受発注事務について

質問

転職して、始めて「受発注事務」を担当することになりました。まだ働き始めたばかりで、パソコンの「システム画面」から「仮伝・伝票発行・仕入れ金額・見積り」等を登録しなければいけないのですが、なかなか一連の流れが掴めません。

営業の方に仕事を教わっているのですが、なかなか「なんのために作業をしているのかがピンとこず」戸惑っています。

「商社」で、受注事務をされている方がいらっしゃいましたら、仕事の流れを掴むアドバイスをお願いします。

回答No.1

kuropanda00

簡単な流れです。

売り先から見積り依頼や注文書が来る
↓
仕入先に見積り依頼を行い、売り先に見積りを提出
（仕入額・売上額の登録、確定）
↓
売り先から注文が来る、仕入先に発注
（受注伝票の作成）
↓
納期の確認等
↓
商品が到着し、顧客へ商品を納める
（請求業務）

仕入先から物を購入し、売り先へ物を販売する。
この流れで必要な処理を行ったり営業さんのサポートをするのが、
営業事務でのお仕事です。

仮伝とは、その名の通り「仮」で作成するものなので
どのような時に発生するかは会社によって異なるので私にはわかりません。
伝票は社内でどの会社から仕入どの会社へ売ったのかを確実にする為に作成します。
システムにもよりますが、大体これを登録することで売り先への請求書や仕入先の購入内容を確定させます。
見積り額を登録するのは、どの会社にどのような見積りを出しているか調べる事が可能になるため。
似たような製品を購入したい場合や履歴を追いたい時、営業さんが必要になります。

最初の内は、流れの内の「どこの作業」なのかピンと来ないと思います。
繰り返し作業を行う事でどこの作業かすぐに分かるようになるでしょう。
大体長くても３ヶ月～半年もすれば、おおよその流れは分かるようになると思います。

ちなみに「なんのため」かというと、全ての業務は「営業さんが仕事をしやすい環境をつくるため」だと思います。

お礼

とても分かりやすく、明確な説明をありがとうございました。
早く仕事を覚えられるよう頑張ります。