カタログの電子化に使えるソフトは？エクセルでも大丈夫？

質問

こんにちは
中古機械の販売もしております。
昨今の不況でメーカーが次々と倒産や、閉鎖されるのも手伝って
以前の機械のスペックがすぐ分からないという問題が出てきました。
そこで、当社内にあるカタログだけでも
データベース化しようと思い立ちました。

とりあえず、Microsoft Office Excel 2007は入っているので
　1シート　画像をスキャナーで読み込む
　2シート　スペックを書き込む　メーカー型番、重量、用途など
ぐらいは出来るかな？と思います。
が、はたしてこれで、仕事のとき検索がかけられるのか？
例えば、○○の機械だけ呼び出す。
そんなことが出来なければ、紙を電子化しただけ。で終わってしまいそうです。
これを解決するエクセルの使い方とか保存・検索テクなどありますか？
もしくは、根本的に　○△ソフトの方が、
こんな風に処理できて使いやすい。
などありましたら、
初心者でもわかるように教えていただけると助かります。
ちなみにエクセル以外は使ったことがありません。
ワードも開いたことがないぐらいです。
よろしくお願いします。

回答No.2

koko88okok · ベストアンサー

使い方にもよりますが、ほぼ可能だと思いますので、以下に実施例を書いてみます。

1) カタログをスキャンして、PDFファイルで、専用のフォルダに保存します。
2) Excelには、「種類」「メーカー名」「型番」etc.を１行に入力して、「型番」にPDFファイルへのハイパーリンクを設定し、「種類」をキーワードに「並び替え」しておきます。

検索する時は、
「Ctrl＋F」キーを押して「検索する文字列」に「種類」、「メーカー名」、または、「型番」を入力して「検索」するか、
「種類」で「並び替え」していますので、スクロールだけでも「種類」は直ぐに見付けることができると思います。
検索された希望の「機種名」をクリックするとリンク先のPDFファイルが開くという仕組みです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
PDFファイルという辺りが鍵なのですね。
仕事の方手間に
いちいち入力は面倒だし、メーカーごとに表示方法が違うので
取りかかっていないんですが
前述のソフトをみつけ
行けそうな気がしてきました。
スキャンしたあとで、エクセルから並び替えなどしていけば良いのですね。
それぞれのカタログから1ページの表にするのがミソですね。
私は、1枚1枚タイトルをつけて保存かな～と思っていました。
これなら、検索も能率的です。
検索「Ctrl+F」キーは知りませんでした。これなら早いですね。
ハイパーリンク設定しておけば、画像も簡単表示するんですね。ナルホド。
使えるデータが出来そうな気がしてきました！

回答No.4

SortaNerd

紙書類のデータ化の際にはOCR(光学式文字読取装置)機能を持つソフトを使うのが常套手段です。
紙に書かれた文字で検索することができるようになります。
「OCR」で検索すれば色々と見つかるでしょう。
また、OCRソフトを使って文字情報を与えたPDFを一般に「透明テキスト付きPDF」と呼びます。この単語も検索に有用でしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
OCRって便利なソフトが出ていたんですね～。
今回まで知りませんでした。
しかも使えるレベルに進化しているなんて！！感激です。
透明テキスト付きPDFで文字情報も追加できるんですねえ・・
もはや、ついていけません。
でも、便利そうなので使ってみます。

回答No.3

hallo-2007

私だっら
とりあえず、Microsoft Office Excel 2007は入っているので
　1シート　画像をスキャナーで読み込む
　2シート　スペックを書き込む　メーカー型番、重量、用途など
を
　１、画像をスキャナーで読み込む
　２シートに　スキャンしたファイル名とスペック（メーカー型番、重量、用途など）を書き込み
　例
　A　　　　B　　　　　　　　　C・・・
　型番　スキャンファイル名　重量・・・
・・・
　３、検索表示用のシートを準備します。入力規則で　型番が選択出来るようにします。
　４、VLOOKUP関数で、選択した型番のスキャンファイル名、重量や用途が表示される様にします。
　５、HYPERLINK関数で、ファイル名のセルをクリックするとPDFファイルが開くようにすれば
如何でしょうか？

お礼

ご回答ありがとうございます。
VLOOKUP関数は使ったことがなかったのですが
左端の列で検索をかけるのですね。使えそうです。
　テーブルはどうでしょう、後が使いづらいのでしょうか？（ピボットテーブルは使うのですが）

その際、入力規則をかければ選択は容易ですね。勉強になります。
検索表示用のシートを準備するのがミソなのかな。

OCRソフトと併用してエクセルでデータベース化すれば
挫折せず、使えるデータになりそうな気がしてきました。

回答No.1

tadagenji

ＰＤＦファイルで各ページにひとつづつ載せれば、目次などで整理できます。

お礼

回答ありがとうございます。
PDFファイルが？だったのでもう一度質問したら、
　いきなりPDF to Data
というソフトを教えていただきました。
これなら、スキャナするだけで
検索までできるのかな？
と仕様書とにらめっこしています。
何だか道が開けてきました。