納品書とは 保管の必要性 保管期限

質問

毎日送付されてくる納品書　請求書と確認し保管しているが、必ず保管しなければならないのか？
ネットで調べても回答者によってまちまちで　請求書と確認が取れたら廃棄する会社もあるようですし
現在の法律での正確な情報を教えてくださるようお願いいたします。

回答No.2

yosifuji20 · ベストアンサー

通常の会社では税務署への対応が問題と思いますが、税務上はある取引を証明出来る客観的証拠がどれかということで保存するかどうかが決まります。
納品書、請求書の両方があるのは普通ですが、取引によっては一方がない場合もあります。請求書は納品が先にあって後払いで支払いを要求するものです。したがって現金取引では納品書や領収書はあっても請求書はありません。
ということはその取引の実態で判断するということですが、それと注意する点は取り弾きの明細がどちらにあるかです。納品書には明細はあっても請求書が合計金額だけということでは証拠になりません。
また締日の関係で請求額がこちらの月次購入額と一致しないこともあります。
こういうことを考慮して決算に計上した費用が正しく証明できるものを後でもわかるように整理して保存するのがコツです。
税務上の証憑は7年保存ですが7年前までさかのぼることは滅多にありません。3年程度をいつも出せる状態で保存し、それよりも古いものは社内のどこでもおいておけばよいでしょう。万が一の時には出せるという状態です。通常はまず出すことはありませんが、時にはなければ困ることは起こります。

回答No.4

QCD2001

もしかすると勘違いがあるかもしれないのでコメントします。

＞毎日送付されてくる納品書　請求書と確認し保管しているが、

この「納品書」というのは、質問者さんの仕入先が質問者さんの会社へ商品を納品したときに、請求書と一緒に送ってくる「納品書」と言う表題の書類ですか？
もしそうなら、その書類は「納品書」ではなく、「納品書用紙」です。納品された商品と照らし合わせて、間違いがないと確認したら、受領印を押して仕入先に送付します。すると、仕入先に対して「間違いなく納品された」ということを証明するために、質問者さんの会社が発行した「納品書」になります。

売買契約において、買い手は売り手に対して代金を支払う義務があり、売り手は買い手に対して商品を引き渡す義務があります。双方の義務が果たされたときに売買契約が終了します。このとき、買い手が支払いをしたことを証明するために売り手が発行する書類が領収書です。これに対して、売り手が商品を引き渡したことを証明するために買い手が発行する書類が納品書です。ですから、納品書というのは買い手が売り手に対して発行する書類です。

多くの場合、実際には売り手側が「納品書」発行のための「用紙」を作成し、買い手がこれに受領印を押して売り手に送付することで買い手が「納品書」を発行したことになるようにしています。しかし、この「納品書用紙」を売り手企業に送付しないでそのままにしている企業が少なくありません。そして、仕入先企業も「納品書」が戻ってこないのをそのままにしている企業が多いようです。

仕入先が送ってきた「納品書」という表題の書類は「納品書用紙」であるので、これに受領印を押して、仕入先に「納品書」として送り返します。

ご質問の「納品書」が、質問者さんの会社が他の会社へ商品を販売したときに販売先の会社から質問者さんの会社へ発行される「納品書」であるのなら、他の回答者のおっしゃるように7年間保存します。

回答No.3

BKgfsnd

納品書は、原則として期末の翌日から数えて7年と2か月、平成20年4月1日以後に終了する欠損金の生じた事業年度では期末の翌日から数えて9年と2か月、保存する義務があります（法人税法施行規則59条、26条の3ほか）。

具体的には、「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類」（59条1項3号）についてそのように定められているところ、納品書は「その他これらに準ずる書類」に含まれると考えられています。また、納品書は納品したことを納品した側が証明する書類であり、証明力が強いものですし、支払を促す請求書とは性質が異なることから、請求書の有無に関わらず保存しておくべきといえます。

下記URLも参考になるものと思います。
https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm

回答No.1

mpascal

法人法で、７年の保管期間があるようです。

http://b.pasona.co.jp/keiri/problem/340/