PCでの顧客管理について

質問

最近転職したのですが、営業で1人600～700件の顧客を担当し自分の担当地区をさらに4つぐらいにわけ色別の顧客カードを持ち、
顧客名、住所、電話番号、地図のページ数、前回訪問日、情報、毎月訪問～2、3ヶ月訪問、月末訪問、月初め訪問、20日以降訪問等の訪問周期を手書きで記入し、
その顧客カードの中から毎日20件ぐらいチョイスしてルート営業、新規開拓の場合はカードに情報記入するのですが、
カードは全て手書きで記入しており、お客様から電話があった時などはそのカードを探すのがとても大変です。
（ちなみに会社にはPCと言う物がなく、各自毎日カードとにらめっこし、カードを全て持参し、見ながら営業しています。）
自分のPCにエクセルで顧客をあいうえお順に打ち込もうと思ったのですが、携帯電話のあいうえお順や、グループ別の検索方法みたいに、
あいうえお順、地区別、訪問周期、訪問履歴、新規検索等をPCでできる方法はありませんか？
エクセルでなくてもいいです。PCにはアクセスも入ってますが使い方はわかりません。
また、こういうことはプログラムを作らないとできないのでしょうか？
銀行や、新聞社のように大量の個人の顧客を抱える会社はデータ管理はどうやっているんでしょうか？
できる方法を教えていただければ助かります。
お願いします。

回答No.4

ASIMOV

No.2　ASIMOV です

＞以上のことをエクセルですることは可能ですか？

出来ます

＞１行でA4でプリントアウトするのに収まるようにしたいのですが…

印刷用のシートを別に用意して、そこに検索・抽出したデーターを張り付ける事によって、どのようなフォーマットでも印刷することは可能です

＞購入履歴は受注商品をその都度納品日も記入していくと別紙でそれぞれの納品データ表がいるように思うのですが

順番が逆になりましたが、データーのシートは３つ作る必要が有ると思います
１．顧客名簿
２．日々の営業記録
３．受注リスト
受注リストは１商品１行とします
他に、必要に応じて印刷用のシートを作ります

＞例えば1行づつで顧客別のデータを打ち込んでも、○○商店をクリックすると別紙データでH21年11月、12月、H22年1月の購入履歴が開くようにすることなんてできますか？

ワンクリックでというのは無理ですが、オートフィルターで
顧客名、受注月日で絞り込めば容易に抽出できます

本来、アクセスを使うべき事案だとは思います
将来、会社全体の管理をやる場合はアクセスでなければ手に負えなくなると思いますが、現状、営業マン一人一人が個別にやる分には、エクセルでも十分できると思います
将来、アクセスに移行する場合でも、エクセルのデーターは生かす事が出来ます（アクセスに読み込ませる事が出来ます）ので、取りあえずエクセルではじめてはどうでしょうか

お礼

ありがとうございます。
とりあえずオートフィルターを勉強してデータ入力したいと思います。
会社での作業は難しいのでとりあえずは自宅で休日か夜の作業になりそうです。

回答No.3

bardfish

>銀行や、新聞社のように大量の個人の顧客を抱える会社はデータ管理はどうやっているんでしょうか？
そういうところは件数が数万件以上になり管理項目も多くデータアクセスも大量なのでOracleやSQL Server等のRDBMSを利用しています。古いシステムのところでは汎用機という大型コンピューターをいまだに使用しているかもしれません。

OracleやSQL ServerというのはAccessの親分みたいな位置づけです。

ご希望のデータ管理ならExcelで十分可能。
データ管理を工夫するのと初期データ入力が大変なだけです。

Accessでデータ管理を効率よくやりたい場合は、少なくともフォームやクエリー(アクションクエリー)を使えた方が良いですね。これが使えないならExeclを使った方が手軽で便利です。

補足

回答ありがとうございます。
No.2さんの欄に補足質問を書かせていただきました。
やっぱアクセスが必要ですか？
御教授願います。

回答No.2

ASIMOV

firsth2さんのやりたい事のほとんどはEXCELで出来ると思います

まず、データーを入力しましょう
データーは
1行目にタイトルを入れます
顧客名、住所、電話番号、地図のページ数．．．．．．
と、
そして、一つのデーター（１顧客分）は、横に長くなっても１行に入れます
そうしないと、並べ替えや検索のときに不都合が出ます
印刷は、別シートに印刷用のフォーマットを用意し、そちらにデーターを転送して印刷します
「訪問周期」については、記号化したほうが良いかもしれません
1,2,3,とかA,B,C,とか．．．入力が楽になりますし、検索、並べ替えにも便利です
1行目のタイトルに「オートフィルター」を設定します
あとは、このオートフィルターと並べ替えを使えば、ほとんどの作業は出来ると思います

補足

回答ありがとうございす。
補足です。
A、顧客名あいうえお順（住所、電話番号、地図P）
B、地区別（A,B,C,Dの4地区）
C、前回訪問履歴
D、購入履歴（商品は100種類ぐらいあります。それをさらに月別で）
E、訪問周期、毎月、2ヶ月、3ヶ月や月初め、10日以降、20日以降、月末等）
上記のようなこととを例えば
１、「○○商店」と言うお客さんでA～Eそれぞれの項目で検索できますか？
２、訪問日別検索、例えば11月20日訪問の顧客名、訪問件数、受注額の検索はできますか？
３、商品別検索、（例えばイ やロやハと言う商品を月別または過去イの商品を購入された50件、100件の顧客の検索をそれぞれ検索可能ですか。それぞれの販売額も）
４、新規開拓（1年以内）の顧客のみの検索（A～Eも）

以上のことをエクセルですることは可能ですか？
１行でA4でプリントアウトするのに収まるようにしたいのですが…（無理っぽいですか？自分のPCはA4のみ印刷可能、B4、A3は×）
購入履歴は受注商品をその都度納品日も記入していくと別紙でそれぞれの納品データ表がいるように思うのですが…、H21年11月、12月、H22年1月のように…。
例えば1行づつで顧客別のデータを打ち込んでも、○○商店をクリックすると別紙データでH21年11月、12月、H22年1月の購入履歴が開くようにすることなんてできますか？
勉強不足でオートフィルターの知識がありません。
会社が時代遅れなんで（PCとプログラムぐらい導入しないなんて時代遅れもいいとこですが…）
いい方法があれば、みんなにも教えてあげたいです。
御教授願います。

回答No.1

oraora777

>銀行や、新聞社のように大量の個人の顧客を抱える会社はデータ管理はどうやっているんでしょうか？
そういう大きな会社はウン百万とかウン千万とかするシステムがあるでしょう。

>PCにはアクセスも入ってますが使い方はわかりません。
でしたら本でも買ってきて覚えましょう。
本くらい経費で落ちませんか?

>また、こういうことはプログラムを作らないとできないのでしょうか？
Accessでも細かいことをやるとなるとVBAが必要になってくる。

補足

時代遅れの会社なんで経費なんて言葉はないです、筆記用具や、
営業に最低限必要と思われる物まで全てみんな自腹で買ってます。
今時営業マンの机にPCもない会社なんで苦労が絶えません。