ビジネス 謝罪編

質問

いつもありがとうございます。
ビジネス謝罪文でお知恵を借りたく、お願い申し上げます。

とある委員会の評議員という立場である上司がその団体の
年に1回開催される会合に当社参加予定だったにも関わらず、参加が困難な状況になってしまいました。
いわゆるドタキャンです。

当日は議事録署名人にご指名をいただく予定で承諾をいただきたいと
お話をいただいていたたにも関わらず、御断りも併せた謝罪の言葉がみつかりません。。。。
今回のドタキャンに少々困惑気味ですが、
先方に欠席のご連絡と署名人にはなれない旨を伝えたいのですが、
締めの文で何か謝罪文に適したものはありませんでしょうか？
状況が状況なだけに、慎重になります。。。。。

例-
●日開催の評議員会ですが、当初出席とさせていただきましたが、
やむ終えない事情により、●●の出席が困難な状況となってしまいました。
誠に申し訳ございませんが、このたびお声掛けいただきました議事録署名人の件においても、
皆様のご理解を賜りたく、併せてお詫び申し上げます。

・・・・？

いかがでしょうか、締めの部分で文末にさらに謝罪をいれるべきでしょうか、ご教示いただければと思います。

回答No.2

ojisan-man · ベストアンサー

こういう場合、直接先方に出向きお詫びするのが礼儀です。

そこまでするほど大切な会でないというなら手紙で良いでしょうが、当然「本人」から委員会の責任者宛に出しましょう。
事前に電話ででも了承を取るべきでしょうね。

文面としてはこんなところでしょうか。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成２１年○月○日
○○委員会会長　□□様

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご指導ご高配を賜り、ありがたく厚くお礼申し上げます。
　さて△月△日開催予定の貴委員会に出席を予定いたしておりましたが、万止むを得ない事情により、出席することが適わないこととなってしまいました。誠に申し訳なく心よりお詫び申し上げる次第でございます。
　また既に仰せつかっておりました当日の議事録署名人につきましても、その任を果たすことが出来ず、重ねてお詫び申し上げる次第でございます。
　本来であれば参上しお詫び申し上げるべきところではございますが、それも適わず、私の不手際により開催直前での欠席辞退となり、皆様方に多大なご迷惑をおかけすることを、ただただ申し訳なく伏してお詫びしお願い申し上げる次第でございます。
　誠に勝手な申し様ではございますが、何卒ご賢察賜りますよう心よりお願い申し上げます。
　まずは書中をもってお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

お礼

大変参考にさせていただきました。
コアな委員会ですので、それほど規模は大きいものでもないのですが、
信用を失いかねないですので、慎重になりますね。
まずは、お電話でお世話になっている担当者様へご連絡を差し上げ、
運営局長の方に、上司の代わりに私が謝罪いたしました。

ojisan-manのとても素晴らしい文章に、感動してます。
今後謝罪の場面を作らないように努めたいと思いますが、万一のために、
頭の片隅にいれておきたいと思います。

ありがとうございました。

回答No.1

flouring

困難な状況となってしまいました

の後に、「ドタキャンという難しい時期に欠席を決定した詳しい理由、それについての謝罪」の文と、「自分の非に対しての補填」の文を入れた方が良いとおもいます。
なぜ？という理由はできるだけ詳細に。そして謝るだけでなく、それに対して今後どう埋め合わせるか、今後こういうことがないよう努力する旨がないと、ただの謝罪文になって重みがなくなります。

お礼

大変参考になります。
謝るだけでなく、誠意をみせる文面ですね。
参考にさせていただき、上司に代わり、私が謝罪いたしました。
なんとか、事なきを得ることができましたが、なんとも先方には申し訳なく・・・