秘書の役割

質問

現在の会社に転職してから１年がたちます。社長と顧問の秘書業務を独りでしておりますが、社長室は３Ｆ、顧問のお席はお隣という状況です。顧問はスケジュールの管理を
まかせてくれますが、社長は伺ってもなかなかお教えいただけません。また、別フロアーに社長室があるため、社長室に誰が入っているのか、社長が席をはずしているのかということが把握できません。また、席がお隣ということもあり、顧問のフォローが先行してしまい、お二人が事務所いいるときは、お二人に満足してもらえているのかどうか、不安にかられます。
秘書としてこれでいいのか、秘書の責任を果たせているのか、どうしたら上司と信頼関係を築くことができるのかと疑問ばかりが渦巻いております。どうすれば、現状を打破できるのか、アドバイスを宜しくお願いいたします。

回答No.2

mokkomoko · ベストアンサー

私も長い間数社にわたり秘書をしておりましたので、お気持ちはよく判ります。
アドバイス出来る事は、それぞれ社長も顧問も人間だと言う事。
まず秘書をおとりになる際に社長室と顧問室を別にして、どちらに秘書を置くかなどよく考えた上で今の状況になった筈です。
職種や、企業規模にもよるとは思いますがきっと社長様はご自分ですべてを把握し、企業機密を出来る限り外にもらしたくないのかもしれません。
それくらい繊細な方が会社を経営されているというのはとても心強いと思い、要求された事は完璧にこなす程度に留めて置く方が社長様の求めている秘書なのかもしれません。
無理に信頼関係を築くより、どういったお人柄かということをよく考えて行動をなされば自然と時間をかけて信頼関係が築かれていくものだと私は思います。

ただ、きっと外部からお忙しい社長様でしたら社長様のスケジュールを聞かれた時にお答えできないという辛さや業務的に滞る事態もあるでしょうから、ワークフローを社内ネットに入れる事をお勧めします。
万が一ネットワーク等に弱い社長様でしたら、お手伝いする事によって自然に接する機会も増えますしコミュニケーションや社長のお考えに触れる機会もあることでしょう。
一度社内のシステム管理者などにご相談されるのもいいかもしれません。

私もchoketさんのように気持ちが真っ直ぐなあまり、視線を１つにしか持っていけない時期がありました。
でもそれぞれのニーズに答えるのが大事なので、ケースバイケースを考えただすべてを把握するのが秘書業務ではないと言う事を念頭に置いて頑張ってください。

お礼

アドバイスありがとうございます。１２月～２月上旬まで、本当に仕事が上手くいかず、憂鬱な日々を過ごしておりました。
「今までのやりかたで評価されないのであれば、別の手を考えよう」と、社長のスケジュールがわからないので遠慮がちにとってきたコミュニケーションを、逆に積極的にとるようにしてみました。（うるさすぎる位に）連絡→報告を繰り返していくうちに、少しずつ距離が縮まってきました。また、歯車が狂い出したら、別の手を考えて、試行錯誤を繰り返そうと思います。
最低限の社長の指示を完璧に処理し、その後のフォローを気をつけ、お仕事をしていこうと思っています。
心のこもったアドバイス、ありがとうございました。

回答No.1

legalmindcorp

一応秘書をもつ側の立場の者です。
　こんな素晴らしい秘書をもって社長氏が羨ましいです。
　お伺いする限りで思いつきますが、姿はみえなくとも社長氏が呼んだときにすぐ出向いていけるような通信手段を提案してはいかがでしょう。

お礼

温かいお言葉、ありがとうございました。
まずは、社長とのコミュニケーションを取る努力を続けていこうと思います。