社員調査書を記入して貰うのは個人情報保護に引っかかる？

質問

こんにちは。
私は会社で総務事務をしているものです。
従業員に提出をして頂いている“社員調査書”についてお伺いしたく、質問させて頂きました。

当社は社員・パート問わず、従業員の入社時に労働者名簿や身元保証書と一緒に“社員調査書”を記入して貰っています。
内容としては労働者名簿と重複する部分があるのですが、主には
・現住所（本籍の都道府県名含む）
・緊急連絡先
・家族構成（生年月日・同別居の有無・扶養の有無・職業）
・自宅付近の地図
・通勤方法（車体番号と車種等）
です。
人を雇い入れるのに、履歴書や労働者名簿だけでは分からない個人の情報を、少しでも多く認知しようと、この書類を３年前から導入しました。

この度、長期在職者に再提出をお願いしました。
会社としては今後３年毎にお願いする予定です。
労働者名簿の更新にも利用します。

実は今回、一人の従業員から、
「何のためにこのような個人情報を収集するのか？
　使用目的は何？」
と聞かれました。
会社としては、従業員の現在の状況を把握するために提出を…と思ったのですが、確かに昨今の“個人情報の保護”が謳われはじめてから、何かと前面に押し出してくる方も多い問題です。
この従業員も入社の際にはすんなり記入した書類なのに、なぜ今回このような事を聞いてくるのかな？とは思いました。
ちなみにこの書類は、履歴書等と一緒に個人毎にファイリングして、鍵のかかる保管庫にて管理しています。

長くなりましたが、このような書類の提出をお願いするのは“個人情報保護法”等に違反するのでしょうか？
もともとは当社の親会社が従業員に記入して貰っていた書類の引用で、当社社長は「あると便利だから」と、特に何も考えずに導入を決めました。
総務をしている私としましても、日々変わる状況の把握にこういった書類は仕事にも使えて便利なのですが…。
ご指導お願いします。

回答No.2

uho-iiotok

＞個人情報保護法”等に違反するのでしょうか？

まず、会社が個人情報保護法の適用事業所にあたるかどうか。
該当しないのであれば同法としては違反も何もない。

＞「何のためにこのような個人情報を収集するのか？使用目的は何？」

何のために収集するのかは説明義務があるので説明しなくてはならない。
内容的にはNo1の方が答えているように、雇用する上で必要な項目なので
個人情報を適切に管理していれば断る事は出来ないかと。

お礼

お答え、ありがとうございます。

最初に「書いてくれ」だけでなく、説明が必要なんですね。
雇用時に提出して頂く書類と全く同じものなので、まず疑問は持たれないだろうと思っていたのですが、訊ねてきた方は自分が過去に提出したことを全く忘れていたようです。
労働者名簿と重複している項目が多いので、説明が必要だとは思いませんでした。
以後は最初に説明をするように徹底したいと思います。