秘書の仕事とは(線引きについて)

質問

こんにちは。

2ヵ月ほど前より大学事務補助の仕事に就きました。

大学の先生の部屋で、
その先生のアシスタントをすると言った感じで
事務兼秘書の仕事と言った感じなのだと思います。

今まで事務の仕事はしていましたが
秘書の仕事はした事もなく、
「秘書の仕事ってどこまで？」という疑問がわきつつあります。

今までは会社のワンフロアに数十人位人がいて、
事務も何名も居て、
何か業務と言ったら、
事務のリーダーや前任者たちによって
ある程度、方法やルールが築かれていたり、
各自の業務(役割)がある程度決まっていて、
自分の業務(割り振られたもの)をこなすと言う感じでした。

今回事務補助と言う事でしたが、
対1名のアシスタントなので、
実質、秘書みたいなようなものだと思います。

先生自身に今まで事務補助員や秘書が付いていた事が無いので、
先生は、仕事の線引き(?これは自分の業務、秘書の業務と言う区別?)が
出来ていません。(確立されていません)

「何でもやって欲しい」と仰っているので、
私もいまいち
「どこまでがやるべき事で、どこからが「それは私の仕事ではないでしょ…」」と
言う事なのかがわからず、
何か頼まれると、
「(あ、はい…何でもですね…)わかりました」と言う感じなのです。

秘書(アシスタント?)なので、
何でもやらなければいけないのは納得するんのですが、
秘書と言っても仕事の出来る人ほど、
何でもはやらないと思うのです。

きちっと線引きをしていると思うのです。
秘書なりたての私は、その基準が判りません。

いま行っているのは、
　・資料作成
　・備品調達
　・会計業務
　・各課へ書類を出しに行く
　・先生のスケジュール管理
　・先生のメールチェック

　・部屋の片付け(←汚いです。捨てて良いか悪いかわからない物だらけ)・ゴミ捨て
　・お茶くみ
　・昼弁当調達
　・山積みになっている資料の分別+ファイル(先生は片付けられない人の様です)
　　(↑分別は自分で考えてとの事ですが、チンプンカンプンです)
　・
　・
　・
その他、細かい事があるのですが、
時々、身の回りのお世話係？？(汚い言葉ですが…家族か?!)と思う様な事などあり、
「これって事務補助の仕事なのかな…」と思ったりするのです。

私も気が強くはっきり言える性格と言うわけではないので、
断りづらいと言うのもあります。

先生は横柄な人では無く、穏やかな人で
私が仕事をすると「助かりますぅぅぅ～」と言った感じなので、
余計に線引きしづらいです。
家政婦さんが来たと思っているのでしょうか…

まだ始まったばかりなので、これからどんどん「何らかの仕事」を
頼まれると思います。

まさか、接待のお酌係とか頼まれやしないかと恐々としています。
それはさすがにセクハラなので断れるでしょうけど、
以前の会社には、組合やセクハラ・パワハラ相談窓口がありましたが、
この大学にはそう言うのが無いので、
あまりそれが悪い事だと言った感覚がなさそうです。

一つの部屋に2人しかいないので、
ずっと2人で過ごさなくてはいけないですし、
距離も取りづらくて
(密室過ぎて、物質的にも離れたいし、精神的にも距離を取りたい)、
「それは出来ません」と言えないですし…ちょっと息苦しいです。

どう仕事を進めて行けばいいのか?と思い、
他の先生に付いている事務補助兼秘書の方にお聞きしたのですが、
その先生先生で仕事が違う様です。

明確な線引きの基準があればいいのですが、
いわば、
一つの会社に社長と自分だけと言った感じで、
どう定めればよいかわかりません。

アシスタント業務の方法やご意見頂けますとありがたいです。

宜しくお願い致します。

回答No.2

k-841

#1です。お礼を読みました。

いまいち意図が伝わっていないようなのですが、「仕事」を「業務」という言葉に置き換えてお読みになってください。部屋の片づけは、先生の業務ではありませんから、秘書の業務ではないと思います。私がお茶くみは秘書の仕事ではないと言った背景にはそういったこともあります。また、メールチェックは本来先生でしかできない仕事なので、秘書がやることではないと思います。勿論個人的な物の調達は業務ではありませんよね。公費で雇う秘書なのですから、原則お金の出処が納得する仕事に限られるべきだと思います。

個々の頼まれた「仕事」について線引きがわからないのであれば、ストレートに「それは先生の業務ですか？」と逐一聞いてみればいいのではないでしょうか？

ちなみに「秘書さんが潰れそうです」とおっしゃいますが、確かに有能な方でそれゆえ、10時に出勤15時に退勤のパート勤務でも、全然仕事が足りませんとまで言われていました。今思えばもったいないことです。

回答No.1

k-841

前職では質問者様と逆の立場（秘書がついていた）だったのですが、正直なところ線引きは難しかったです。
一応、大原則として、自分でなければできない仕事以外をできるだけ秘書に任せる、という方針でした。
具体的には、
・私が承認した書類の処理
・広報や案内文の作成、私が承認した上でそれらの送付
・文房具や書籍等、研究用機材のような高額なものではない物品の購入、管理
・来客時の応接室や会議室のセッティング、お茶出し
などなどです。
自分や他の研究員向けのお茶入れはあなたの仕事ではないと言ってありましたが、気が向いた時にはコーヒーをいれてくれることもありました。
といいつつ、私は人に仕事を頼むのが下手だったので「秘書ができる仕事は秘書がやります、このままではパンクしますよ」と何度も諭されました。優秀な秘書さんでした。ありがたや。

抽象的な表現になりますが、「本来先生の仕事だけど、先生じゃないとできない仕事以外の仕事全般」とお考えになればよいのではないかと思います。逆に「先生の仕事」ではないことは秘書の仕事ではないと思っています。

お礼

ありがとうございます。

有能な秘書さんなのですね。
秘書さんが潰れそうです。
先生しかできない仕事以外の仕事は全般とは凄すぎます。
素晴らしいです。
私はそこまでの事が出来ません。
個人的な物の調達やら、論文の何かやら…は大学の特殊な事ですし、
自分の持ち出しものもありで、なんだかな…です。
今迄の会社で数名で分担していた事を1人でこなさないといけない事に
ちょっと驚いています。