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初心者が配布資料の取り扱いについて知りたい
- 初心者が配布資料の取り扱いについて教えてください。
- ISO9001認証取得の担当者として、品質目標実績報告書の提出や会議での配布資料の扱いについて困っています。
- どのようにして会議で使用した暫定資料を取り扱うべきか、意見をいただけると幸いです。
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『記録の管理』で、実際に捺印してある物のみを管理対象の記録とし、その写しは管理対象外とする旨を明記しておけば問題ないと思います。 ところで、配布（不特定多数に配る）と配布（特定の人に配る）の使い分けも必要かと思います。
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質問が絞られたので、もう一度（笑） 「記録」も「文書」の一部として扱われます。違うのは「記録はコピー配布できない」ということ、つまり「管理外」以外では配布しないほうがよいです。 品質記録が同一案件について２部以上あると問題になります。 したがって、文書にも共通で使える「管理外」という印を用意してコピーの場合は必ず押印してから配布しましょう。ちなみにコピーの権限がある人もきちんと決めておかないと後々問題が出ます（当社は認証取得６年目に問題発生）。 安全なのはコピーはすべて「管理外」というルールでしょう。
お礼
何度もご回答頂きまして有難う御座いました。意見を二通り頂き、回答者様のご指導の方が問題にならないと思いますが、出来るだけ「印」のルールを作りたくないのです。。。 第一次審査には「記録は、承認者が実際にサインもしくは押印したものを正式な記録とする。」でアタックしてみようと思います。 今後とも宜しくお願い致します。
基本的に会議で配布される資料に関してそこまで要求された覚えはありません。 確かに事務局は、資料の原紙及び、議事録の原紙は保管を要求されます。 小生が製造の管理者として行なっていた時も、品質不良に対する是正内容を求められた時に、その資料で説明しました。 それには、｢配布資料｣とも｢管理文書｣｢参考用発行｣も何も表記なしでしたが、別に指摘をうけてません。 (そこまで細かくない監査員だったからかも…) もし心配であれば、明確に基準化してうたったらどうでしょうか？ (明確にうたえば、問題ないはずです)
お礼
実例の回答を頂きまして有難う御座いました。 初めてですので「記録は、承認者が実際にサインもしくは押印したものを正式な記録とする。」でアタックしようと思います。 今後とも宜しくお願い致します。
ＩＳＯの書類棚に置かれた書類以外、 たとえば各自の机などに置かれた書類はすべてゴミとしていました。 ＩＳＯの監査でこれは何ですかと聞かれたらゴミですと答えなさいと上司に言われました
お礼
ご回答頂きまして有難う御座いました。名言だと思います。審査の時には状況により使ってみます。 今後とも宜しくお願い致します。
文書については、初めの頃は不安が多いと思います。 しかしISOというのは一貫していて、「○○という問題が起きる可能性が ある」ので「△△ということをしてはいけない」というストーリーが必ずあります。基本はこれをしっかり見極めておくことでほとんど解決します。 ちなみに外部審査（更新審査など）でもはっきりと「□□という当社の理由でこれはもんだいありません」と自信を持って発言することが大切です（嘘はいけませんが・・・）規格に違反していないかぎりOKです。 さて、問題のケースですが、「暫定資料」と表記してあるなど、「これは品質文書ではありません」ということが明確であればよいです。配布時に「管理外」などの印を押して配布すればいいでしょう。なにも表記していないと、ほぼ同一の文書で内容の微妙に違うものが存在することになりちょっと問題ですね。ちなみに、各自に配布する正式文書も「管理外」としたほうがいいと思います。これは後々、品質文書を破棄（保管期間切れ時）するときにすべてを漏れなく廃棄しなければ「不適合」となってしまうからです。手間も省けますし・・・。
お礼
＜なにも表記していないと、ほぼ同一の文書で内容の微妙に違うものが存在することになりちょっと問題ですね。＞ その通りだと思いますが。。。駄目元でアタックします。 何度も有難う御座いました。
お礼
初めてですので「記録は、承認者が実際にサインもしくは押印したものを正式な記録とする。」でアタックしようと思います。「実際の捺印」のアドバイスが解決の手段となりました。「配布」の考え方もいろいろですね。勉強致します。今後とも宜しくお願い致します。