ビジネス文書でのCCとBCC

質問

上司より、訪問先へのお礼状(封書のレター)を作成するよう指示がありました。

訪問相手は、A常務とBマネージャーで、上司の指示では、A常務を宛先としてレターを作成し、Bマネージャーをメールでいうところの「CC」にするように、とのことでした。

具体的には、お礼文の下(結語の下の左側)に、「CC:マネージャーB様」というように記載すれば、宛先の方(この場合でいうとA常務)がBマネージャーにそのレターを回付してくれるはずとのこと。

さらに、A常務を紹介してくれたC社のDさんにも同レターを別途用意し、そちらにBCC：D様と加えて記載し、別途Dさんにお送りするようにとのことなのです。

上司が言うには、そのような文書作成の仕方があり、上司自身、そのようなレターを受け取ったことがあるとのことなのですが、私は数年秘書を務めてまいりましたが、そのようなレターを拝見したことがありません。(今の上司に仕えてまだ間もないので、上司が受け取ったという同内容のレターは私は見たことがありません。)

CCやBCCは、電子メールの機能と私は認識していますが、レターでCCやBCCと記載する方法が、果たして本当に存在するのでしょうか。私個人の経験と感覚としては、1つの文書で、宛先をA常務とBマネージャーの2名とするか、それぞれを宛先として、文書を2つ作成するのが通常と思うのですが・・・

いずれにしても、宛先の方はこちらの意図は汲んでくださるだろうとは思いつつ、通常あまり見受けられない方法でお礼状を出すことに少々躊躇いを感じています。

ご意見を頂戴したく、何卒お願いいたします。

回答No.1

miwamey · ベストアンサー

メイルだけでなく普通の手紙でもCC,BCCはやります。CC はCarbon copy(昔はカーボン用紙を使ってコピーつくりました）の略、BCCは確かBlind Carbon Copyの略です。

CC、BCCとつける相手それぞれに出し手がコピーを送ります。ですから今回の場合は質問者さんがA常務、Bマネージャー共に送ります。A常務は受け取るだけ、Bマネージャーには回付してはくれません。「回付しなくても伝わっていますよ」ということを示すためにCCをするのです。

BCCの場合は少々気をつけて。これは手紙がこの人に行ったということを手紙を当てたご本人には知らせたくないときに使います。ですからBCCは手紙の終わった次のページにBCC何とかさんとそれだけかき、宛名の方（ここではA常務、及びBマネージャー）にはBCC何とかさんと書かれたページは同封せず、BCCの方のみに同封します。そうすると何とさんは他人宛の手紙が自分の下に届いた理由を理解するのです。

お礼

miwamey様

ご回答ありがとうございます。

具体的に作成方法をご教示いただき、大変助かりました。今回は、miwamey様に教えていただいた通りにレターを作成し、無事投函を済ませました。

CCが「回付しなくても伝わっていますよ」ということを示すものということも分かり勉強になりました。上司にもその旨伝え、認識を統一させました。今後はこのようなレター作成の依頼があった際にもスムーズに対応できるかと思います。

あらためまして、ありがとうございました。お礼申し上げます。

回答No.3

korokoro17

英文では昔から存在していました。
CC,BCCはもともと英文レターをタイプライターで打っていた時代の慣習です。
実際にカーボン紙を使ってコピーを作成し、文末にCC,BCCを加えていたようです。
使い方はNo.1さんの回答のとおりです。
これが後にE-mailにも同報システムとして導入されたのです。

ただ、これは英文の話であり、日本語のビジネス文書でも同じように使われていたかどうかは分かりません。
私は見たことがありませんし、あまり一般的ではないような気がします。
ただ、E-mailがよく使われるようになってから、日本でもCC,BCCが認知されはじめたので、
日本語の手紙でも使われる様になったのかもしれません。

お礼

korokoro17様

なるほど、タイプライター時代の英文レターの慣習なのですね！

上司はPCが普及する以前、海外に赴任していましたので、そのような用法のレターを受け取っていて当然と分かりました。同じような手法のレターを日本で受け取っていたとしたら、その用法をご存知の、同じく海外赴任された経験をお持ちの方からいただいたものだったのかもしれません。

それにしても、タイプライター時代の用法が現在の電子メールでの機能になって広く使われているということを大変興味深く感じます。

ご回答ありがとうございました。大変勉強になりました。感謝いたします。

回答No.2

keirimas

sandalwood14さんのお考えは正統だと思います。
　CC（カーボンコピー）などはおっしゃるとおり、電子メールで用いられる記号です。多分上司は以前、そのような紙の手紙を受けとった経験から、それが「カッコイイ」と思われているのでしょう。とる人によっては実に野暮ったく感じるものです。

　たとえば、相手の文言をそのまま引用して
　＞いずれにしても、宛先の方はこちらの意図は汲んでくださるだろうとは思いつつ・・・・

　という＞などもよく見受けられますが、これを紙の一般文書にそのまま適用したらとても変なものになってしまいます。（私は電子メールでもそういう引用の仕方は好みませんが）

　とはいっても秘書というお立場から、上司にそう書くようにという指示なら仕方ないかもしれませんね。進言はしてみるべきかもしれません。
　将来的には紙の文書にも電子メール書式が浸透してくるかもしれませんが。

お礼

keirimas様

私の考えが正統とおっしゃっていただき、少し安心いたしました。ネット等で検索しても、CCとBCCは電子メールの用法としか出てまいりませんし、ほとほと困り果てておりました・・・

他の回答者様からのお知恵の通り、英文レターでの用法とのことですが、一応、私も外資系に勤めた経験をそれなりにもってはいるのですが、それでも存じ上げませんでした。やはり日本ではあまり流用していない様式なのかもしれませんね。

ご回答ありがとうございました。お礼申し上げます。