社内規定の文書審査に関して

質問

現在当社では、社内の規定や手順等の社内審査に１０以上審査に廻しておりますが、この場合、書類の審査が終わるのに相当時間が掛かり、効率の良くないシステムになっていると感じています。

近々このシステムを変更しようと計画しておりますが、みなさんの所では、この社内の規定をした文書等の発行はどのようにされているか参考程度に教えていただけないでしょうか？

例：審査する人は、○○○○、××××、▲▲▲▲の４人で済ませている等。
企業の内情により異なってくるとは思いますが、どうぞ宜しくお願い致します。
また当社では、将来的に予定してはおりますが、電子承認ではなく、用紙（捺印）での審査です。
よって、書式を送っての審査をしています。

回答No.1

noname#230359 · ベストアンサー

僭越ながらわが社での方法を参考に記載します。

規程文書の承認捺印は、
主管部門の｢担当｣、｢査閲｣、｢承認｣
(当該規程のメインになる部署)
発行部門の｢査閲｣、｢承認｣
(ＩＳＯ全社統括事務局)

の５つの捺印で発行しております。２部門なので、
１～２日で捺印発行できます。

規程内容自体の関係部門の確認は、全社委員会やメール
配布で事前整合を行いますが、
業務の主管部門の責任において部門長承認し、ＩＳＯ
事務局で規格要求や他規程の整合性を確認し捺印発行
する運営です。

こう見ると５つ捺印は多いかもしれませんが
参考まで(^^;;

(ちなみに標準書類の３次文書は主管部門のみです)

お礼

回答ありがとうございます。
なるほど、そのようなシステムになっていれば、
社内文書発行の手続きも早く済みそうですね。
そのような仕組みになるのは理想的だと感じます。
すぐには実現不可能ですが、最終的にそのように
簡素化できればと思います。

現在、コンサルも入って認証取得を目指していますが、文書管理に進展があるので、ご報告です。
全体で３つ捺印という事で、話を進めています。作成部署の作成者の捺印、作成部署の承認者の捺印と、管理責任者の捺印の合計３つです。
当社では、体裁的なもので、今まで社内審査ということで、多いときは、全部書14ほどに紙で廻していましたが、社内のローカルホームページで管理する予定にしています。
文書の発行前に、発行予定文書ということで、文書管理用のローカルホームページに1週間程掲載し、整合性をとったあと、捺印処理で1日かからない位となります。