業者から金をとらない約束した管理会社の議事録

質問

先日の管理組合の理事会で、私が工事の見積もりの中に管理会社の経費が含まれていることを指摘すると、理事長が管理会社に怒って、「なぜ説明しない。」というと管理会社はたじたじでした。私が工事の度に管理会社も見積の立会、工事のお知らせ、住民の苦情対応など経費がかかるのはわかるが、見積のすみに書くのではなく、もっと大きくわかりやすく書くこと。経費以外の金を業者からとらないこと。以上を管理会社に約束できるかと言うと、管理会社はうなずきました。しかし、後日、議事録には工事のたびに経費が発生するという事だけ記述されていて、業者から金を取らないことと書いていません。私が、なぜ記述しないのか詰問すると、「録音で確認できない。」という回答でした。たしかにうなずいていただけなので録音には残っていません。他の理事はしり込みして、このことにかかわって問題を大きくしたくないという雰囲気です。確かに、このマンションは管理会社任せで、あまり管理会社と事を構えたくないという組合員が多いです。私は、どうしたらいいでしょうか。事の顛末を全組合員に知らせた方がいいでしょうか。よけいなことをして、しっぺがえしがくるでしょうか。よろしくお願いします。

回答No.2

ゆのじ（@u-jk49） · ベストアンサー

理事会議事録は、理事会が作成しなくてはならないと、殆どのマンションの「管理規約」には明記されているはずです。

しかし、たいていの管理組合では、総会も含めて、全て、議事録などの文書作成は管理会社に丸投げです。

よって、どうしても、管理会社に不都合なことは言及しないし、遠まわしな物言いになってしまいます。いくら、書き方を注意しても、管理会社は、本来、やるべきでないことを、嫌々やらされているという意識があるので一向に改まりません。

まずは、国交省の「マンション標準監理規約」第49条に「議長(理事長)は、議事録を作成しなければならない」(総会、理事会も準拠)とあることを確認しましょう。で、貴方のマンションの「管理規約」にも目を通しましょう。つまりね、そういうことを知っている理事会では、言い換えれば、管理会社丸無げでない管理組合理事会では、議事録は理事長が指名した役員が作成します。議事録担当役員を置いている管理組合もあります。

議事録作成を管理会社に丸投げしている時点で、既に、管理組合として自立していないことを意味していています。自立していない理事会では、工事の監理はできません。管理会社の大きなフォローが必要になってしまいます。「業者から妙な金品を徴収しない」ということを管理会社に納得させるには、管理組合理事会が、監理費(管理費ではない)を管理会社に支払うことを約束するというのが正解。大京なんかは、はっきりと、こういう場合、「監理費」を管理組合から取っている。管理組合がそういうものを支払えば、工事業者が管理会社から監理費用などの名目での金品要求はされないで済む。

あらゆる工事には、最低限でも、数十万円の「監理費」がかかります。監理者とは、工事実施者とは別機関であり、第三者的に工事の進捗チェックもします。設計事務所に「監理」を委託するという手法もありますが、こういうケースでは、設計事務所の手数料は工事費総額の10%です。これが、第三の方法、設計事務所委託監理方式というものですね。因みに、第一が専門工事会社直接契約方式、第二が管理会社お任せ方式。

一般的に、監理費が発生するのは第一の方式。理事会と専門業者との直接契約は、相見積後のことになるのが一般的。

1、今後、理事会議事禄は、総会をも含めて、理事会が作成する。総会案内、総会上程書も、ルール(正しい規則)どおりに理事会が作成する。

2、管理会社が議事録作成をしないので、今後、管理会社フロントマンに理事会の出席を許さない。「管理規約」での原則に則り、理事役員以外の出席は認めない。各月の理事会事前に、文書による「管理会社提案」のみ、その提出を許し、場合によっては、その説明の為の出席を、適宜認める。強硬に、こういう申し入れをすると、管理会社の姿勢は一変する。しかし、本当に自分たちで出来ないと大変なことになる。勉強して、フロントマンの何倍も賢くなったら、そういうことが出来る。

因みに、私は、理事長任期中、全ての文書を一人で作成することにした。特に、議事録文書が不適格であるのを許せなかったからだが、その結果、総会関係文書も全て私が作成することになってしまった。

理事長に就任して、最初に、既に発送済みだった全理事長了解の総会議事録を、あれは間違いであると言って、私が作成した議事録を管理会社に再発行させた。勿論、理事会全役員の賛成承認を得た後、そういうことを行なった。

しかし、これからは、理事長に文書を作る義務があるということになってしまうと、原則輪番制役員が基本なのに、これでは、次に理事長をやれる人が居なくなってしまうわけで、一旦、任期二年目後半の理事会にて、全役員の前で、今後、理事長(私)による文書作成を止めると宣言し、元の形、管理会社に作成してもらう形を管理会社にお願いし、フロントマンも分かりましたということだったが、どうにも、これが上手くいかず、再び、私が文書作成している。

管理会社としては、本来の仕事ではない、やりたくない余計な仕事と思っているフシがあり、故意に、上手に議事録を作らないのかとも思うが、とにかく、管理会社の文書は、ちょっと異様に変なんですよね。で、私が文書作成している限り、これでは、もう理事長の引き受け手は居なくなるわけで、ちょっと、困って居る。かくなるうえは、役員報酬の高額設定を総会議案にしようかとも考えている。常識外の高額ならば、あるいは、「餌」に食い付く人(理事長職受諾者)が出て来るかも知れぬ。

お礼

ありがとうございました。私のマンションの管理組合は管理会社への依存度が高いです。さらに、それを改善しようとすると「私たちが連れてきた管理会社にけちを付ける人」というレッテルを張られています。

補足

お礼の追加を補足でさせていただきます。常任理事になる前、輪番で理事があたったときに、議事録に大変不満でした。私は管理会社に不信をいだいており、管理会社に不都合な意見を理事会で述べても、まったくそれに関する記述が議事録にされないのです。常任理事1年目、なんとか議事録署名人にはなりましたが、議事録の変更を申し出ると、他の署名人がめんどくさがって、嫌がられるしまつ。ほどんど、議事録の書き換えは無理でした。そして、今年、議事録の管理は私がすることとなりました。管理といっても、管理会社の作った議事録を他の理事に回覧する際の窓口役。しかし、自分が不都合だと思う記述があったら、変更案を他の理事に提出できます。他の、理事全員の承諾があったら、管理会社に変更してもらう事になっています。しかし、管理会社はいまのところ議事録の書き換えを嫌がっています。私のマンションでは「管理会社推戴派」も多いので、うかつなことはできません。急に「これからは議事録は私が書きます。」というと猛反発を食らうでしょう。毎年、少しずつ改革しようと思います。ありがとうございました。

回答No.3

inon

管理組合が修繕工事の主体になって動かなければ、誰かが工事の監理などをする必要があります。
管理会社経由で修繕工事をすれば管理会社の経費が見積に上乗せされるのは当然です。

管理会社に経費を払いたくなければ、管理組合で修繕委員会等を立ち上げて管理組合主導で修繕工事を行って下さい。当然組合員の負担は大変な物になります。又、メンバーに専門家がいなければ外部の設計事務所、コンサルタントなどを雇う必要も出てきます。

「すぐに役立つマンション管理ガイド」私はこの本で勉強しました。勿論いろんな本がありますので
本屋で探して読み、色々勉強して下さい。
共同住宅に住むことはどういうことか、自分が主導で動けば面白いですよ。大変だけどね。

お礼

ご回答ありがとうございました。管理会社に負けぬよう精進します。

補足

「管理会社推戴派」の組合員が多い中で、少しずつ管理会社を通さずに、自分たちで業者を連れてこようと言う動きがあります。しかし、その業者を使って工事をしようにも、みんな仕事をもっているので、工事中の苦情などが出た場合に、組合員では対応できません。そこで、苦情対応は管理会社にやらせようとしたのですが、管理会社に組合から経費を支払ったら、業者から裏金をとらないことを約束させたにもかかわらず、議事録に記載してくれないという状態です。

回答No.1

moonbounds

工事業者と契約するのは「管理組合」ですから、見積に不当な請求があれば、業者に見積もりを修正させれば良いだけなのでは。
「見積の立会、工事のお知らせ、住民の苦情対応など」は管理委託契約に内包された業務になっていませんか？
しかし、管理会社頼り切りでは、見積書に記載しないで高額なバックマージンを取るようになります。
ほっておけば、あなたがたの財産で管理会社がさらにうるおう事になるでしょう。
理事会・組合員の意識を変えるのは大変だと思いますが、是非頑張ってください。
しっぺ返しは来ないと思いますが、反応の鈍さに疲れるとは思います。

お礼

ご回答ありがとうございました。反応の鈍さどころか、反発を食らっている状態です。

補足

管理組合設立時に変な組合員が居て、管理会社が解決してくれた事。2年前にも変な組合員が居て、問題を解決してくれた事。などで、みんな管理会社に感謝しており、「任せておけばいい」という雰囲気です。工事のたびに裏金取っていると私が組合員に伝えても、「商売だから別にいいんじゃないの」程度の方が多いです。