Ｏｕｒ Ｒｅｆ Ｎｏ．：って何ですか？

質問

ファックスでＯｕｒ　Ｒｅｆ　Ｎｏ．：という項目はどう使うのですか？何の略語で何の意味ですか？
よろしくお願いします。

回答No.1

shishishishi · ベストアンサー

参照番号のことです。ファックスに限らず、ビジネス文書でよく使用されます。
ビジネス文書の構成は大きく分けて4つ（1.Heading，2.Opening，3.Message，4.Closing）になっています。
以下解説します。

<１．Heading>

Letter Head（レターヘッド）
企業，団体等のオリジナル便箋の上部。すでに会社名，住所，電話番号，Ｆａｘ番号，URL などが印刷されている。

Date（日付）
文書の発信年月日。レターヘッドの２−６行の空白を設けて入れます。 23 April 2004 （英国流）， April 23, 2004（米国流）

Reference Number（参照番号）
文書の整理，照会，保管のために便宜上用いられる連続（通し）番号。通常，受信したものは（Your Ref.+番号）送信したものは（Our Ref.+番号）とすることが多い。

<２．Opening>

Inside Address（書中宛名）
相手先の宛名。封筒に用いられる宛名（Outside Address）と同一にする。Date から３−８行の空白を入れる。

Attention Line（特定宛名）
企業，団体宛で同時に特定の個人を受信人とするときの宛名

Salution（敬辞）
日本文の「拝啓」に相当する書き出しの挨拶。書中宛名に応じて決まる。通常，Dear Mr.（Ms.／Mrs.／Miss）＋Surname と書くが平素ファーストネームで呼び合っているような間柄では Dear＋Firstname を使用する。

<３．Message>

Subject（主題）
本文の内容の要約。文書の用件。通常，太字にするか下線をつける。敬辞の後，２行の空白をとる。

Body of Letter（本文）
文書本文。Subject の後，２行の空白をとって始める。

<４．Closing>

Complimentary Close（結辞）
日本文の「敬具」に相当する部分
最もフォーマル（外交・政府関係者，聖職者，地位の高い人など）Respectfully yours ／ Respectfully ／ Very Respectfully
適度にフォーマル（一般的なビジネス文書で企業，団体宛に）Very truly yours ／ Yours very truly／ Yours truly
フレンドリーであまりフォーマルでないMost sincerely ／ Very sincerely／ Very sincerely yours ／ Sincerely yours／Yours sincerely ／ Sincerely

以下は特に署名部分（Signature Block）

Company Name（会社名）
発信人の会社名。結辞から２行の空白の後，結辞と揃えて入れる。

Signature（署名）
発信人の自筆による署名。代理署名の場合もある。他人が真似できないようくずして書く。

Dictator’s Name and Official Title（発信人の名前と役職名）
手書きの署名を判読しやすくするためにタイプされる発信人の名前と役職名。２行以内で収める。

Identification Marks（通信責任者のイニシャル）
文書作成者を明確にするためにタイプされる発信人と秘書（もしくは作成者）のイニシャル。上司の指示で代わりにに署名する場合には，上司の署名の右下かした中央に代理署名者のイニシャルを自筆で入れる。

Enclosure Notetion（同封物の表示）
同封物があることを知らせる部分

Carbon Copy Notetion 文書のコピーの配布先。これで関係者がわかる。最近は Courtesy Copy という。

Postscript（追伸）本文に入れ忘れた内容。なるだけなら避ける。

お礼

有難うございます。大変参考になり、勉強にもなりました。

回答No.3

min_will

Our Reference Number
回答１の方も書かれているように「参照番号」です。

使い方
そのファックスに対して何らかのアクションを起こす場合に、その番号を伝えれば間違いが無いです。
例えば
・そのファックスの内容に関する問い合わせの際に
・そのファックスが見積り依頼書ならこちらの見積書に
・そのファックスが見積書ならこちらの注文書に
等です。

お礼

そういう風に使うのですね。便利さが分かりました。積極的に使います。

回答No.2

shishishishi

文字化けしてしまいました。
"&#8722"と見えるのは"－"です。すみません。