帳簿と伝票について

質問

この度、学校のPTA役員の会計を引受けることになりました。
今まで、帳簿も伝票も手書きのようでしたが、私がパソコンのエクセルで入力する事について、帳簿又は伝票のどちらかは手書きでお願いします。そして間違いは二重線で印鑑を・・・と元銀行に勤めている方に言われました。私は、金融関係の仕事をしていますし、会社の税務調査にも立ち会った事がありますが、今まで手書きでないといけなかったことはなく、戸惑っています。そこで専門知識のある方・又は経験者・自信のある方に質問です。
(1)会計ソフトを使用しない場合はパソコン入力は駄目なのでしょうか？
(2)株式会社と学校法人ではやり方がちがうのでしょうか？
(3)パソコン入力認めるという内容のしっかりしたサイトがありましたら教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.2

LuckyX · ベストアンサー

先ず、第１に、「帳簿又は伝票のどちらかは手書きでお願いします。」との要請の意味は、単にPC入力がダメの意味ではなく、以下の解釈と思われます。

１．「伝票」は、恐らく、出金伝票、入金伝票、振替伝票（請求書による預金からの振込み支払い時に使用）の使用を想定されていると思います。

もしそうなら、これら会計伝票は、「出金を要求する人」が起票し、領収書や請求書などの証憑を添付して、会長や担当役員の承認を得て、会計に回付されて、出金要請されるのではないでしょうか。もしそうなら、会計伝票の起票は、手書き（鉛筆はダメ）になり、承認は、印鑑かサインになるのではないでしょうか。

２．仮に、会計伝票を会計担当が起票する場合で、会計伝票の作成がExcelであっても、紙に印刷して、領収書や請求書などの証憑を添付して、承認が必要ですので、手書きでなくても、「紙の伝票」が必要になります。

３．会計伝票がこうして作成されると、伝票が手書き（あるいはPC印刷）の伝票になりますので、「帳簿又は伝票のどちらかは手書きでお願いします。」との要請をみたすことになります。

４．上記の会計伝票を原始伝票として、次に、「帳簿」を、Excelで作成することは可能です。この場合、「帳簿」は、紙に印刷して改ざん不能にしておくことがポイントです。Excelのデータファイル自体は、帳簿としては認められませんが、Excelで作成し印刷しておけば、その印刷した帳簿は帳簿として認められます。これは、会社法の会社も税法も同じです。

もし、修正が起きた場合、再度印刷するか、印刷した帳簿を二本線で訂正するか、ということになります。

「帳簿」は、現金出納帳、預金出納帳、仕訳帳、試算表を作成し、最後に収支計算表と資産負債表（貸借対照表）等を作成すれば完成です。ただし、必ず、複式簿記でできるようにする必要があります。

ご質問(2)について、株式会社も学校法人も銀行も上記の伝票と帳簿の関係は変りません。

お礼

回答ありがとうございました。
大変心強い回答でほっとしています。
本当に助かりました。
ありがとうございました。

補足

LuckyX様　ご回答ありがとうございます。

ご存知でしたらもう一つ教えてください。
銀行は、今でも手書きの帳簿なのでしょうか？

回答No.3

LuckyX

補足説明をいたします。

会計伝票の作成に関しては（下記＃１のケースです）、請求書の計上や銀行員の立替経費の請求伝票などの会計伝票は、経費清算システムや経費支払いシステムによって、多くはコンピュータ化してあると思います。（この会計伝票はコンピュータから印刷して保存しているケースが圧倒的です）

しかし、中には、これらを、まだ手書きしている場合はあると思います。

会計帳簿については、今頃手書きしている銀行はないと思います。（あるとすれば、本当に例外中の例外かと思います）。

会計帳簿は、大手銀行、中堅銀行では、税務署に電子帳簿の承認を取って、データの修正がトレース可能なシステムや、CD-ROM等の書き換え不能電子媒体で保存したりしています。もちろん、仕訳帳などは、まだ紙に印刷して、承認印を押して、保存しているケースもあります。

帳簿の全体の体系において、コンピュータデータ、紙、書き換え不能電子媒体などの組み合わせで、信頼性を確保しています。
（これは、“内部統制”と言います。）

以上ですが、ご質問の答えになっていますでしょうか。

回答No.1

mukaiyama

＞帳簿又は伝票のどちらかは手書きでお願いします。そして間違いは二重線で印鑑…

他人から改ざんの疑いをもたれたくなかったら、やはり手書きの原始記録も必用です。
パソコン入力だけでは、あとからいくらでも取り消しや訂正などの変更ができます。
しかも、変更した痕跡が残りません。

もちろん、人間ですから間違えて入力することもあります。
それはそれで訂正しておけばよいのですが、誤入力であったことの証拠を残しておかないと、あらぬ疑いをもたれかねません。

＞(1)会計ソフトを使用しない場合はパソコン入力は駄目なのでしょうか…

会計ソフトでなく汎用の表計算ソフトでは、計算式の設定などが間違っていないか、第三者の検証が必用になります。
他の方に、余分の手間を掛けさせます。
会計ソフトをお持ちでないなら、手書き、手計算が無難です。

＞(2)株式会社と学校法人ではやり方がちがうのでしょうか…

学校法人だからというのではなく、他人のお金を預かっているのですから、やむを得ないでしょう。

＞会社の税務調査にも立ち会った事がありますが…

個人商店や会社と PTA とを混同してはいけません。
商店でも会社でも、経理に関してそれなりの知識がある人しか、帳簿を見たりしません。

一方、PTA は税金とか経理とかに全く疎い人が大半なのです。
監査役を請けた人もたぶんずぶの素人でしょう。
「郷に入らば郷に従え」
です。
素人の人でも検証できる帳簿でないと、嫌われるのはいた仕方ないことです。

お礼

＞「郷に入らば郷に従え」

そう思ったこともありますが・・・

＞素人の人でも検証できる帳簿でないと、嫌われるのはいた仕方ないことです。
収入に－16000とか私には？？？なのです。しかしそれが
素人でもできる帳簿なのでしょうね
　（振替伝票を起こせないからこのような帳簿になるのですよね。）
正しい会計のやり方ではなく、素人ができるようなやり方でなくていけないということですね。
ありがとうございました。