- ベストアンサー
帳票の電子ファイルでの保存
弊社では、「売掛元帳」という、毎月、月末締め終了後に出力している紙の帳票があります。 元帳の中身は、1ページ単位で、顧客名、その月の顧客への売上、その月の入金状況、売掛金残が記載されていて、毎月数百ページ出力されます。 この売掛元帳を、今までは紙帳票とは別に、バックアップ的にMicrosoft Office Document Imaging というソフトを使って電子ファイル化（PDFのようなイメージ）していたのですが、この元帳を閲覧する機会がほとんどなく、無駄に保管スペースやインク代などコストがかさむので、今後、紙出力はやめて、この「電子ファイルだけ保管していきたい」と考えています。 この場合、電子帳票保存法にかかってくるのか、e－文書法にかかってくるのか、どちらでしょうか。 ただ、どちらを適用したとしても「ひっかかる点」があり・・・ ・電子帳票保存法の要件の1つ、「訂正加除の履歴」がおそらく見られない。 ・e-文書法で求められるタイムスタンプなど、お金がかかりそうである。 というのが、今のところの懸念です。 使用している会計ソフトは、IBMのGUI-PACKというもので、かなり古いバージョンのものなので、電子帳票保存法には対応していないと思います。 弊社のようなケースで、今現在電子ファイルだけの保存が認められている、という会社の方がいましたら、電子帳票保存法ではこうすれば認められる、タイムスタンプは今無料のものがある、など是非その辺アドバイスいただけたら、と思います。 よろしくお願いします。
- ksk1976
- お礼率82% (37/45)
- 財務・会計・経理
- 回答数2
- ありがとう数4
- みんなの回答 （2）
- 専門家の回答
質問者が選んだベストアンサー
文書情報管理士です。 >・電子帳票保存法の要件の1つ、「訂正加除の履歴」がおそらく見られない。 この要件は、データベースが「赤伝（修正伝票）」形式で構成されている必要があります。 例えば1000円の商品単価を900円に値下げしたとします。この時、1000円の単価データを900円に変更するのではなく、1000円のデータと-100円のデータが存在し、それを合算して売り上げを計算するシステムである必要があります。 システムの根本的な設計にかかわるので、そのシステムが「電子帳簿保存法に対応」と記載されていなければ確実にダメでしょう。 従って「e-文書法」以外に方法はありません。 >タイムスタンプは今無料のものがある ありません。 タイムスタンプ局は電子署名法で規定されていて莫大な経費がかかります。タイムスタンプ局専用のデータセンターを建築しないと認可されないこともあるくらいです。 今後も、国内外を問わずに「無料のタイムスタンプ」は存在しないでしょう。 補足ですが、われわれ文書情報管理士（と協会）としてはMicrosoft Office Document Imaging（TIFF形式）よりもPDF/A形式での保存をお奨めしています。 Microsoft Office Document Imagingは一社のみが提供しているソフトなので、Microsoftのサポートが終了すると貴社で保存した電子ファイルがすべて無効になるからです。それに対してPDF/A形式は国際規格であり、Adobe社に何かあっても他社がサポートする可能性が高いからです。
その他の回答 (1)
- eightman33
- ベストアンサー率56% (175/308)
法人税法上は、電子帳簿保存法に対応したソフトで作成されたもの 以外は帳簿として認められません。 電子帳簿保存法の申請は、来期から適用を受けようとする場合、 当期の決算期日の３ヶ月前までに申請書を提出する必要があります。 下記サイトをご参照。 更に詳細を知りたければ↓こちらをどうぞ。 http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/tsutatsu/kobetsu/sonota/980528-2/02/02_04.htm
お礼
＞法人税法上は、電子帳簿保存法に対応したソフトで作成されたもの 以外は帳簿として認められません。 これは初耳でした。 では、はなからこの法律は適用されないということですね。 国税庁のホームページなど関連ページは一通り見たのですが、「んで、結局うちのケースはどうなん？」ということになり、今回の質問となりました。 お答えいただきありがとうございました。
関連するQ&A
- 電子帳票保存法による請求書の保存について
よろしくお願いします。 現在、仕入先からタイムスタンプの付いた請求書をpdfで頂いています。 ですが、仕入先より「今後請求書にタイムスタンプは付与しない。」との通知がありました。 電子帳票保護法では、タイムスタンプを付与した請求書の保存が義務付けられていると認識していますが、こちら側でこのpdfにタイムスタンプを付与する必要があるのでしょうか？
- ベストアンサー
- その他（法律）
- 帳票を電子保存したい
今まで、紙に出力していた帳票を電子データに保存したいと思っています。 出力用のプログラムを使っているため、自分でデータに手を加えたりできませんが、とりあえず見れればいいので（データとして応用する予定はないので）印刷の際にフリーソフトで変換しＰＤＦ形式で保存することにしました。 しかし、専用の枠付の紙に出力することを前提としているため、数字だけのＰＤＦになり、見にくくなってしまいました。できれば閲覧の時にだけでも、枠を表示した状態で見たいのですが、例えば帳票の画像と重ねてみるとか、ＰＤＦではなくてもぴったりの保存方法があるとか、何かいい手法はないでしょうか？ ＰＤＦの加工などしたことないですし、ＰＣ関係に詳しい方ではないので来れば、分かりやすい方法でお願いします。
- 締切済み
- Windows XP
- 電子帳簿保存法とe文書法について
会計上の「帳簿」「書類」を、紙媒体でなく電子形式で保存する場合、電子帳簿保存法とe文書法が絡んでくることは知っています。「帳簿」「書類」と各法の関係について、理解を明確にしておきたいと思います。今の私の認識を下に書きますので、誤解などありましたらドンドンご指摘いただけないでしょうか。 ●「帳簿」―総勘定元帳など (1)電子帳簿保存法の申請により、帳簿のデータベースを保存しなければならない。 (2)e文書法の申請の対象にはならない。したがって、同法に基づき、一貫して電子計算機を使って帳簿データをPDF形式の「電子帳票」として保存して置くだけでは認められない。電子帳簿保存法に従った、データベースの保存がなければならない。 ●「書類」―損益計算書など決算書類 (1) 電子帳簿保存法の対象外。従って、データベースとしての保存は必要ない？ (2)-1 e文書法の「（紙をスキャンした）電子化」の対象外だが、同法の「（一貫して電子計算機を使って作成した）電子保存」の対象である。 (2)-2 従って、一貫して電子計算機を使って、PDF形式の「電子帳票」として作成・保存して置くだけで良い？というか、それが推奨されている？ (2)-3 でも、求められる検索機能の要件は、帳簿の場合と比べても、さほど甘くなりはしない？帳簿の場合と同等程度の検索機能は、求められる？ (2)-4 また、その場合は必ず、全てのPDF保存した電子帳票について、タイムスタンプや電子署名が必要で、コストもかかる？
- ベストアンサー
- 財務・会計・経理
- 電子帳簿保存法とＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔ
お世話になります。 販売管理システムから出力される得意先元帳が毎月Ａ４用紙で２０ｃｍほどになるので電子化できないか検討しています。 ＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔによりＰＤＦ化しておけばいいように思うのですが、電子署名やタイムスタンプの保証などいろいろ条件があるようです。 電子帳簿保存法に適合したＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔの運用事例などありませんでしょうか？
- 締切済み
- 財務・会計・経理
- 電子文書の正当性
e文書法、電子帳簿保護法などで電子文書を保存する際には、 保存するファイルに電子署名とタイムスタンプを添付することとありますが、 何か問題が発生した場合、そのファイルが正しいものかどうかは、 どのように検証するのでしょうか？ 例えば、A社が持っている特許権に対し、B社が先使用権を主張し、 B社内で作成された先使用を証明する電子文書（電子署名、タイムスタンプが添付されている）が提出された場合は、 A社はどのようにそれを検証すればいいのでしょうか？ または、国税局の税務調査が入った場合、証拠書類として電子保存されたファイルが提出された場合、 国税局はどのようにしてその文書（ファイル）が、正しいものであるか検証するのでしょうか？ 文書の電子保存について困っています。ご回答、よろしくお願いいたします。
- 締切済み
- その他（ITシステム運用・管理）
- 電子帳簿保存法について教えてください
カテ違いかもしれませんが、よろしくお願いします。 現在、電子帳簿保存法の申請を考えておりますが、いわゆる「得意先元帳」「請求書控」等、販売実績の履歴となるような帳票類も、電子帳簿化することは可能でしょうか。また、電子帳簿化する場合、一部分だけの申請（例えば、総勘定元帳だけ等）というのは許可されるのでしょうか。 ご存知の方、教えてください。
- ベストアンサー
- 経営情報システム
- 電子帳簿保存法のタイムスタンプ付与
顧客から預かった資料をに電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ付与をやってほしいと言われました。 スキャナー自体はシンプルなものでメーカーに聞いたらスキャナーにはタイムスタンプを付与する機能はないといわれました。 そこでスキャナーでPDF化した後にタイムスタンプを付与したいのですが、そういったソフトはあるのでしょうか。
- 締切済み
- 経営情報システム
- 弥生会計 法律で定められた保存帳票とは
教えてください 今度、会社で「弥生会計」を導入することになったのですが、帳票として何を出力・保存しておけばよいのでしょうか。 法律で定められた保存帳票とは何なんでしょうか。 いままでは税理士事務所で伝票と現金出納帳、総勘定元帳などをもらってましたが、その程度でよいのでしょうか。 よろしくお願いします。
- ベストアンサー
- 財務・会計・経理
- 文書の電子保存について
e文書法に基づいて文書の電子保存を検討しています。 その際、見積書、発注書、請求書などの相手方が発生する文書において、 １）こちら側は電子的な保存、相手方には紙での発行でいいのでしょうか？ ２）相手側に紙で発行することがOKの場合は、こちら側での保存形態は、 電子文書あるいは、一旦スキャニングした電子化文書のいずれが 適当なのでしょうか？ ご回答、よろしくお願いいたします。
- 締切済み
- 財務・会計・経理
- 経理ソフトでの帳票類
経理初心者で、来年から手書き台帳からソフトに変更になります。入出金伝票や納品書は使用しないで売掛台帳と銀行帳への入力のみです。この場合、売掛元帳とか売上日報や入金明細など色々な帳票類があるのですが、何を出力しておくのが良いのでしょうか？
- ベストアンサー
- 財務・会計・経理
お礼
「e-文書法」以外に方法は無いんですね・・。 タイムスタンプも有料でもらうしかない、と・・・。 ここで愚痴ってもしょうがないですが、「紙」であれ「電子ファイル」であれ、出ているデータは同じなのに、なんで電子化のハードルはこんなに高いんでしょうね。 改ざんの余地なんで、どちらにせよあるでしょうし。 しかし、かなり参考になるアドバイスでした。 ありがとうございました。