急な商品取換対応について

質問

現在自分は事務系職種に従事しておりますが、今度入社する新入社員（中途入社）に対し教育担当をすることになりました。

たいていのことは自身の経験で指導できると思われますが、以下に記載することについてやや自信がありません。

そこで質問しますが、当該記載内容とそれにおける自分が考えている指導等は適切でしょうか。

記載内容（実務で想定されること）

ある商品について営業より得意先から商品の一部に不良があることにより急いで修理してほしいといわれたので、至急対応してほしいと連絡があった。それを受けて行う対応についてどのようにするべきか。

なお、連絡があったのは月の第一週後半・取引先納品手配は翌週月曜日、修理は外部委託しているものとします。

上記記載内容における自身が考える対応策

・当該事案が生じたことを上司に報告（上司から修理手配等をするように言われたとする）
↓
・修理業者に修理依頼（当該業者から修理する旨を伝えられたものとする）
↓
・修理してもらうことができることを営業に報告
↓
・修理完了商品が自社に届いたことを確認
↓
・上司に報告（必要に応じて営業にも報告）

回答No.1

hue2011 · ベストアンサー

流れは悪くありませんが肝心なことが欠けています。

工程管理です。

修理してほしいと業者に依頼した。その日付を記録する必要があります。
このとき、修理物納品予定日を確認して記載しなければいけません。
それを答えた相手の担当者名も記載です。

これをしないと、頼んでいるのにまだ来ないというときに説明がつきません。

そして、納入があったとき、ああ直った、じゃないですね。
検収が要ります。まともに修理されているかどうかの確認です。それには何日かの時間が必要かもしれません。

それを、まだ修理依頼をしてない、事前に計画しておく必要があります。

納入日にその期日を記録し、検収の記録を残して確認する必要があります。
そして、それをこちらから発送したとき、その期日の記録が必要です。

これらの記録はすべて上司責任者にわかるように報告されなければなりません。

この観点を教えておかないと、まだ来ません、自分のせいじゃないです業者の精です、みたいな間抜けな言い訳をすることになり、それが客先への迷惑になります。情報の管理が一番重要です。