同窓会のやりかた、特に幹事経験のある方お願いします

質問

こんにちは。自分は高三でもうすぐ卒業します。気が早いかもしれませんが自分はクラスの委員長なんで幹事をやると思うのですが、いままでそういう経験がないので同窓会ってどうゆうふうにするのかわからなくて質問させていただきました。いくつか箇条書きで質問させていただきます。ひとつでも回答できるという方はお答え願いたいと思いますのでよろしくお願いします。
(1)同窓会はいつ頃、もしくは何年おきぐらいにやるのがいいのでしょうか
(2)日にちはどうゆう手順で決めるんですか　あらかじめこちらから日にちを提案するべきなのか。しかし、たくさんの人に来てもらうにはその提案した日にちだと無理という風な感じでなかなか集まりそうにないと思うんです。
(3)どうゆう所でやるんですか　やはり居酒屋とかですか二次会とかもするんですか
(4)同窓会の参加費の回収の仕方　みんなで居酒屋とかで飲んで帰りにその値段を割り勘するのがいいのか、先に参加費と言ってお金を回収してその予算を考えて飲み食いしてもらうほうがいいのか

ちなみに自分のクラスの同窓会の規模は45人程度です

回答No.3

noname#48502 · ベストアンサー

1で回答した者です。
お礼文に書かれていることについて補足します。

>景品を同窓会で用意したり、会報を作ったりするんですね。
→絶対にそうするという場合ではないですよ。ただの飲み会というのでも十分ですが、二次会、三次会も全て飲み会では参加者もつまらないでしょう。
例えばビンゴをしたりボウリングに行ったら順位付けして一位には景品をプレゼントするというイベント的なことを考えた場合に景品もあればさらに盛り上がりますよというアドバイスです。
同様に会報も単なるアドバイスです。強制ではないし絶対にやるわけではない。ただ、会報を送ると必ず送り先に届いたか、住所があっているか確認できますから、万が一携帯等で連絡がつかなくなった方とも連絡が取れるツールができるわけです。緊急時の保険です。質問者さんが、「できるだけ多くの方に参加してもらいたい」と強く思っているようでしたので、一つの提案です。

>思ったのが会報のための郵送料ってその作成した人の負担になるんですか。
→最初の回答でも申し上げましたが、会費の中でまかないます。つまりその分だけ余分に徴収するわけです。通信費として。欠席者する方への通信費も必要になりますので、一回の同窓会であまった分は次に繰り越せるように管理するのも大事です。２番で回答されている方も、葉書代について書かれているので同様に参考になると思います。

お礼

お返事ありがとうございました。
おかげさまで問題が解決致しました。これで同窓会のキャスティングも頑張っていけそうです！

回答No.2

mimidrop

(1)集まりたくなった時

(2)幹事が提案します。
　　お正月・ゴールデンウィーク・お盆など実家を出て行った人達が来易いようになるべく連休を選びます。

(3)居酒屋・ホテル・レストランなど。
　　盛り上がれば三次会ぐらいまでは行きますね。

(4)参加費として固定費を徴収します。二次会からは別にその都度の支払いです。

大体の流れを以下に書きますね。
有志で集まる（地元に残っている人がすることが多い）
　↓
日程と場所、予算など大まかに決める。
　↓
場所の予約・値段交渉
　↓
同窓会のお知らせを作成（往復はがき）　
　日時・場所・参加費用を明記
　二次会に参加するかどうかを明記しても良いかも知れませんね。
　メールや電話でも構いません。その場合は出席の確認だけで後日詳細をお知らせしても良いと思います。
　返事の締め切りを最低１ヶ月前にしましょう
　↓
お店に最終の予約
　↓
当日
　参加費は受付で頂きます

参加費用には葉書代を含めます。

抜けていたり多少おかしなとこはあるかもしれませんがこんな感じです。幹事は大変ですが頑張ってください。

お礼

自分が質問をしていないところまでお答えくださいましてありがとうございます。同窓会をやるための手順はとても参考になります。

＞抜けていたり多少おかしなとこはあるかもしれませんが
とんでもございません、分りやすかったです。

回答ありがとうございました！！

回答No.1

noname#48502

すごく仲がいいクラスではない場合、クラス会も個々にという感じで…私の場合小学校のクラス会はよくありますが、中学・高校はやってないです。

小学校の頃のクラス会は一番最近で２年前に幹事をやりました。
(1)同窓会はいつ頃、もしくは何年おきぐらいにやるのがいいのでしょうか
→決まりはありません。これから地方へ出てバラバラになる人が多い場合は毎年夏休みみんなが帰省する時期とか、２年おきとか、４年おきとか、何か節目がある時期（１回目は成人式の時期、２回目は大学卒業の時期、３回目以降は誰かが結婚するごとに）など

(2)日にちはどうゆう手順で決めるんですか　あらかじめこちらから日にちを提案するべきなのか。しかし、たくさんの人に来てもらうにはその提案した日にちだと無理という風な感じでなかなか集まりそうにないと思うんです。
→全員に合わせるのは不可能です。予め日にちを決めておいて、出欠を確認します。できるだけ早い時期（２～３ヶ月前）から予定を立てておくと、仕事等止むを得ない場合以外は都合がつけられるはずです。

(3)どうゆう所でやるんですか　やはり居酒屋とかですか二次会とかもするんですか
→一次会は必ず予約します。居酒屋、バー、貸切の個室など。
二次会以降も予約する場合もありますが、だいたい一次会の雰囲気で、カラオケ、ボウリング、再び居酒屋など決めてから出欠をとります。
事前に二次会の会場を予約してしまうと、一次会で帰る人がいる場合は決まった時間（２時間）とかで帰らざるを得ません。店を出なくてはならなくなるので。一次会しか出られなくても「あと１時間くらいなら大丈夫だわ～」という人を強制的に帰さなくてはならなくなるので、二次会は当日時間を決めて予約するのがオススメです。

(4)同窓会の参加費の回収の仕方　みんなで居酒屋とかで飲んで帰りにその値段を割り勘するのがいいのか、先に参加費と言ってお金を回収してその予算を考えて飲み食いしてもらうほうがいいのか
→事前にある程度予算とお店を決めます。コース７品飲み放題つきで2980円とかなら、同窓会の連絡と出欠の確認をする時に「当日は会費3000円で行ないます。みなさんの参加お待ちしてます」という風に連絡します。一人20円分のおつりは、幹事の連絡代とかでもらってしまってOKです。律儀に集めると、お釣りが～など面倒なことになります。もちろん、コースで3000円ならちょっきり3000円で集めてしまって問題ありません。できるだけ端数を出さない会費にした方が便利ですよというお話です。割り勘は１円単位まで気にする人が出てくるので、幹事がきっちり端数が出ないように決めてしまった方が楽ですよ。
もし、景品などを用意する場合は500円単位くらいで集めるといいでしょう。

ちなみに、世の中、携帯があればいつでも連絡がとれるから楽だと思ってしまいがちですが、それは間違いです。45人もいれば、数年後に連絡がとれない人は何人も出てきます。
出来れば卒業前に住所録を作成して、１年に１回は同窓会報を出されると連絡がつきやすくなります。ただし、今は個人情報保護法がありますので、管理は幹事が責任を持ってやることが前提です。決して先生一人には頼まないように。先生は何百人と生徒を抱える職業ですから。
一年に一回会報を出すと良い理由は引っ越しても郵便物は１年以内なら転居先に届くから。ネタは何でもOKです。「在住所の確認」や、先生やクラスメイトからのメッセージ会報。または同窓会直後にお送りして同窓会報告などをされると、欠席の方にも情報が伝わるのでよろしいかと思います。
ちなみに、管理者は毎年年賀状を欠かさず出すと、より良いかもしれませんね。会報のネタもあつまりそうですし。

最後に一つ。クラス委員長＝幹事ではありません。連絡先の管理は代表して委員長がやられる方がいいかもしれませんが、幹事は向き不向きもあるし、地元に住んでる人のほうが断然仕切りやすいです。
幹事は持ちまわり制という方法もとれます。次の幹事は誰と決めて、幹事をやる方にその都度連絡先を教える方法です。
頑張ってください。

お礼

早速の回答ありがとうございます！！
すごい参考になりました。また、新しい情報もいただけて感謝してます。
景品を同窓会で用意したり、会報を作ったりするんですね。ただ、思ったのが会報のための郵送料ってその作成した人の負担になるんですか。