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同窓会

簡単な同窓会を開こうと思っています。 人数も20人程度なので ホテルの会場をというよりも どこか飲食店での開催をと思っています。 簡単な同窓会にしようと思うのですが、 同窓会当日幹事は会計などの事務的な事以外に 何をすれば良いのかわかりません。 教えてもらえますか?

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毎年同窓会をして早50年。 毎回80~100人は集まります。 準備は頭の痛いものですが有志8人(輪番制)で行います。 まず開催日時と開催場所を決めます。(出来るだけ参加しやすいような日時を推定して) 開催する会場に連絡して開催日を仮予約。(人数、時間、料理内容、予算を言う) 案内状を作成(往復はがき)内容は・・ ・.季節の挨拶など、短く    例えば**の皆様お元気にお過ごしでしょうか? など。 ・.同窓会に来たくなるような誘いの短文    大抵文を作る才能のある奴がいますから・・ ・.開催場所 ・.開催日と開催時間 ・.会費 ・.参加、不参加に丸をつけるように書いておく。    出来たら変更不可とも書く ・.返事の締め切り日    開催日の最低2週間前。 ・.会場の地図(交通手段) 返事を集め、人数が決定したら仮予約の店に連絡し確定する。 但し、変更不可にしても行くといいながらドタキャンが必ずあるので(殆どが何も手伝わず文句だけ言うやつが多い)そのことを念頭にその場合はどうすればいいかと店にも聞いておく。 当日、受付開始の30分前迄に行って机を借り(前もって受け付け場所を作ってもらって置く)各自の会費を受けて必ず領収書を渡す。(前もって参加者の名前の一覧表と各自の領収書を作っておいてチェックを) 集めたお金は合っているかどうか(参加費×人数)預かる人を決めて保管し、その人が終了後店への会計を済ませる。(領収書を貰ってください) お開きの時は幹事が挨拶。 その後は同窓会の主催に関わった人たちで別のところで「ご苦労さん会」(足洗い)などすれば良い。 ざっとはこんなところですが、長年やっていると毎年足が出ます。 その為5年ごとに名簿を発行し、手分けしてそこに載せる広告を取り(個人が名前を出す名刺と云うものもあります)広告代を運営費として同窓会会計を行います。(大体200万円くらい集まる) 先生は全員招待しています。(こう云うものが持ち出しの部分になります) 一つの例としてご参考までに。 呑める人と飲めない人の間で会費に対する不満が必ずと云っていいほど出ます。 故に、呑み放題を利用するか酒の持ち込みも考える事がしばしばあります。その辺りは良く考えて、幹事の腕の見せ所。

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  • 回答No.2
  • yumi0215
  • ベストアンサー率30% (1318/4345)

ホストに徹するということですね。 進行を滞りなく行う 参加者みんなが楽しめるように気配りをする 料理や飲み物の様子を常に確認する 貸切ではない場合ほかのお客様へ迷惑がかからないように気を付ける 泥酔者を出さないように気にする 会場を後にする時、忘れ物がないか・破損などはないかなど最終確認をする などでしょうか。幹事は当日も忙しいですが皆さんの楽しい思い出になるよう頑張ってくださいませ。

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  • 回答No.1
  • sayapama
  • ベストアンサー率37% (3926/10438)

何度も幹事をやっています。 まずは出欠の確認と店の確保ですね。 可能であれば実際に店まで足を運んで、店内のチェックと店長との挨拶までしておくと完璧です。 実際に足を運んで店長とあいさつすると、色々と無理を聞いてくれますよ。 20人程度であればドタキャンが発生するかもしれませんので、ドタキャンの対策は練っておきましょう。 また、当日の座席ですが、くじ引きしちゃうのも面白いですよ。 来店時にすぐに会費を集めて、その際に座席のくじを引いてもらうと良いでしょう。 そうそう、できれば人数の多い1次会は飲み放題のコース料理にしておくと、あらかじめ会費が設定されているので幹事は楽ですし、コース料理であればいちいちオーダーしなくても料理が運ばれてきますので、昔話に花が咲かせられますよ。 店によっては、15人以上なら幹事1名分無料大の店もあります。 その制度を利用して、ドタキャン対策に利用するか、幹事の参加費分のプレゼントを用意して、じゃんけん大会してもいいですね。 そうそう、当日はもちろん幹事の挨拶がありますので、場が盛り上がるように景気づけしましょうね。

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