ノートの書き方・まとめ方

質問

現在、訪問介護事業所の総務として働き始めて２ヶ月になります。
総務といっても他事業所との連絡・ヘルパーへの伝達・資料作成・
同法人内のケアマネ事務所へ応援などが今の仕事内容で、
２ヶ月に１度の研修では社会福祉士としての意見や知識を
求められて話す事もあります。

日々、朝のミーティングから（お客様に関する事も含む）、
研修まで本当にノートを取ることが多いのです。
職員間のノートは既にあり、個人のノートも大学ノート
（キャンパス）を使って、以下３冊に分けています。

☆立ち上げ時の経緯から現在の朝のミーティング・
　打ち合わせ（顧客に関しても含む）についてのノート
☆法人の研修用ノート
☆業務日誌（実務経験を積んでいる最中のため必須）

今回、他チームとのプロジェクトに関わることになったため、
ノート作りをどうしようか？と迷ってます。
これ以上増やすと関わることが増える度にノートも増え、
荷物も増え、効率が悪いような気がします。
後々にも生かしやすく、仕事の幅を広げたり、効率を上げるには、
上２冊についてはまとめてしまって、時系列的に書き綴って
いった方がいいのかな？と思うのですが、どうでしょうか？

仕事のやりやすく、生かしやすいノートの書き方・まとめ方を
アドバイスください。よろしくお願いします。

回答No.2

Eudyptes

補足ありがとうございました。

さて、
＞後々にも生かしやすく
ノートって、あとで見直したときに、
１．探している事項がすぐに見つけ出せること
２．見つけ出したときに、すぐに内容を理解できること
がポイントだと思うんです。
ですから、文字よりは、図示の方がわかりやすいので、
←→とか○◇とか図形、記号を多用するといいかもしれません。
順接は→、逆接は⇔を使うとか。

時間があるならば、
ノートの数は減らさず、家もしくはデスクに置いておき、
会議中・ミーティング中は、メモ帳あるいは落書き帳
みたいなものに取り敢えず書き殴り、あとで用途別に
分けてある大学ノートにまとめる。

私も、仕事柄、顧客とミーティングや話し合いを持つことが多いのですが、
小さなメモ帳のみ携帯し、あとでPCにまとめています。

もしも、時間がないのであれば、大学ノートに直接書き込むわけですが、
そのときのポイントとして考えられるのは、色分けではないでしょうか。

＞上２冊についてはまとめてしまって、時系列的に書き綴って…
たとえば、
ミーティングは赤とか。さらに、重要なところは、蛍光ペンで上塗りすればよいかと思います。
項目別に、蛍光ペンで四角く囲ってしまうのも手だと思います。

蛇足ですが、
効率性を重視するのなら、厚めのノートを使い、
最初のページから、ミーティングの内容を書き、
最後のページから、研修の内容を書いていく。
つまり、逆方向に書いていくわけです。
真ん中でぶつかりますね。上下逆さまに書いていけば、向きや内容を
混同することもないです。

結論ですが、
ノートは紙である以上、量が増えてしまうのは、ある程度仕方のないことのような気がします。
しかし、ノートはあくまで記録であるため、現在の大変さよりも、
後に自分がノートを見直す必要が生じたとき、どのようにしておけば便利か、を考えることが大切だと思います。
そして、無責任な言い方になってしまい申し訳ないのですが、
ノートの使い方は個人差があると思いますので、ご自身にあった
使い方、書き方を試行錯誤しながら見つけていくことも
必要なのかなと思います。

長々と失礼いたしました。

お礼

ありがとうございます。１冊を逆さからつかってく発想はなるほど！私にはありませんでした(^_^;)同じ向きでも時系列で色分けをすることで多少は見やすくなるかもしれませんね。携帯に嵩張らなければ、自宅にノートがあふれても？それだけ関わってきたんだなという軌跡にもなると思うので、その点はあまり気にしていません。

回答No.1

Eudyptes

こんにちは。

補足をお願いしたいのですが、
必ず大学ノートを使わなければならないなのでしょうか？

たとえば、極端な例ですが、
・モバイルノート型PCを常時持ち歩き、必要に応じて打ち込む。
＋αでルーズリーフを使用し、図など必要な場合は手で書き込む。

などといったことは可能なのでしょうか？

補足

モバイルの場合、１消えてしまう可能性がある、２電源を入れなければ見れない、３前回の経緯なども話としてわかる必要があるので図なども含めてすぐ分かるように記したい、また、話した経緯が書き換えることによってわからなくなる、４職場的にそぐわないという点で不向きなんです。
また、ルーズリーフなどリング式のタイプは書きづらく、なおかつ管理上バラけてしまった時などに不便を感じると思うので、あまり仕事では使わない方がいいと思っています。
いずれにしても他愛ない会話からミーティングが始まったり、議論に変わることも多く、とっさにメモが始められて、記録が消えることなく、持ち運びにも便利という点で
普通のノートを使うことに決めています。