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保護者会費監査の会場について教えてください

学校のクラブ活動の保護者会役員をやっております。 会計監査をお願いするのに、学校の教室を借りようとしたところ、 ここの学校では各先生ごとに使える教室が決まっていて、 顧問の先生がいない時は借りられる教室が無いとのことでした。 ところが、顧問の先生と監査委員さんの日程がどうしても合いません。 前例を聞いてみましたが、過去、教室以外でやった事がないので、 それ以外の場所でやっても良いかどうかを知っている方が誰もいませんでした。 そこで教えて頂きたいのですが、 保護者会費の会計監査を、喫茶店やレストラン、又は役員の自宅等で行う事は、 会計のルール上ではどうなのでしょうか。 また、学校施設以外の場所で行っても良い場合ですが、 何か注意点などは有りますでしょうか。 当日は、複数の役員が立ち会う予定でおります。 どうぞ宜しくお願いいたします。

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質問者が選んだベストアンサー

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  • 回答No.2
  • trajaa
  • ベストアンサー率22% (2662/11921)

基本的に実施場所の制限はない。 単に学校であれば、必要書類が不足したり不明な点があった際に即座に確認できるだけの話。 かといって、レストランなんかでさんざん書類広げられてあ~でもないこ~でもないとやられては 確認するほうだって落ち着いて作業できないし、お店や他のお客さんも迷惑ではないでしょうかね? 何人ぐらいで行うのかわかりませんが、役員宅で行うことでよろしいんじゃないですか? でも、『先生ごとに使える教室が決まっていて、顧問の先生がいない時は借りられる教室が無い』 というのは、面倒な学校なんですね。 人数が多くなければ職員室の端のテーブルでも構わないと思いますけど、それも却下されるんでしょうかねぇ

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質問者からのお礼

ありがとうございます。 制約が無いと伺って安心しました。 必要な書類は学校保管ではなく会計さんが全て持っているので、その点は大丈夫だと思います。 お店なら個室か、役員さんのお宅が良さそうですね。 先生ごとに使える教室が決まっているのは、各教室の鍵の管理を担任と副担任がしていて、 普段は施錠してしまうからだそうです。盗難対策だそうですが…。 おっしゃる通り、職員室の隅っこでもどこかの作業室でも良いのですが、それも難しい様で… とにかく細かくて分かりにくいルールの多い学校だなぁ…と、私も感じました(^-^; どうもありがとうございました。

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その他の回答 (2)

  • 回答No.3
  • kyo-mogu
  • ベストアンサー率22% (3398/15359)

 PTAの規約次第だろうから。私の地域なら自治会館の一室を借りることになるかなと思います。  その自治会館を利用できる方から申し込みの時が金銭的に助かる場合もある。外部利用となる高めの設定かな。  ただ、大切な資料ですので喫茶店や役員の自宅は避けた方が良いかな。自宅で子どもが結構邪魔になるから。  問題は今までしていなかった事による経費が増えたことです。その会場費としてどこの項目に入れるかなどがはっきりしていないともめる原因になりそうです。今まで無料で出来たのですから、なぜ出来なかったと言われるのは明白だからね。予定が合わないとか言っても、今まで合わせてきたと言われますからね。 もしするのなら会長とか上の人の指示で判断してください。文句を言う人にはご理解下さいと言うしかないですがね。

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質問者からのお礼

アドバイスありがとうございます。 規約には、場所に関する決めごとはありませんでした。 私も、どこかの会議室の様な所を借りた方が、落ち着いて話せて良いと思うのですが、 「会費は全て生徒達の為に使う」というのが前提になっていて、 役員の使う実費でさえ、請求しづらい空気があるので、 (そういうルールを決める前に組織が動き出してしまい、  そのまま毎年引き継がれて来てしまった様ですね。) 会議室の借り賃は役員で割り勘、長引いて食事などすればそれも自腹なので、 だったらどこかのお店の個室で昼食をとりながらの方が、食事代だけで済むね… という感じです。 役員宅なら、他の家族が留守の平日などの方が良いですね。 毎年少しずつでも、規約を改善していく事も必要かな、と感じています。 どうもありがとうございました。

  • 回答No.1
  • simotani
  • ベストアンサー率36% (1847/4998)

会場費用の負担が誰になるかをきちんとしておく必要があります。 会場費用を会費から支出した場合、異議申し立てがされる危険性があります(学校を借りたら余計な費用が不要とかなんたらかんたら)。 絶対的に「学校側に日程を合わせない方が悪い」みたいな言い方するのです。 で、自腹切ったらまた「自腹だと引き受ける人間が居なくなる」と紛糾するのです。 要は「無償の会場」を探す必要があります。

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質問者からのお礼

アドバイスありがとうございます。 ここの保護者会は、役員会のお茶代も含め、飲食代は全て自腹です。 (交通費も自腹です(泣)) 学校の教室が借りにくいのと、どうせ自腹との思いからか、 役員会=ランチという前提が出来てしまっています。 そういう事が好きな人ばかりではないし、 事情があって共働きをしている人からしたら辛いと思うので、 変えていきたいね、という話は出ているのですが…。

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