初心者のための常識的な情報連絡方法とは？
- 初心者の方が知っておきたい、常識的な情報連絡方法について解説します。
- 情報連絡における「常識」とは何か、また口頭で説明する事項と資料作成について考えてみましょう。
- 資料作成と配布における注意点や問題点について解説します。
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初心者です。常識的な事項の連絡方法
こんにちは。 超初心者です。宜しくお願い致します。 ＱＭＳや規定類に細かく記述してしまうと記録が必要となるため、口頭で説明する事に留めている事項があります。うまく流れている時には「常識」なのですが、担当者や上司が代わった時には説明する必要があり、漏れをなくする為に「資料」を作ろうかと考えています。 資料は「メモ」として配布したいのですが、問題があるでしょうか？ （情報連絡のフローです）
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ご質問が抽象的で場合場合で違うとは思いますが、「メモ」というのは我々世界の単語で、ISO的には「品質（環境）文書」かそうでない一般文書かということになります。お話の感じですと「品質（環境）にかかわりがある文書のようなので文書名が「メモ」でも立派な「品質（環境）文書」です。したがって規格でいうとことの文書管理に則って管理すれば問題ありません。教育資料として配布する分の管理がしたくないなら、原本のみを品質文書として管理し、コピーを「管理外」表記すれば、いわゆるメモ扱いでも大丈夫でしょう。 ちなみに当社では配布するものはほとんどが「管理外」にしております。 そうしないと後々文書の期限が来た時に困らなくて済みます。
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