社長へのアポイント依頼の応対で

質問

秘書見習いです。社長へのアポイントの依頼の応対方法で疑問です。

状況は社長が不在で、自分は社長のスケジュール管理をしています。
アポイントを依頼してきたのは、初めて電話をかけてきた方です。
隣のエリアで営業する同業者の△△社長からの紹介だと名のりました。
（その社長は同業者ですが競合関係にはありません。）
基本的に当社社長は多忙で極力アポイントはとらないようにするのですが、
△△社長とは懇意にしており、紹介であれば断れません。
でも、この時点で△△社長からの紹介があったと確認が取れていません。

内容は以下の通りです。
「○○と申します。△△社長から紹介を受けましてお電話いたしました。近日中に伺って貴社の社長と御話がしたいのですが、お時間をとっていただけないでしょうか。」

ここで、どのような対応がよいのでしょうか？

回答No.3

noname#168529 · ベストアンサー

No.2回答者です。

＞その程度のことは秘書室で処理しろと言われています。

「△△社長からのご紹介とのことで、○○さんという方が
お会いしたいとおっしゃっていますが、いかがされますか？」

という確認は業務上必要な確認だと思うんですけどね。
こういう内容も秘書室判断ですか？

ん～、でも、この場合、たとえ怒られようが、
絶対社長にアポを取るか取らないか聞くべきだと思います。

回答No.2

noname#168529

なんだか営業っぽい電話ですね。

しかし、紹介は本当か嘘か分からないですし、
話を聞く聞かないは、社長に一度確認を取る必要があります。
勝手にアポを取ってはいけません。

なので、一つの応対方法として、

「お電話有難うございます。大変申し訳ありませんが、
現在、予定が流動的な状態でして、確定次第、
改めてこちらからお日にちをご連絡させて頂くという形でも宜しいでしょうか？」

この後、相手先の連絡先を聞いてください。

相手の依頼をある意味断るわけですから、
低姿勢で応対してください。

上記応対で「わかりました」といってくれると思いますが、
そしたら間髪いれず、「大変申し訳ございません。」とひとこと言うと印象が違います。

補足

回答ありがとうございます。
そうですよね。紹介が本当か嘘かわからないので困っているんです。
（本当に紹介なら△△社長から当方に連絡があってもいいのでは？と思っています。）

社長に確認したいのですが、その程度のことは秘書室で処理しろと言われています。

実際には一旦折返し連絡することとさせていただきましたが、
アポを入れるべきか否か悩んでおります。

△△社長の顔をつぶすことは厳禁ですが、
紹介でなかったら、当社社長から私大目玉をくらいます。
どうしたものか？？？

回答No.1

KonanEdo

社長に相談するのが一番です。
秘書が勝手に決める範中ではないです。
△△社長へ社長から確認することでしょう。

補足

そうなんです。そうしたいのです。
でも、社長が多忙なので、その程度のことは秘書室で処理しろと言われています。
なので、どう対応するのがよいか悩んでおります。
もちろん、△△社長の紹介が本当でなかったら大目玉をくらいます。