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入会申込書の返却

KAAZの回答

  • KAAZ
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回答No.1

貴社が5000件以上の個人情報を管理する一民間企業としてお話します。 >入会時に、入会申込書・(申込書に貼る)顔写真・住民票を提出していただいてます。 >申込み時の案内には、提出された書類を返却しない等の文面はありません。 つまり、顔写真と住民票に関しては、所有権移転がおこなわれたかどうかはっきりしていない訳ですよね。本来でしたら「返さない(譲渡を受ける)」旨予めと契約内容に盛り込んでおかれたほうが良かったのでしょうけれど…本件の場合お返しするほうが「正しい」と思います。 退会する方の個人情報を保有する意味も無いでしょうし。 貴社様式の申込書に関しては、所有権は会社側に有りますし、その元?会員の方は任意で書き込まれた訳ですから、書面を返却というか手渡す必要はありません。 「会社側で書き込んだ管理上の情報が載っており、見せるわけにはいかないし、差し上げられない」とお断りする事は可能です。 ただし、その情報自体を会社が保有する目的が変わってくる筈なので、個人情報取扱事業者は、変更された利用目的について本人に通知し又は公表しなければなりません。(個人情報の保護に関する法律第18条第3項) その方が「入会していた事や自分を特定するような情報は消去したい」と仰るのであれば、もし「病院カルテのような法定保管義務」が無く、管理上可能なら出来る限りその意向に合わせて差し上げると宜しいかと存じます。(消去部分を本人にマジックで塗りつぶさせるなど) または「情報を漏らさないよう○○の方法で厳重保管する。問い合わせ戴ければいつでも管理状態を説明する。万が一情報が漏洩した場合は、我が社は賠償責任を負うものである」などと記載した文書を作成してお渡しすると、相手側では安心なさるかも知れません。 以上、ご参考まで

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質問者

お礼

ありがとうございます 退会することによって、情報の利用目的が変わりますね。盲点でした。 当初この問題は、そもそも個人情報保護法の問題なのかどうかも疑問でした。 所有権という観点からすると、個人・・・法施行前であっても同種の問題は発生したかもしれないということですかね。

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