行政文書の保存期間について

質問

職場で文書の整理を頼まれたのですが、平成２９年４月１日の時点で５年保存の文書で廃棄して良いのは平成何年度の文書までなのでしょうか、教えてください。

回答No.2

noname#235638 · ベストアンサー

年度単位の文書は
文書の発生年度の翌年度の初日（4月1日）から数えて保存し
保存年限が満了する年度の3月31日を過ぎたときに廃棄します。

例えば
平成２３年１０月３日（２３年度）に作成したものだと
平成２４年４月１日（２４年度）が保存起算日となり
平成２９年３月３１日（２８年度）に保管期間の満了

※作った年を数えない。

平成２３年度の文書は、平成２４年４月１日が保存起算日
なので
そこから５年保存する。
２４、２５、２６、２７、２８と５年
ですから
平成２９年３月３１日（平成２８年度）が満了。

お礼

すぐに回答いただきありがとうございます。丁寧な解説で無知な私でも理解できました。
明日、さっそく書類の整理と廃棄を実施しなければならないのでとても助かりました。
本当にありがとうございました。

回答No.3

noname#231223

保管期限が平成２８年度末以前の文書なら、廃棄できる…と考えがちですが、国の行政文書は期限満了だけで無条件に廃棄してよいとは限りません。
廃棄には内閣だったか総務省だったかの同意が必要で、期限が切れていてもそれが取れるまで廃棄できないのだそうですよ。

まあ、お勤め先がそういう国の決まりには縛られないところだとすると、２３年度以前の文書は５年経過しているので保存期限切れでしょう。

２３年度の文書は、２４年３月末までに作られたもので、保存期間の始まりは２４年度はじめ（２４年４月）から数えます。
そこから５年間だと、２９年３月末ですよね。

お礼

ありがとうございます。国の縛りはない文書なので２３年度以前の文書については廃棄するようにします。無知な私にアドバイス感謝しています。ありがとうございました。

回答No.1

hawa254

３月末締めとすると、
今日（２９日）はまだ平成２８年度なので、
平成２３年度までです。

正確には、平成２３年３月３１日までの文書です。

お礼

早い回答ありがとうございました。明日の仕事で文書簿冊の入れ替えと廃棄を実施するので、平成２３年度の保存文書について廃棄したいと思います。ありがとうございました。