データベースで使わなくなった登録IDの整理方法

質問

製品を使用しなくなった、又は後継品が出た場合、登録したIDを後継品に振り替えて使用する場合、IDはどのように整理したら良いでしょうか。
Excelで製品に含まれている化学物質を各製品、CAS No.ごとに登録してデータ管理しています。
製品ごとに登録IDを振り、Sheet1に製品のIDのデータ、Sheet2に製品に含まれている化学物質を登録しています。IDを入力するとSheet1から製品を抽出し、製品に含まれている化学物質を入力するデータがあります。

考えている方法は
・後継品の製品IDはハイフンをつける
　例　ID 1-1 塗料A
　製品が2代3代と更新されたらハイフン後の数字が変化する。
・使わなくなった製品を過去使用の別のIDに振り直す
　例　廃盤・使わなくなった登録IDは別の番台区分にする。又はIDの前に何かしらの文字を付け加える。

廃盤・使わなくなった製品のデータも残したまま、IDを整理して管理しやすいようにしたいです。

実際にExcelデータベースをされている方、データベース管理に詳しい方ご教授下さい。よろしくお願い致します。

Excelは2016です。
Access・マクロの知識は皆無です。

回答No.1

chie65536（@chie65535） · ベストアンサー

＞・後継品の製品IDはハイフンをつける
＞　例　ID 1-1 塗料A
＞　製品が2代3代と更新されたらハイフン後の数字が変化する。
＞・使わなくなった製品を過去使用の別のIDに振り直す
＞　例　廃盤・使わなくなった登録IDは別の番台区分にする。又はID＞の前に何かしらの文字を付け加える。

ユニークID（登録ID）の一部に意味を持たせてはいけません。

商品が数千種類あるなら、IDを５桁に設定し、10000～99999を登録IDにします（数値として扱った時に1～9999は５桁にならないので、この番号はワザと使用しません）

ID12345の製品が廃盤になってもID12345は変えずに残し、備考欄に「廃盤」と書いたり、「廃盤フラグ」に「廃盤を意味する数値」を入力しておきます。

ID11111の後継品が出たら、新しい登録IDを附番して、そのIDに紐付いた「備考」に「ID11111の後発品」などと記入し「後継番号」に「先発品の登録ID」を入力します。

新商品が出た場合、登録IDの割り当ては「最大のID番号＋１」にして「間に抜けが無い」ようにします。必ず「抜けが無い通し番号」にします。

廃盤になって使わないIDだとしても、データ的には「廃盤になっています」という情報を残す為に「データ的に使用中」なので、他の商品に再割り当てしたり、IDを削除したりしてはいけません。

今ある登録ID一覧の表の一番左の列（たぶんA列）に、新しく列挿入して、その列の先頭行に、10000と入力して、オートフィルで連番を振って、それを「登録ID」として使い、今までの旧登録IDは「分類記号」とでも名前を付けて、別の項目として使用して下さい。

先に旧登録IDで表をソートしておいても良いでしょう。

登録IDに意味を持たせてはいけませんから、登録IDの他に「番台記号」「区分記号」「種類番号」などの項目を設け「同系統の製品には同じ番台記号を付ける」とか「同じ成分の製品には同じ区分記号を付ける」とか「同じ種類の製品には同じ種類番号を付ける」ようにします。

当然、何が何の番台記号なのかを表す「番台マスター表」や、「区分マスター表」「種類マスター表」も作ります。

商品マスター表の「番台」や「区分」「種類」には、必ず「100」「101」など、桁数の決まった「記号番号」を入力し、直接、内容を意味する文字列は入力しないようにします。

直接、内容を意味する文字列を入れると、商品ごとにマスター表の桁数がバラバラになり、後で困る場合があります。

なので、商品マスター表は、備考以外は「決まった桁数の英数字で構成される」事になります。

色々な項目の桁数を決める場合は、必ず「一桁多く」しておきます。区分が５つだったら、区分記号は10～99の２桁にします。種類が６０種類だったら、種類記号は100～999の３桁にします。ギリギリの桁数にしてはいけません。

また、商品マスター表や、色々なマスター表の最後には「すべて9で出来た、特殊ID」を入れておきましょう。どのマスター表も、ID番号は「昇順で並んでいる」ので、一番大きいIDを最後に入れておくと「表はそこで終わり。それ以上は検索しなくて良い」という「終端マーク」になります。

例えば、区分が４つあったら
A列 B列
10 区分A
11 区分B
12 区分C
13 区分D
99 END-OF-DATA
という区分マスター表になります。

補足

回答有難うございます。
早速、Sheet1のIDを1から0001に修正しました。
Sheet2の物質登録IDは製品登録ID＋連番にしました。

廃番の場合最大値の番号＋1にすると書かれていましたが、例えば、ID0129の場合、ID9129、ID99129ということでしょうか。

回答No.5

chayamati

Excelは2016です。回答№２、3、4です
補足
2023/11/20 20:31
残念ながら、Acccess自体導入されていません。
Excel2016でしか管理ができません。

＞データベースで使わなくなった登録IDの整理方法
　例　廃盤・使わなくなった登録IDは別の番台区分にする。又はIDの前に何かしらの文字を付け加える。
　廃盤・使わなくなった製品のデータも残したまま、IDを整理して管理しやすいようにしたいです。
◎乱暴ですが、ファイルを複製して、IDの列を削除して、試してください
　何か不都合が起こりますか

回答No.4

chayamati

＞Excelは2016です。回答№２,３です
　以下の事由で、アクセスが可能ならばアクセスに切り替えられる事をお勧めします。
・Excelは式、または値をどのセルにも入力が可能で都合の良いようですが
　複数人で使用するときは大変な危険が伴います
　せっかく作成した式が潰される恐れがあります

　若し、アクセスの環境がお持ちなら切り替えて下さい
　ID　の処理云々がありますが
　アクセスではIDはシステムの骨組みそのものです。
　添付図のようになります
　製品のIDと化学物質の製品IDとが1：Nで結ばれていますね。
　これをリレーションシップと呼び、骨組みと呼ぶ所以です
　ＩＤのフィールド型式はオートナンバー型で修正不可能です
　その他エクセルとの違い
アクセスではエクセルの列に相当するフィールド毎に次のような定義が出来るため、
　情報の処理が標準化出来、仕組み設計と情報入力することを分担する事が出来ます
　1.データ型：テキスト型、数値型、日付/時刻型、オートナンバー型、,Yes/No型、添付ファイル型、コンポボックス型
　2.編集ロック,Yes/No
　3.入力順序

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補足

回答頂き有難うございます。
残念ながら、Acccess自体導入されていません。
Excel2016でしか管理ができません。

回答No.3

chayamati

あなたのお考えでよろしいでしょう
ただ、IDの管理、運用が大変です。しっかり運用マニュアルを作成して下さい。
名称で、顧客名：顧客略称、製品名：ブランド名：ニックネーム等複数定義もよいかも

回答No.2

chayamati

＞データベースで使わなくなった登録IDの整理方法
　・IDは通常、アクセス側で自動生成されるオートナンバー型のフィールドです、
　　・エクセル側では必要ありません。エクセルの列を削除します
＞製品を使用しなくなった、又は後継品が出た場合、登録したIDを後継品に振り替えて使用する場合、IDはどのように整理したら良いでしょうか。
　・履歴が残っている限りアクセス側で削除できません
　　廃番Fgを追加
　・エクセル側は意味の無い値のセルです。修正、削除は自由です

＞Excelで製品に含まれている化学物質を各製品、CAS No.ごとに登録してデータ管理しています。
　製品ごとに登録IDを振り、　
　　Sheet1に製品のIDのデータ、
　　Sheet2に製品に含まれている化学物質を登録しています。
　　IDを入力するとSheet1から製品を抽出し、製品に含まれている化学物質を入力するデータがあります。
　・これは本来アクセス側の処理ですが、IDの列に工夫が必要です。《入力規則》

考えている方法は
　廃盤・使わなくなった製品のデータも残したまま、IDを整理して管理しやすいようにしたいです。

＞Access・マクロの知識は皆無です。
　クエリはいかがですか　補足願います