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同窓会の準備はどうすれば？
- 同窓会の準備について質問します。幹事を任されたが、経験がないためどうすれば良いか分からない。具体的な準備事項や連絡方法を教えて欲しい。
- 同窓会の準備をするためのヒントや注意点を教えてください。いつから準備を始めれば良いか、場所や連絡方法についても知りたい。
- 同窓会の準備についての質問です。大学生で初めての幹事経験で戸惑っています。具体的なスケジュールや連絡方法について教えてください。
- ruby_0573
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先日同窓会幹事を終わらせたばかり（年齢は少し植えですが）です。 幹事大変ですが、やりがいもあると思います。頑張ってください。 >いつごろから準備をすれば？来年2、3月あたりにやる予定 開催まで３，４ヶ月ですから、準備を開始して良い時期です。 >どこで？居酒屋とかですかね？予約したほうがいいんでしょうか。 お店は皆が集まりやすければ居酒屋でもOKと思います。ポイントは、同窓会なので話しやすい環境のお店、皆が行きやすい場所を選ぶことです。 具体的には、あまりうるさくない、移動して話せるスペースがある（狭い会場だと移動ができない）、先生を呼ぶのだから若者向けすぎない店、予約時間が短すぎない（２ｈｒきっかりに出される店もあるけど、盛り上がったところでだされることになり残念になる）等でしょうか。 又、１５名以上だと以外と場所が限られます。参加者人数は概略でも早めに確定させることが必要と思います。 >連絡はいつ？どうやって？同級生（7人）と一つ下（7、8人）、先生 2月に開催するなら、年明け早々か今月末に連絡したら良いと思います。年末年始はあわただしいので、確実な連絡を（下記参照） >手段は電話？手紙？ 電話はお互いに忘れるのでおすすめできません。ちょっと面倒ですが、往復はがきで返信連絡してもらうのは確実です。（手紙で連絡して返信はがき入れるのもOK） はがきでない場合、電子メールも有効と思います。連絡、返事とも確実に文字に残るので良いです。但し全員が電子メール持っていることが前提ですが（たまに携帯無い人もいるので。。。） >卒業以来連絡を取ってない人も多いです。 とのことですので、まずは参加予定者全員の連絡先を確認することが必要かと思います（同窓会の最初の難関はこれです）。これはすぐに動き始める方が良いと思います。住所、電話、電子メール、が分かればBESTです。 楽しい同窓会ができると良いですね。
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・いつごろから準備をすれば？ 問題は「全員の住所が把握できるか」ということです。出来ているのなら、それほど急ぐことはないのですが、出来ていないとこれが手間取ります。まず、早急に全員の連絡先を確認しましょう。 ・どこで？ お住まいの環境がわかりませんが、私なら、中学校の近くの料亭の一部屋を借ります。他の客とトラブルもありません。 ５．６人なら居酒屋の一角でもいいのですが、大勢ですと他の客との交差も有り、落ち着いた話が出来ません。 テーブルも別れますから、盛り上がったテーブル、シーンとしたテーブルと雰囲気もバラバラになりがちです。 料亭には、早めに「仮押さえ」をしておきましょう。でないと「その日は結婚式があるの」なんて言われたのでは、もう間に合いません。 伝える項目は、出席者は大体何人で、予算はいくらぐらいと言っておきましょう。逆に「いくらぐらい掛かる？」と聞いたほうがいいかもしれません。 飲む人、飲まない人もいるでしょうから、料亭との話に三千円ほど上乗せして会費を決めればいいでしょう。 ・連絡はいつ？どうやって？ 先生には、電話で早めに伝えましょう。先生には会費をもらいませんから、会費のことは伏せておきましょう。でも、一万円ぐらいの祝儀は持って来ると思います。 そのとき、足のことを聞いておきましょう。酒の席ですから、車では来ないと思いますが、電車の乗り継ぎなどがあるのでしたら、会員の中からお迎えに行くとか、タクシーを回すことを伝えておきましょう。そして、帰りのタクシーを確保しておきましょう。 全員には、言った、聞かなかったをなくするため、一ヶ月前に往復はがきで連絡しましょう。 ここでの問題は、急に来れなくなった場合のときです。料亭には「人数に変動があるかもしれないが、正式な人数はいつまでにすればいい？」と確認しておきましょう。全員には、これより後の欠席は会費をもらいますと伝えておいたほうがいいでしょう。 もし、二次会があるようでしたら、「ここから先は割り勘」としましょう。
お礼
りょ、料亭・・・ 学生の自分には縁のない場所なので気が引けますね・・・ 詳しく教えて頂きありがとうございます。
- ogawa_sora
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今晩は。 Ｑ１．いつごろから準備をすれば？ ＞春休みになる来年2、3月あたりにやる予定 皆さんが大学生なら問題ありませんが、社会人になっている方が いたら、２、３月は年度末なので忙しいかも知れません。 （来年のカレンダーだと３月の20、21、22が連休です。） Ｑ２．どこで？ 出身地か別な場所でやるかです。 田舎に帰ってやるか、旅行を兼ねて何処かの旅館等で行うか。 此は、Ｑ１にも絡んで来ます。（社会人の人が簡単に休みが取れるか？ です） ＞居酒屋とかですかね？ 後輩も呼ぶとなると、法律上未成年が存在する可能性があります 注意して下さい。（アルコール関係） ＞予約とかしたほうがいいんでしょうか。 当然、２０人近くの人が入る訳ですから予約が必要です。 その時、一人頭の金額を店側に提示して下さい、そうすれば料理 等は、店側で考えてくれます。 但し、提示した金額が飲み物込みか、別かをはっきりさせて下さ い。（店側が料理に掛ける金額が変わります） Ｑ３．連絡はいつ？どうやって？ そろそろ準備に入った方が良いです。（名簿作成） １）全員の所在地の確認（一番厄介な仕事） ・各人の実家に連絡し現住所を教えて頂く ・友人等に連絡先を教えて貰う ・卒業名簿などで調べる（実家の住所が記入してあるはず） ２）出欠の確認 ・常に連絡を取れる人にはＴＥＬでも良いです ・暫く会っていない人には、往復葉書に今回の集まりの趣旨 を書き、出欠の確認を取ります（会費等も記入すること） （正月に帰省し出会った場合は口答でも良いです） 葉書は年明け早々に出して下さい ３）恩師には、手紙で趣旨説明をし、極力出席して頂きたいと書 いて下さい。（場合に依っては交通費を皆さんで負担して下さい） この時、恩師の方々は必ず「志」を持参します、それを遠慮 する旨の一筆を書いて下さい。（恩師は招待すると言う考えですよね？） 最後に、追加料金が出た場合は、幹事さんが負担するのではなく、恩師 を除いた方全員で割り勘にして下さい。 後、幹事さんは二次会までが仕事です（冗談？）←その場の雰囲気で決 めて下さい。
お礼
料理は店で考えてくれるんですね。それは嬉しい。 確かに未成年者がいるのでアルコールは気をつけないとダメですね。居酒屋で注文がソフトドリンクだけってのはまずいのでしょうか？
お礼
詳しく教えて頂きありがとうございます。 若い人向け過ぎるお店とかよく分かりませんがいろいろ探してみます。 連絡は往復はがきですね。参考になります。 あとは時間をどうすればいいのか・・・ 何時くらいから何時間くらいやるのが適当なんでしょうね？