事務職の志望動機についてアドバイスお願いします

質問

２６歳女性です。
専門学校事務員の求人に応募しようと思ってるのですが志望動機がなかなかまとまりません。

事務の経験は無いのですが仕事内容（パソコンの入力、広報物作成、学生対応、電話来客対応など）を見て今までの経験をいかせると思いました。

パソコンは職業訓練に通いMOS試験に合格しました。
デザインを大学で学んでいたので広報物の作成にその知識をいかせると思います。
前職でサービス業に従事していたので接客や電話対応も自信があります。

このような事をまとめたいのですがうまくいきません。
以下自分で考えたものです。

私は自分の経験と能力を発揮したいと思い貴社に応募致しました。
パソコンのスキルと、前職のサービス業で身に付けた明るい挨拶と丁寧な電話対応に自信があります。また、大学ではグラフィックデザインを学んでいたので、広報物のデザインにいかせると思います。
オフィスワークの実務経験はありませんが、積極的な姿勢で仕事を早く覚え、社内や学生の方のサポートに尽力する所存です。

「仕事内容を見てできると思ったから」という動機だけではやはり印象はよくないのでしょうか…？
アドバイスよろしくお願いします。

回答No.2

GIANTOFGANYMEDE · ベストアンサー

まず言葉の誤りを一つ。専門学校なのだから、「貴社」ではなく「貴学」です。

さて、内容についてですが、ネガティブなことは書かないほうがいいですね。
あなたを売り込むのです。
車を売ろうとするセールスマンが「この車は実際に走ったことはありませんが……」などとは絶対に言わないでしょ。
あなたも「オフィスワークの実務経験はありませんが」なんて言う必要はありません。

それにしても短くて紋切型の説明ですね。
これではあなたの人となりは全く見えてこない。

さっき車のセールスにたとえましたが、車を買う人は明確に用途があって、それに合う車を探しています。
スポーツカー、ファミリーカー、ワンボックス、軽自動車etc。
同じように事務員には事務員に求められる能力があります。
募集する側はその能力を持っている人を探しているのです。

事務員は単独で仕事をしているわけではありません。
必ず誰かのサポートをすることになる。
またサポートの過程で交渉する。電話応対などもそうです。
そして書類作成をします。

ですから、求められる能力は、

・予測
・思いやり
・気配り
・積極性
・明るい性格
・正しい日本語
・聞き取りやすい発音
・人に不快感を与えない身だしなみ
・臨機応変
・正確かつ速く事務処理ができる
・頭の回転が速い
・ワードやエクセルを扱える

などです。

「大学で学んだグラフィックデザイン」など無用というのがわかりますね？
「広報物作成と書いてあるじゃないか」と言われるでしょうが、学校の広報物は文章がメインで、写真が補足的に張り付けてあるだけです。原稿は先生や先任の事務員が作るでしょうから、校閲が主業務になるでしょう。
文章力のほうがよほど重要ということです。
こういう一文は、他に売りがないから仕方なく書いたか、そもそも事務員がわかっていないから書いたとしか思われません。
書くだけ評価が下がります。

ですから、あなたの文章の中では、

「パソコンのスキルと、前職のサービス業で身に付けた明るい挨拶と丁寧な電話対応に自信があります。」

と言う部分だけが評価対象になります。
ただし、「自信」は主観的な話なので、これに客観的な正当性を持たせることが必要です。
MOS試験の勉強過程で学んだこと、身に着けたこと（もしそこにDTPエキスパートの資格も入っていたら、広報物作成業務に対しアドバンテージになったでしょう）。実績の有無。
挨拶や電話応対は研修か何かを受けたか。誰かに評価されたのか。
そういうことを書いていけば、相手が求めるものに答えていくことになります。

「仕事内容を見てできると思ったから」という動機でいいんですよ。
ただし、「思った」ではいけません。
なぜ出来るのか。こうこうこうだから出来ます。
そうやって具体的に「出来る」理由を答えればいいんです。

お礼

お恥ずかしながら「貴学」や広報物に対するアピール部分はご指摘頂けなければ自分では気づけないところでした。ありがとうございます。

また事務という仕事の認識が甘いということを改めて感じました。
挙げて頂いた「求められる能力」を参考に、具体例を交えてアピールできるところがないかもう一度考え直してみます。
自分らしい文章が書けるように頑張ります。

具体的にアドバイスを頂けて大変助かりました。
貴重なご意見ありがとうございました。

回答No.1

studiotribird

ども。今、某会社の人事やってます。

＞パソコンの入力、広報物作成、学生対応、電話来客対応など

↑これ、もう少し具体的に知ってほしいね。
面接で質問するのもアリだけど、事前に調べることができる情報もあるんじゃないだろうか？ネットとかで似た様な職種の人のブログ読んでみるとか。ま、わからんけど。僕なら目を通せるものは全て読んでおくなぁ。
（構内の掲示物もそうだろうけど、毎月何かしらのイベントでかり出されるだろうしね。営業活動もあるんじゃないかね。見えない仕事とか多そう）

事務職って、求人出すとすごくたくさんの人が来る。その中でもスキルはあるって人、意外と多いんだよね。だから、
「時間通りに終わらせるスピードに自信あります」
とかの方が、個性が活きるかもしれんよ。
面接の段階ではどーせ比べようがないんだから、言えることは言いましょ。

しかも
事務職の求人だと、いかにも「言われたことしかやれない人」がたくさん来ます。これは残念なパターン。
「言われたことは速攻で片付けます！」って言えるくらいのバイタリティがあれば尚良い。
「言われなくてもやります」←これちょっとウザい。
…応募先の方針にもよるかもしれませんが、私はそうです。

あなたの文章を見た感じだと、けっこう良い人材の雰囲気がありますよ。
オフィスワークの経験値なんて、別に無くてもいい。自信をもってお話すれば、受かるんじゃないかな？
見た目の清潔感があればもっと良いでしょうね。

がんばってください。

お礼

確かに職務内容について漠然としたイメージしかありませんでした。出来る限り調べてみようと思います。

＞あなたの文章を見た感じだと
履歴書作成がなかなかうまくいかず落ち込んでいたのですが少し自信が取り戻せました。ありがとうございます。

実際人事をされている方からアドバイスを頂けてとても参考になりました。まずは面接に繋げられるよう頑張ります。
貴重なご意見ありがとうございました。