ドキュメントに保存してある文書の整理の仕方について

質問

自治会に関する様々な文書は、Ｗard　や　Ｅxcel　で作成し、その全てをドキュメント内に保存しています。

しかし、系統別に整理していないので、同じ項目の文書（例えば、毎回作成する議事録）があちこちにあって探すのがとても大変です。

これを、　　　　　平成２５年度自治会関係資料　　　　　を表題にし、　　

　　　　（総務）　　（会計）　等に項目分けしたうえ、そこで扱っている文書を同一項目に収まるように整理して保存出来れば便利だと思います。

なお、分類保存した資料は、別途ＤＶＤに保存したうえ、自治会資料として次期役員に引き継ぐこととしています。

どなたか上記のような整理の仕方（方法）について、初心者にも分かるように教えていただければとて

もありがたいです。

厚かましいお願いですが、よろしくお願い致します。

ご参考までに文書の内容の一部を例示しました。

　　　平成２５年度自治会関係資料

　　　（総務）　　会員名簿、　　会議議事録、　総会資料　　　各種募金　　その他
　　　（会計）　　予算案　　　自治会費の納付表　　その他　
　　　（厚生）　　健康相談　　　公園の清掃、　　その他　　
　　　（行事）　　盆踊り大会　　　親睦野球大会　　その他

回答No.2

koko88okok · ベストアンサー

下記URLのページをご参照下さい。

「新規フォルダーの作成方法(Windows Vista / Windows 7 / Windows 8)」
http://faq.epsondirect.co.jp/faq/edc/app/servlet/relatedqa?QID=010642

具体的には、『平成２５年度自治会関係資料』のフォルダーを作成し、そのフォルダーの中に『総務』『会計』『厚生〛『行事』の計４種類のフォルダーを作成します。

お礼

早速教えていただいた通り実行したところ、整理することができました。
ありがとうございました。

回答No.3

noname#224207

役員の引継ぎ資料としてお使いになｒうようですが、引き継がれた方が使い易いように分類整理された方が良いかと思います。
例えば、引き継がれた方が、盆踊り大会の準備に当たって知りたいのは「過去の盆踊り大会の準備では、どのような手順でどのようなことが話し合われていたのか」ということが一番知りたいのではないのかと思いますが如何でしょうか。
町内会の行事は左程多くはないと思われますので、行事ごとに分類整理しておいた方が後の方は使いやすいかと思います。
ご質問に書かれている分類ですと、盆踊り大会に先立って開かれた会議の議事録と予算が別々の分類になってしまい、後の方はあっちを見たり、こっちを見たりする必要があり、面倒な上に見落としが起きてしまいます。
各種募金についても、盆踊り大会の時にどれだけ募金があったのか、なかったのかを正確に把握しておいたほうが良いでしょう。つまり、募金についても、目的別に分けておいたほうが便利ではないのかと思います。
会計については、各種行事関係の入出金は各種行事に仕分けてしておいて、会計資料としては、町内会活動全体の入出金を把握することを目的とした、独立したものを別途作成して置かれたほうが良いと思います。
会議や総会の議題が複数あったときは、面倒でも行事ごと、議題ごとに重複整理しておいた方が後の方は判り易いと思います。
例：盆踊り大会と公園の清掃に関する議論があったときは、盆踊り大会のファイルと公園清掃のファイルとに重複保存する。

ファイル整理で最も厄介なのは、「その他」の扱いです。
取敢えず、何処へ分類したら良いのか判断が付かないものは、その場で「その他」へ放り込んでおいて、全体の整理が終わったところで、「その他」のファイルの中身を眺めて、類似した案件は、その案件の具体的な内容に即した見出しを付けてまとめておくとよいでしょう。
例：野良猫についての苦情、カラスに散らかされたごみについての苦情、会長さんの提案、市役所からの書類etc

会社や役所の書類整理ではありませんので、あまり恰好の良い「総務」だの「厚生」だのという名称は使わないほうが、かえって整理し易いかと思います。
但し、会計関係と総会関係は独立させて整理しておく必要があります。

お礼

とてもご丁寧な回答を頂きありがとうございます。
No.２さんの方法で解決致しました。
私の質問の仕方が悪かったと反省しております。

回答No.1

masatsan

作る資料は毎年ほぼ同じなので、年度別にフォルダ作って整理します。

お礼

ご回答頂きありがとうございます。
No.２さんの方法で解決致しました。