外出中の社員宛にFAXが届いたら

質問

事務をしている者です。
先輩から、外出中の営業社員宛てにFAXが届いた時にわざわざ先方に電話して「ただ今○○宛てにFAXを頂きましたが、外出中ですので戻りましたら渡します」と伝えるようにといわれます。
（営業社員には何も連絡などせず、届いたFAXを机の上に置いておくだけです）
それがものすごく無駄な事のように思えて仕方ありません。
そんな事で電話されても相手にとっちゃ何の意味もないと思うのです。
相手だって急用だったら本人に電話なりメールで連絡するだろうし、自分ならFAXを送った会社からそんな電話がきたところで、「わざわざ電話口まで呼び出されたけど、結局渡したい相手には届いてないんだよね！？」と思ってしまいます。

FAXへのお礼電話は必要ですか？
マナーとして正しいのですか？

回答No.1

ymmasayan · ベストアンサー

ちょっと変ですね。
昔ならいざ知らず営業は携帯電話を持っているわけですから
１．ＦＡＸが届いた旨とタイトルと顧客名を伝える
２．中身を読んでくれといわれたら読む
３．あとは営業さんが判断して早めに帰社するか顧客に電話するかを決める。

先に相手を巻き込むのは失礼だと思います。
とにかくスピード対応できない会社は淘汰されますよ。

お礼

回答ありがとうございます。
「先に相手を巻き込むのは失礼」というのはもっともだと思います。
それを先輩方にどう伝えればいいのか悩んでしまいます。
下っ端が意見でもしようものなら逆上しかねないので。

回答No.5

so-long_0831

私の勤務先ではお礼？電話はしていませんね。

多数の得意先、取引先がありますが、こちらから流したＦＡＸに対してお礼？電話が掛かってきた事もないです。
（何のお礼なのかな？）

忙しいのにＦＡＸが届いた位で電話されても迷惑です。
少なくとも私は。

本人不在であれば、営業、内勤、上司等誰宛でも内容確認はします。

内容により担当営業に連絡（メール）したり、指示を仰いだり、
営業に電話しなくても、内勤で判断できる内容だと、勝手に判断して処理したり（稀にに怒られる事もあるし、逆に処理しないで怒られる事もある）

また、注文等であれば、こちらからお礼のＦＡＸをします（納期回答を兼ねて）

営業の指示を仰げない場合（出張欠勤等）は、発信元に電話を入れますね。

その返事により、処理の方法を考えます。

ＦＡＸが相手に届いたかどうかは、ＦＡＸの機能であると思うし、
相手も分かってると思ってます。

内容をみて判断するだけで充分じゃないでしょうか？

至急の時とかはＦＡＸと同時に電話連絡がありますよ。

お礼

回答ありがとうございます。
内容を見て判断するのが最善ですね。
長年の習慣が染み付いてしまった先輩方になぜそんな電話が必要ですか？とは恐くて面と向かって聞けないので、ここでお聞きしてよかったです。

回答No.4

tokichim

私ならFAXの文面次第ですね。
ざっと見て至急とか緊急とかの類の記述があれば、営業社員に連絡を取って指示を仰ぎます。連絡が取れなければ送信元にどのくらい急ぎなのか確認します。

ただ、基本的にはFAXは郵便と同じで当日～遅くとも翌日に伝わればいいものと考えます（運が良ければ即座に伝わる）。
緊急の伝達事項ならば、#3のご回答の通り、送信元なり、あるいは送信元と約束した営業社員なりから「FAX届いた？」とアクションがあってしかるべきだからです。
FAXだけで緊急伝達を期待するのはちょっと使い方を間違えてない？といいたくなりますね。

結論としては、普通はFAXを宛先の机に置いておくだけでよい、でいいと思います。余裕があれば「FAX置きましたよ」とメモか口頭でも伝えてあげた方がいいでしょうね。他の書類に埋もれてしまうこともあるので。

お礼

回答ありがとうございます。
その先輩方はメールを使わない人たちなんですが、もしメールを仕事で使い始めたら、届いたメールにもお礼の電話をしそうで恐ろしいです。

回答No.3

takuya1663

たまたま人事総務などで実務を担当してきた者に過ぎません。

基本的に新入社員の研修においては、ご質問のような場合は状況や緊急度合いなどもあるかと思いますので一概に断言はできませんが、逆に送信する方が基本的にＦＡＸが届いているか確認を入れるようにと「送る」側の立場でそのようなことを指導してきました。

緊急の要件などがあれば電話や会社に電話をいただいた場合においても電話などで伝えることがごく当たり前のことかと思います。

新人には送信した側が送った方に万が一相手が用紙切れや蓄積されたままや、放置された、あるいは正確に○枚送付したという送付状を含め○枚が届いたかと確認するようにと新人研修などで教えた記憶があります。

肝心なことは緊急性や優先度に応じて正確に用件が伝わったかが目的かと思いますので機密性が高い場合などは相手方に待機していただく、または受信したら送っていただいた相手に連絡というのが基本的かと思います。

ＴＰＯに応じて違う面もあるかと思いますが、受信した方が送付された側ではなく、送信した方が問い合わせるのが基本かと思います。
勿論例外もあるので断言はできませんが、当然送っていただいた方も緊急性や機密などにより手段を変えることもあるかと思います。

間違いではないとは思いますが、業務上また取引上に応じた対応をするのは当然相手側かと思います。

参考程度にでもなれば幸いです。

お礼

回答ありがとうございます。

回答No.2

nek6531

はじめまして。
マナーには詳しくないのですが、自分だったらどう感じるかお答えさせていただこうと思います。（長文すいません）

１．外出中の営業マンの立場だったら
　外出して、帰社したら机の上にＦＡＸ。急ぎの用件でなければ良いのですが、急用もしくはクレームや問題などであった場合、非常に焦ります。内心「内容くらい少しは確認して、電話くらいくれても。。。」と事務員さんの対応の悪さを感じてしまいそうです。
　確かに急用であれば、相手側は直接営業マンに電話などするかもしれませんが、それはこちら側の勝手な推測や思い込みの範囲でしかありません。基本的にお客様からの用件は、どんな手段で届いたものでも全て急用だと思っておきましょう。たとえ急用でなくても、対応が早ければ満足してもらえることになります。

２．ＦＡＸを流した相手側だったら
　電話をもらえたことで、一応ＦＡＸはちゃんと届いたことは確認できて、その点については感謝しますが、回答については得られていないので、「結局回答はいつまで待てばいいんだろう」「今日中に回答が来るのだろうか？」と思ってしまいます。厳しい人であれば、「この会社の事務員と営業マンの連携はどうなってるんだ？」と会社の体制に不満を感じたり、「この事務員使えないな」とあなた自身の評価がマイナスになってしまうかもしれません（後日、営業マンに伝わったら損ですよね）

個人的意見ですが、以上を踏まえ
１．ＦＡＸの内容を確認
２．営業マンに連絡、内容を伝え対応を仰ぐ
３．営業マンから相手側に連絡してもらえるのであれば、それでＯＫ
４．営業マンから指示が出た場合は、その指示に従って行動（相手側に回答する等）
５．営業マンに携帯が繋がらない場合などは、相手側にＦＡＸが届いたことと、対応をしているが連絡が取れない旨を伝え、引き続き連絡を続けることと、対応が遅れていることについてのお詫びをする。
（連絡がつかない場合は、他に対応できる人は社内にいないかなど対応を考え、それでもどうにもならない場合は、再度相手側に状況説明とお詫びをする）

基本的には、このような対応で良いかと思います。
ただし、ＦＡＸの内容はその都度確認して、その内容によって臨機応変に対応を変えることは必要だと思います。
要するに、相手のことを考えて行動を起こし、きちんとした対応を行えばよいのかと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
やはりFAXの内容次第での対応でいいんですよね。
余談ですが今の会社は正直あまり営業と事務の連携が取れてないと感じます。