グループウェア的なモノを検討する際のオススメと費用について

質問

• 従業員５０名を超える会社がグループウェア的なモノを検討しています。現在の環境は社員に割り当てられたＰＣでＬＡＮに接続し、ＮＡＳに共有データがあり、インタネットにも接続できる状態です。社内掲示板や書類格納場所の整理などが必要です。
• 以前勤めていた会社ではdesknetsやサイボウズを使用していました。これらはグループウェアの機能を持つツールです。また、クラウドサービスも利用できる場合があります。オススメのツールや費用についての意見や、フリーで利用できるツールの情報も教えてほしいとのことです。
• グループウェア的なモノを検討する際、オススメのツールや費用について意見を教えてください。従業員５０名を超える会社では、現在の環境では不便な面もあるため、社内掲示板や書類格納場所の整理などが必要です。以前勤めていた会社ではdesknetsやサイボウズを使用していましたが、その他のオススメのツールやフリーで利用できるツールについても教えてほしいとのことです。

回答No.5

津田 正顕（@nextbaron）

失礼します。
いつでもどこでも使えるGoogle Appがお勧めです。 http://www.google.com/apps/intl/ja/business/index.html
ご自身で会社名のアドレスを自由に設定でき、年間10ドルで取得できます。少し前までは200名分のアカウントを無料版で作れたのですが、現在は10名分のみしか作れないため、50名以上の場合、1アカウント6000円（年間）かかります。会社としての見た目的なことを気にしないということであれば、個人用（無料）のGoogleアカウントを使うのも良いと思います。

少なくともGoogleサービス等の優れたサービスではないものはお勧めできません。

Google DocsかGoogle Sitesを掲示板として使うことがお勧めです。そこで、職員間のオープンなメッセージのやり取りとタスク管理をシンプルな方法でされることがお勧めです。ただGoogle Sitesでも非常にシンプルですが、ITが苦手な人にはつまづきやすく、記入される頻度が低くなりやすいです。そこで各部署内では以下の方法で「やり取り」を行い、会社全体としてはGoogle Sitesで「お知らせ」をするというのが良いでしょう。

使用例：ひとつのDocを数名で共有設定して、各自が以下のようにコメントを書きます。

--
テーマ　◯◯　日時
説明　◯◯

>コメント1◯◯ （記入者名、日）
>コメント2◯◯ （記入者名、日）

タスク
1. ◯◯（期限、担当者）
2. ◯◯（期限、担当者）
--

これ以上シンプルで簡単な情報共有はおそらくないでしょう。ただ、代筆、なりすましが可能です（笑。しかしGoogle Docsはバージョン管理を自動的に行いますので、どなたが何を書き込んだのかを確認できます。また誤って文章を消去した等の場合に前のバージョンに簡単に戻すことができます。

またはfacebookの非公開グループ機能を使うこともお勧めです。無料です。 http://nanapi.jp/22591

スケジュールはGoogle Calendarを使うことで、全員が自分専用のカレンダーを持つことができ、各カレンダーを共有することもできます。各事業のカレンダーを作るのも良いでしょうね。

タスク管理では、Nozbe等の専門ツールがありますが、ある程度詳しい人が数名いないと、頻繁には使われないようになりますね。
http://www.nozbe.com/jp/index
単純に、上記方法か、会社全体や各事業のカレンダーに期限を追加した方がいいでしょう。

もちろん上記内容は、Mac or PCでも、iPhone等のスマートフォンでも閲覧、編集できます。

ご検討下さい。