会社の営業年度が実態と議事録とで異なる場合

質問

知り合い同士の小さな株式会社についてです。営業年度が、定款には４月１日から３月３１日とあり、実際の経理も創業以来現在までそのようにして処理されています。
しかし、定時株主総会議事録に記載されている営業年度を見ると、７月１日から６月３０日となっていました。それも２０年近く、７月１日からの営業年度が記載され、それをもとに役員等の登記がされていました。

営業年度を変えた議事録などを探したのですが残っておらず、当時を知る人もいません。

定時株主総会議事録は役員改選の登記申請のために作っていたようで、実際役員の登記申請がない年は議事録がない年もありました。

なぜ異なる営業年度になったのか謎なのですが、このようなことはあり得るのでしょうか？

もし実態の方が正しく、間違った営業年度をもとに役員の登記がされている場合、どうしたらよいのでしょうか？過去２０年間の登記が間違っていてそれを直すという事になるのでしょうか…。

また逆に、登記の際の営業年度が正しく、実態の方が間違っていた場合、今後経理の処理はどうしたら良いのでしょうか？

正直見当がつかず、困ってしまいました。
アドバイスの程よろしくお願いします。

回答No.1

ben0514 · ベストアンサー

あくまでも推測での回答です。

税務申告などの書類では、実態とあっているのでしょうか？
税務署も事前の届出の事業年度から変更となる際には、議事録などを要求するはずです。

税務申告の書類が実態の年度の終了の頃に届き、印字されている事業年度が実態とあっているのであれば、ただの議事録紛失と役員変更時の議事録記載誤り（勘違い）では無いですかね。

特に、税務は税理士任せ、登記は司法書士任せなどで、経営者である役員が把握の上での説明や捺印をしないような場合に、矛盾した書類が出てくることもあるでしょう。

そもそも事業年度は登記要件になっていなかったと思います。ですので、事業年度変更は株主総会で定款の変更を議事録として起こせば、税務署などへの手続きが可能ですからね。

私の経験では、親族の経営する法人の各種登記変更を行うため、株主や役員を整理したことがあります。税理士への役員の説明にしたがって、税務申告などでは株主と役員が兼務で一人になっていましたが、株主２名の役員４名で、すでにいない人（名目上の監査役で実業務をしていた人の退職や前妻など）が何人もいましたね。株式の贈与や役員の解任、役員の定数などまで変更することになり、面倒でしたね。

過去の議事録の訂正分を作り捺印などをし、間違った書類と一緒に保管すればよいのではないですかね。

お礼

回答有り難うございます！
税務申告などの書類は、実態と合っています。

「矛盾した書類が出てくることもあるでしょう。」
お陰で少し気持ちが軽くなりました。

とはいえきちんとしたいと思います！
貴重な経験談もお聞かせいただき有り難うございます。

補足

ちなみにですが、営業年度終了の翌日から３ヶ月以内に総会をひらきその中で役員の変更があれば決議し登記するそうなので、登記の日付が営業年度に左右されます。そこで営業年度がずれているとなると？？？です。
ともあれ回答有り難うございました！