仕事の覚え方、電話について

質問

昨日から事務バイトを始めました。

仕事で覚えることが多すぎて頭がついていけません。
メモをとっていても、説明しかしてくれないものは実際と違うこともあってうまく動けません。
書類等の作業については慣れるしかないのでしょうか？

また、電話について、支店の店長や主任から電話があったとき、
○○さんからお電話です　と伝えると店長をつけろと注意されます。
しかし、昨日店長、主任一覧のプリントをもらったばかりですし、
人を覚えるのが苦手な私には、あったことのない人の名前を覚えるのはかなり難しいです。
どうすればいいでしょうか。

アドバイスお願いします。

回答No.3

miu_chan · ベストアンサー

事務歴10年以上です。
書類関係の事務作業は、最初は「慣れ」しかないです。
とにかくメモを取ること。メモを取ることで慣れていくのです。
学校のテストじゃないから暗記は不要、メモはいつ見てもＯＫなので、何度でも見て、
追加が有ればどんどん書き足して。それでスピードアップやミス撲滅になります。
他人が見てわからない書き方でも、他人に見せたら恥ずかしいほど書きまくってあっても、
字がどんなに汚くても、全く恥ずかしいことではありません。どんどん書きましょう。
他人に見せるための書類ではなく、自分が解ればいいので。
一度ミスしたことを二度やると注意されてしまうのは、
一度ミスしたらメモに記録することが出来、そのメモは見ても良いので、
見ても良いはずのメモを見てもミスしたとなれば、お前は何やってんだ、
ってことです。

電話の方は、これはもう、ほんとに「慣れ」だけです。
最初は覚えられなくて当然だから、注意されてもやむを得ませんので、あまり気にせずに。
覚え方は、私の場合は神経衰弱方式をとりました。
日頃からその一覧表を、デスクマットに挟むなど、よく目を通すようにする。
××って名前は右上の方にあったぞ、△△は真ん中当たりで見た名前だ、
くらいに覚えておけば、いざ電話を受けて「××です」と言われたら、
その一覧表を見れば、日頃から見てれば「××さんは右上にいた、・・・あ、○○支店長だ！」
と見つけることが出来るわけです。
何回か受けるうちに、声や喋り方の感じも脳内でリンクできるようになってきます。

頭で全部覚える必要はありません。メモをとにかく使うことです。
頭ではなく、目から覚えるほうが早いです。小説よりも、絵で描かれたマンガの方が
ストーリーがラクに入っていくのと同じ要領です。
あとは、そのメモが必要なときに必要な場面で取り出せるように配置されているか、です。

回答No.4

noname#71451

No.2です。たびたび失礼します。
その後どうですか？？

電話を待たされている方は、少しの時間でも長く感じますからね～
プリントから探す時間を５秒以内とか決めるとか。
プリントも色わけとか工夫すれば、早く探せると思いますよ。

回答No.2

noname#71451

昨日から始めたばっかりでは、そりゃ無理ですよ。

作業的なことは、慣れて覚えることと分からないことはとにかく
周りの人に聞くことです。自分の考えでやって後で違うと言われる
よりも、誰かに聞いて確実にしましょう。

電話は、仕事柄私もとることがありますが、声とか話し方の特徴で
覚えると早く覚えられるように思います。
で、休憩の時とかに、
「あのやたら声の高いおじさんは、○○店長でしたっけ？？」
という感じで雑談をしながら覚えていくと、コミュニケーションも
取れて一石二鳥です。

プリントとにらめっこしていても、なかなか覚えられませんよね。
頑張ってください（＾＾）

お礼

回答ありがとうございます！

まだあまりできることがないので電話番をすることが多いのですが、
はじめてかかってくる人はプリントで確認してから繋げて！
と言われましたが、確認している間も相手の方は待っているのでどうなのかな…と思うのですがそのあたりはどうなんでしょうか？

休憩はみんなバラバラに取るので雑談をする時間がないので、
コミュニケーションを取りにくいのも悩みの一つなんです…。

ありがとうございました。

回答No.1

jyappy

お疲れ様です。40代男性です。
仕事をしてお金をもらうのは大変ですよね。
私の経験でお話ししますが、仕事はずばり「慣れ」です。
まだ仕事を始めたばかりで、先輩らをみて「みんな仕事ができる人たちだな」と思っていません？
実は、よくよく観察してみると大したことはないんです。
あなたに注意した人も、新入社員のときは先輩社員に同じような叱責を受けたと思いますよ（だって、そんな話は学生時代とか教わりませんんから…）。
バイトなんだから、気負わないで、間違ったら素直に「すみません」とうわべだけ謝っとけばいいんです。時間とともに仕事も人の名も覚えられますよ。
私なんて、先輩の名前を３カ月くらい間違って覚えていたり、みんなが愛称で呼んでいたのをそのまま使ったら「お前に○○なんて呼ばれる筋合いはない！」って怒られました。
最後にひとつ忠告を。先輩からきついこと言われても、けっしてあなたを嫌っている訳ではないですよ。（何か眼つけられてるかも…なんてことはないですから）

お礼

回答ありがとうございます！

気負いすぎちゃダメだよ！っていうアドバイスは先輩からも言われました。もう少し力を抜いてやってみようと思います。
今月は5日間だけなので、怒られてもそんなに気にせず、
来月まで内容を忘れないようにしておこうと思います。

ありがとうございました。