしょう。。。（まして「俺を優先しろ」なんて言えないでしょうね）
秘書は 守秘義務もありながら 他社員との人間関係もあり、板挟みの要素はとても強いですが、「振り回される」ことなく「さばく」コツを得れば、
必ず 優先順位は見えてきます。
頑張ってくださいね！

お礼

アドバイスありがとうございます。また、お礼が遅くなり申し訳ございませんでした。
総務部長は信頼をされていないと思います。ほとんどの人が「変なやつ」と見なしているようです。（うちの＃２も含めて）ただ、銀行から来ているので（といっても、当初からうちの社員として来ておりますが）、みんな遠巻きに見ている模様です。
実は、今週は、ノートを提出するのをやめてみました。総務の仕事でいそがしかったのと、「社長秘書業務があるのでお手伝いできない」と断っていたのに、わけのわからない総務の雑用を総務副部長からせかされてさせられたからです。急に雑用をしろと命令されるので、自分の仕事の組立もままなりません。今回は同じ部署の先輩社員が手伝ってくれたので事なきを得ましたが・・・
この会社は、社員同士、また役員との距離が離れているので、どなたに相談していいものか思案中です。（同じ部署の先輩社員には相談してみましたが・・・）
アドバイスいただいたように、社長に「このような指示を総務部長から来ておりますが、ご了承されているのでしょうか？私は社長に対する守秘義務を最優先したいので、確認だけさせて下さい。」と直談判するしかないのかもしれませんね。
ただ、仕事を始めたばかりの時に、総務部長から「君は前の秘書のように、虎の衣を借りた狐のように、立場を利用して告げ口しないように」というようなことを何度も念押しされたのですが・・・
た

回答No.4

kkk-1

お疲れ様です。
経験者としてアドバイス載せておきますね。
まず、社長と呼吸が合っているのであれば、
第一段階クリアです。

まずはその総務部長の言う通りに事を進めてみては
いかがでしょうか？文章を読んでいる限りなのですが
彼なりに何か考えがあるように思えます。

その上で...

まず、状況を前任者のずさんな辞め方など現在の状況と
そしてあなたとして、いつくらいまでに
どうやっていきたいか（今後の対策）←ここ大事ね
という事を話す事だと思います。
その上での残業であれば納得してもらえると思いますよ。
それでも、残業をするなというのであれば、
どなたかに落着くまでの間仕事の一部を手伝ってもらうなどの
策が必要になってくると思います。

それでも
「そんな事やってる暇ない」と総務部長が
言われるようであれば、
まずはやれる所までやってみせて、
それで「無理だ」という事を納得して
いただくしかないと思います。
（ここまでやって見せないと納得できない想像力に
欠けている方も世の中いるんです）

もしかしたらその総務部長が
アイディアをだされてあなた様の
強い味方になってくれるかもしれません

人間関係を上手くやりたいと思うなら
相手を自分の「味方」にする事ですよ！
それが、業務をスムーズに持って行く
ポイントだとも思います。

バタバタして大変だと思いますが、
このバタバタの中大きなミスを犯さないようにだけ
気をつけて頑張ってください。

お礼

お返事が遅くなってしまい、申し訳ありません。
アドバイス、ありがとうございました。
さて、人間関係を上手くやっていきたいのはやまやまなのですが、この総務部長は会社でも「いやなやつ。口先だけのやつで使えない！」と思われているようです。
ただ、総務部長だけではなく、副部長、そして係長（全員男性）の全てが「秘書」という物を理解されていないようです。ちなみに総務部は私と女性の先輩をいれて全員で５名です。
「秘書業務があるので（急な）総務の仕事が手伝えない」と前もって断っていても、右から左。月曜日の朝の一番忙しい時間にしょうもない仕事（これ配ってきて）を頼んでくる。見ていたら「社長秘書業務」をしているとわかるのに・・・
ノートの提出をしているのだから、「私がどのような動きをしているのか」、また、目の前でどんな状態で仕事をしているかわかってもいいようなものなのですが・・・
最初から「あの人達には何を言っても無駄。それだけ頭が悪い」と思いこみすぎている私にも問題があるのでしょうが、それならば「どうやってあの頭の悪い人達を納得させたらいいのか」良い話の持っていき方がわかりません。
誰か役員に相談するべきなのでしょうか・・・

回答No.2

m-0923

私もOL時代セクレタリをしていました。1対1ではなく、一人で10人から15人の面倒を見ていましたので、いつも時間には追われていました。その時に習得したのが、「仕事を効率良く進めるのは自分次第」という事でした。

>電話のやりとり等のノートをつける
そのノートのフォーマットはどのようなものなのでしょう。何も無くて、まっさらなノートに付けるのであれば、項目（日にち、時間、相手の社名、氏名、内容、お返事した内容）をフォーマット化して記入しやすくしたらどうですか？更に、内容などはチェック項目にしてその項目に当てはまらない事柄だけをその他の欄に記入するようにするとか。「後でまとめてやる」とどうしても大変ですよね。

＞人間関係が上手く行くように
まず、「いつまでにして欲しい仕事なのか」をやんわりと聞いてみましょう。もし、急ぎでないのなら、「今、○○の仕事が急ぎで入っているので、その後になりますが、それでよろしいですか？予定では、○時くらいになるかと思いますが」と下手に、且つ、具体的に説明してはどうでしょう？私の上司もかなりの嫌われ者でしたが、私は必ず、話をきちんと聞いて上げていました。自分の意見が上司と異なる時でも、まず「そうですよね」と彼の意見を尊重したかに見せかけて、「でも、○○かもしれませんよね」とさらりと自分の意見を言ってみたり。

＞秘書業務が上手く行くように
朝、その日のこなすべき仕事を優先順位をつけて書き出します。それから、その日ではなくてもやっておきたいこと（顧客名簿作りとか）も書き出します。優先順位から仕事をしていっても、多分、電話応対やら急ぎの仕事やらでペースは乱されると思います。でも、運良く時間が空いたら、「やっておきたいこと」もできると思います。
頑張ってください。

お礼

お返事ありがとうございます。また、お礼が遅れてすみません。
さて、社長との距離は徐々に短くなり、良い関係を築け始めています。
ノートの件ですが、誰も「業務日報」等を提出していないのに、どうして私だけがしなくてはならないのでしょうか。しかも、「社長の一挙一動」がつつぬけになってしまいます。
顧客名簿（といっても電話番号と直接連絡が来るお客様のみ）もやっと作り上げ、会社の組織も少しずつわかってきました。
でも・・・一度も総務部長や副部長からタメになるアドバイスを受けたことがありません。どちらかというと「何もしらない」ようです。「社長秘書」に対する理解もすごぶる低いようですし。
わからないことがあれば誰に聞けばいいのか今はもうわかるので、あんまり関わりを持ちたくないのが本音です。

回答No.1

minamomo95

嫌われ者の下につくほど大変なことは有りませんね。何かをやりたいという気持ちはよく分かります。しかし、派遣という立場だと、非常に難しいですね。まずは、日報に明日の予定という部分を作って、「これだけをするには、貴男のはいる予知は無い」事をお知らせしましょう。
部長は、きっとかまって欲しいのです。ですので、ほどほどにおつきあいをして、なんとかかわせないでしょうか？
貴女がどのくらい働いているのか分かりませんが、社長に訴えるのも方法かも。また、社長業務を優先させるのももっともですが、２つ社長業務をして、１つ部長業務をするなど、また、優先したい業務を部長にはなして、部長に選択させる→その上で、社長からなにかいわれたら部長が…と逃げ道を作っておくといいですよ。
とにかく、派遣で有る以上、部長が貴女の職を握っています。注意して、おつきあいして下さい。
がんばってね。きっと誰かがあなたの事をみてるはずです。

お礼

お返事ありがとうございます。
さて、私の雇い主は契約書類上、総務部長です。
もし、会社が辞めろと言えば、私は「辞めてやる」とは思っていますが・・・
社長とはいい関係を保っています。様子を伺っていた役員からもポツポツ頼まれ事をするようになってきました。
足をひっぱってくるのは総務部のみ。（部長の他に副部長、係長がいる）
何のために社長のスケジュール表を配っているのか、私にはわかりません。社長のスケジュールを配らされているのだから、「お客様が何時に来るから私はその時間帯は拘束される」等がわかってもいいものなのですが・・・