在職証明書を依頼するとき

質問

転職で、在職証明書を求められました。
提出先からは、所定の書式等はとくにありません。

この場合、退職した会社に、どのようにお願いするのが一般的でしょうか。
一度連絡を入れた後、返信用封筒などを送るのだとは思うのですが。

１．在職証明書すでに必要事項や相手先の会社名・住所などをすべて記入して、印鑑を押してもらうだけの状態で送る
２．何も記入していない在職証明書を送る
３．書式等はお任せします、として、返信用封筒だけを送る
４．電話やメールで頼んで、特に何も郵送しない（送料が相手持ちになってしまう）
５．その他

できるだけ相手先に手間をかけないように、１を考えましたが、勝手にすべて記入してしまうのは失礼な気もします。
ご経験者の方、お知恵をお貸しください。

回答No.5

kgrjy

> 在職証明書と指定されている（給与査定などのために在職期間の証明が欲しいらしい）ので…

退職証明、在職証明、なんと呼ぼうと同じことです。ただ「在職」というと、在職中である、退職していないというニュアンスがあります。

> 自分で記載する欄はパソコン打ち、…変でしょうか？

変じゃありませんよ。証明日、証明者欄以外は、完成させたやつ（Ａ）と、証明事項に対して記載する部分をブランクにしてしまうの（Ｂ）とペアでもいいです。Ａで問題なければ、あとは証明日と社判を押してください。記載と相違するならＢを使ってください。とすればよろしいのでは。

お礼

ありがとうございます。なるべく最小限のやりとりで済ませたいと思っていたので、具体的にご提案いただき助かりました。

回答No.4

chonami

前職との関係性にもよると思いますが、もう退職されているなら返信用封筒を入れて書面で依頼されるのが礼儀としてはいいのではないかと思います。
ただ、もちろん会社によっては記載済みの方が手間が省けていいという場合もありますので、一度電話などで確認されてもいいのでは？

お礼

何度もありがとうございます。そうですね、会社によっても対応が違ってくるかもしれないので、先方に確認するのが確実ですよね。そのようにしようと思います。

回答No.3

chonami

No.1です。
自分は総務関係の部署なんですが、すでに書いている書類に社印だけ押すのはちょっと抵抗あります。
自分の認識と会社の認識が違うこともありますし、会社で証明する内容は会社で作るから勝手に書いてこないで欲しいと思うんですよね…
書いて欲しい内容を伝えてきちんと依頼文を書けばいいんじゃないかと。
まぁ、会社によって違うでしょうからあくまでも個人の意見ですが。

お礼

何度も丁寧にお答えいただきありがとうございます。

補足

なるほど。ありがとうございます。
ちなみに、その依頼だと、電話やメールで済んでしまいそうな気がするのですが、それで済ませて送料を会社持ちにしてしまうのは、やっぱり非常識なのでしょうか。
一歳会社で対応してくれる方とも面識があるので、心象がよい依頼方法を考えています。

回答No.2

kgrjy

ここでいう在職証明とは、労基法２２条で言う退職証明のことです。もっとも７０年前の法律、この証明書をもとめる背景も変わってきましたが。

普通は新しい勤務先が、証明事項を退職労働者にいってもってこさせるものです。その指定がなければ、あなたが書いてもらいたい証明事項を前の勤務先に伝えることになります。

要領のいいやり方としては、３．返信封筒は当然として、２．証明事項を記入したフォーム、そして２のコピーにあなたが記憶している範囲で証明内容を見本としてつけます。

一応、２の証明事項は、氏名、生年月日、在職期間（就職日：～退職日：）、退職理由

が最低限の事項でしょう。あなたがさらに付け加えてほしい事項があるなら、求めても構いません。求めすぎてやぶへぶにならないようにしましょう。

（以下見本です）

　　　　　　　退　職　証　明　書

氏名：　　　　　　　（昭和　年　月　日生）
在職期間：　　年　　月　　日入社～　　年　　月　　日退社
退職事由：自己都合退職

証明者：

この程度の内容なら、すべて記入してしまっていいでしょう。証明者欄は相手がゴム印朱印押印しますので、ブランクとします。

以下、根拠法です。

（退職時等の証明）
第２２条 　労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
２（略、解雇時のケース）
３ 　前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
４ 　使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第一項及び第二項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。

補足

在職証明書と指定されている（給与査定などのために在職期間の証明が欲しいらしい）ので退職証明とは違うのですが、内容や要領はとても参考になりました。

もうひとつお伺いできればと思うのですが、自分で記載する欄はパソコン打ち、証明者や証明日の欄は相手次第でゴム印か手書き、だと変でしょうか？枠だけパソコンで作って、自分の名前等も手書きのほうがいいのでしょうか。

請求先は小さい会社で、特に書式のテンプレートはないので、手間をかけないようにそのまま使える用紙を入れたいと思っています。

回答No.1

chonami

普通は会社側でも所定の書式を持っているでしょうから、3でいいのでは？
自分で勝手に埋めてしまうのは、ダメでしょう。

お礼

ありがとうございます。封筒だけ送るのもなんだかなぁと思うのですが。検討します。