契約書の保管方法について

前へ 次へ
このQ&Aのポイント
  • 契約書の保管方法について質問です。現在、全く関係ない部署なんですが契約書の作成手順とかを作る羽目になっており、ハンコの意味だとか原本管理手順だとか不慣れな事ばかりでまいっています。
  • 契約書そのものを保管する場所って一般的に何処かと言う事が困っています。おそらく金庫、鍵の付いた書棚、外部の業者への委託、電子化などが考えられます。契約書の部数は年間で600～800部くらいになると思います。
  • 中小企業であっても契約書は会社の信用に関わる重要な文書です。これまでの信頼を守るためにも保管方法をしっかり考えておく必要があります。
回答を見る
  • ベストアンサー

契約書の保管方法について質問です

契約書の保管方法について質問です 　現在、全く関係ない部署なんですが契約書の作成手順とかを作る羽目になっており、ハンコの意味だとか原本管理手順だとか不慣れな事ばかりでまいっています。 そこで今困っているのが、契約書そのものを保管する場所って一般的に何処かと言う事です。 なんとなくイメージでは… (1)金庫 (2)鍵の付いた書棚 (3)外部の業者へ丸々委託 合わせて電子化ってとこでしょうか。 尚、契約書の部数は年間で600～800部くらいになると思います。 恥ずかしい話、これでもそこそこの中小企業なのですが、契約書って会社の信用に関わるものですよね？今までよくやってこれたなと思ってます。

質問者が選んだベストアンサー

  • ベストアンサー
  • gutoku2
  • ベストアンサー率66% (894/1349)
回答No.3

>契約書そのものを保管する場所って一般的に何処かと言う事です。 どこで保管するかは会社の考え方次第です。 リスクが低い順（盗難、火災による紛失の可能性低） 　１．銀行の貸金庫 　２．耐火金庫（一般的には、火災の可能性が高いため） 　３．防盗金庫（場所によっては２と入れ替わります） 　４．耐火キャビネット（金庫ほど防盗能力は高くありません） 　５．鍵付きのキャビネット（社内の人が間違って持ち出すリスクは減ります） 　６．開放書棚 ◯御社の予算（保管にどのくらいの経費をかけるか） ◯契約書の重要性（会社の存続に係わるならば超安全な方法で） 　　　上記を勘案して、保管場所を決定します。 紙の契約書を電子化しても法的な証拠になりません。 http://www.nttdata.co.jp/corporate/profile/proc/d-contract/pdf/digital_contract001.pdf 上記を参考に、電子契約を行って下さい。

その他の回答 (2)

  • ojisan-man
  • ベストアンサー率35% (823/2336)
回答No.2

契約期間がどのくらいの契約書なのか分かりませんが、年間で600部以上も増え続けるとものすごい量になりませんか？ 常時数千部の在庫となると、金庫などでは追いつかないので耐火型の書庫ということになりますね。 現物とは別に、日常契約書の内容を見る必要がある場合は、スキャナで読み込んでイメージで見られるような工夫も必要ですね。

  • tamiemon96
  • ベストアンサー率49% (658/1341)
回答No.1

保管場所なら、「耐火性の金庫」 　やはり、電子データよりも最後は印鑑を押した契約書の原本が強いのが日本のお国柄です。

  1. カテゴリ
  2. ビジネス・キャリア
  3. 職種
  4. 財務・会計・経理

関連するQ&A

  • 麻薬の保管について質問です。

    麻薬金庫について質問です。よろしくお願いします。 麻薬の保管は鍵のついた堅固な保管庫に保管とありますが、たとえば南京錠のついている動かせない保管庫の中にダイヤル式の手提げ金庫を入れて保管するのはだめですか？？ 管理が悪く、麻薬金庫の鍵を失くされてしまいました。ダイヤル式の番号はわかっているのでいまのところダイヤルだけの鍵で保管しています。 新たに金庫を購入すべきでしょうか？？

  • 業務委託契約書について

    業務委託契約書に貼る印紙ですが、期間を１年以上と定める場合は、4000円と認識しております。 この印紙は、甲と乙で、契約書を１部づつ保管するわけですから、当然、4000円の印紙を、それぞれにはる必要がありますが、これを、例えば、契約書を１部のみ作成し、甲が原本（印紙を貼ったもの）を保管し、乙は、原本のコピー保管すると、印紙は１枚ですむような気がするのですが。やはり、コピーではダメなのでしょうか。

  • 契約書の相手の判が薄い

    委託販売をする際に、取引先と委託販売契約書を交わしました。 お互い連名で署名捺印した上、双方が一部ずつ保管です。 遠方なので郵送で契約書を送ることに。 けれども郵送で送られてきた契約書、相手方のハンコが押してはありますが、薄いのが気になりました。 読めないほどではないですが、かなり薄めです。 何かトラブルが発生したときに、ハンコが薄いと言うことで、契約書が無効になったりすることはありますか？ （銀行等ではハンコが薄かったりするとよく「押し直してください」と言われるので気になりました） 特に支障なければ、このままでいいのですが・・・ 気にしすぎのような気もしますが、実際のところ、どうなんでしょうか。 詳しい方、お教えください。 どうぞよろしくお願いいたします。

  • 業務委託契約書について質問させていただきます。

    業務委託契約書について質問させていただきます。 数ヶ月前から在宅でライターの仕事を請け負っています。 最初はメールのやり取りのみで仕事に取り掛かったのですが、 業務委託契約書を交わしていないと指導が入るとのことで、今月になって業務委託契約書が送付されてきました。 社印も押されていない業務契約書が１通のみで、それに記名捺印の上、返信するようにとの指示でした。 契約書内には「業務委託契約書は１通作成し、会社側が保管する」という旨の記述がありました。 このコピーはいただけないのか問い合わせたところ、欲しいのなら自分でコピーをとればよい、との事でした。 業務契約書というものは会社側と労働者側とで１通ずつ互いに保管するものかと思っていたのですが、 上記のような会社の対応は問題ないものなのでしょうか？ また、社印もない契約書のコピーをとっておいて、何かのときに役に立つものなのでしょうか？ 今まで仕事をしていて、お給料もちゃんといただけていますから、その点の心配はしていないのですが、 契約書という大切な書類だと思うので、このような対応に少し不安を感じ質問しました。 ご存知の方がいらっしゃったら教えていただきたいです。

  • 貸金庫の安全性について

    半自動型貸金庫(金庫には鍵穴が二つあります)は安全でしょうか? 自分が正鍵、銀行が副鍵を保管しており、銀行員の立会い無しでカードで入室(暗証番号入力して)、自分の鍵で金庫を開けるタイプです。 もし、私が契約する前にこの貸金庫を契約していた人が、同じ金庫内に別にもうひとつ金庫を借りていて金庫入室が可能な場合、解約したはずの金庫の正鍵を鍵屋さんで合鍵を作って保管していたら、その人に金庫を開けられてしまいそうで心配です。 貸金庫について、詳しい方いらっしゃいましたら、教えてください。

  • 委託販売契約書の署名捺印の判が薄くても大丈夫ですか

    お世話になります。 委託販売をする際に、取引先のネットショップと委託販売契約書を交わしました。 署名捺印した上、双方が一部ずつ保管するのですが、相手方のハンコが微妙に薄いのが気になりました。 読めないほどではないですが、かなり薄めです。特に判の右半分が薄いです。 何かトラブルが発生したときに、ハンコが薄いと言うことで、契約書が有効ではなかったりすることはありますか？ また、判が薄いと言うことで契約上、私のほうが不利になったり、何かまずいことはありますか？ （銀行等ではハンコが薄かったりするとよく「押し直してください」と言われますよね？） 相手のかたに、なんとなく「押し直して」と言いにくかったのと、たいへん遠方にお住まいのかたで、とても気軽にお会いできる距離でもありません。 というわけで、なんとなくすっきりしません・・・ 特に支障なければ、このままでいいのですが、支障があるならなんとかしなければなりません。 気にしすぎのような気もしますが、実際のところ、どうなんでしょうか。 詳しい方、お教えくださいませ。 どうぞよろしくお願いいたします。

  • 契約書

    相手方より一枚ものの契約書が２通送付されてきており、１枚は収入印紙が貼り付けてあり割り印済みです。おそらくお互いが１通ずつ保管する事だと思うのですが、相手方に返す契約書には収入印紙を貼って返すべきなのでしょうか？こちらが収入印紙を貼ってある方を原本としてコピーを取り原本を相手方に返却する方法ではダメ（失礼にあたる）でしょうか？また、収入印紙を貼って返す場合はこちらがわの割り印をしたほうを渡すのでしょうか？

  • 代理店契約書の作成について

    代理店契約書の作成について 当方は個人事業で商品を作り、代理店に対して代理店契約を結ぶために 初めて契約書を書きます。 今回は収入印紙について教えてください。 この契約書は7号というものだそうで、収入印紙が4000円分必要だそうです。 契約書を2通作成する場合は当方と代理店それぞれが4000円を負担するということですが、 （１）2通作成する場合、以下の手順でいいか教えてください。 1通は４０００円の印紙を貼り、当方の消印を押す。これは代理店保管用とする。 もう1通は印紙を貼らず、代理店側で印紙を貼ってもらい、代理店の消印を押してもらう。 さらに乙欄に社名を記入してもらい、会社印を押してもらう。そしてこれを当方に返送 してもらう。 （２）契約書に「原本は当方が保管し、複写を代理店で保管する」という記載をすれば 1通の作成で済むと聞きました。（本当かどうかは不明）この場合4000円の印紙は当方が負担し、 代理店は負担せずに済みますよね？代理店が複写の保管で何か問題があるでしょうか？ また、この場合1通のみを郵送して、代理店で原本のコピーをとってもらい原本を返送 してもらうようにすればいいのでしょうか？また消印は当方側で押してよろしいでしょうか？ 恐れ入りますが、詳しい方がおりましたらご回答お願いいたします。

  • 契約書の訂正について

    当社がお客様にあるサービスを提供するという前提です。 契約書に 「このサービスの利用提供の契約にあたり、甲(お客様です)、乙(当社です)互いに信義誠実に履行するものとし、この契約の証として本書に甲、乙明記押印のうえ１通を作成する。」 と明記してある契約書、すなわち甲、乙双方が１通ずつ保管するのではなくサービス提供側の乙(当社)が原本を保管し、甲は原本の複写物を保管するという契約形態です。 この契約書に明記押印し、印紙を貼り、お客様にお送りしたところ、お客様から 「うちも、正式な契約書を保管しておきたいから、この契約書を持っておいてもいいですか」 と言ってこられました。 こういう場合の対処方法としては １．お客様が持っている契約書を２通作成するというふうに訂正して、訂正した文章と同じ文章でもう１通作成する。 ２．お客様が持っている契約書と同じ内容の契約書をもう１通作成し、双方の契約書を２通作成するというふうに訂正する。 ３．お客様が持っている契約書をボツにして、２通再作成する。 今私が思いつくのはこの３つなのですが、どの方法が一番最善の方法でしょうか? ３の場合、税務署に印紙税の還付請求をしなければならずひと手間かかってしまうのですが・・・ ご教授いただけますよう、よろしくお願いいたします。

  • 業務委託契約書は2通必要ですか？

    業務委託の契約書を取り交わします。 通常は、2通作成し、甲、乙それぞれが、印紙を貼って保管しています。 今回、相手方が印紙税を払いたくないので1通でいいといいます。 1通作成して、一方がコピーを持つと言うことはできるのでしょうか？ 当方が印紙税を払った場合、当方に原本を持つことを主張できますか？ 相手方に、税務署の調査が入ったときに、当方が印紙税を払っていないと解釈されませんか？

注目のQ&A

カテゴリ

専門家に質問してみよう

職業から探して質問する

あなたにピッタリな商品が見つかる！ OKWAVEセレクト

質問する